Проверено на релизе 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0).
Поставщик прислал акт на транспортировку и упаковку партии товара. Сумму вы разнесли документом «Поступление доп. расходов», а бумажный акт со штампом лежит у вас отсканированным в PDF. Через полгода на сверке контрагент говорит, что суммы не бьются — и вам нужно за 10 секунд поднять именно тот скан, который относится к этой строке доп. расходов. Чтобы файл не жил в общей папке «Сканы_2026», а был намертво прицеплен к конкретному документу, 1С хранит его в справочнике «ПоступлениеДопРасходовПрисоединённыеФайлы». Вы почти никогда не открываете этот справочник напрямую — вы работаете с ним через кнопку-скрепку в самом документе. Но понимать, что это и как устроено, полезно: от этого зависит, найдёте ли вы файл, кто его сможет открыть и не потеряется ли он при переносе базы.
1. Назначение
Это служебный справочник, подчинённый документу «Поступление доп. расходов». Каждый его элемент — один присоединённый файл (скан акта, PDF счёта, фото накладной, договор в Word, подписанный ЭЦП документ). Файл всегда привязан к конкретному документу-владельцу и открывается прямо из него. Бухгалтерских проводок и электронных документов (ЭСФ/СНТ) этот справочник не формирует — он про хранение и быстрый доступ к первичке.
2. Где найти
Напрямую в интерфейсе отдельного пункта меню нет — и это нормально. Рабочий путь:
- Покупки → Поступление доп. расходов → откройте нужный документ.
- В верхней командной панели документа нажмите значок «Присоединённые файлы» (скрепка) или Ещё → Присоединённые файлы.
- Откроется список файлов именно этого документа — это и есть данный справочник в «человеческом» виде.
Открыть весь справочник целиком (например, для администрирования) можно через навигационную ссылку. Сервис → Функции для технического специалиста → Открыть навигационную ссылку, либо в поле адреса, и вставьте:
e1cib/list/Справочник.ПоступлениеДопРасходовПрисоединенныеФайлы
2а. Как узнать свой релиз
Справка → О программе (или значок «i» в правом верхнем углу). В открывшемся окне вы увидите версию платформы (например, 8.3.24) и релиз конфигурации «Бухгалтерия для Казахстана» — та самая цифра вида 3.0.74.2. Инструкции по расположению кнопок и полям привязаны именно к релизу: на другой версии подписи могут отличаться.
3. Как заполнить
Отдельную «карточку файла» вы вручную почти никогда не создаёте с нуля — она заводится автоматически при добавлении файла. Но каждое поле имеет смысл.
| Поле | Зачем нужно и что будет при ошибке |
|---|---|
| Наименование (обязательно) | Понятное имя файла в списке: «Акт на транспортировку №14 от 05.09.2026». По умолчанию подставляется имя исходного файла. Если оставить «scan0001» — через полгода не найдёте нужный документ среди десятка сканов. |
| Владелец (обязательно, заполняется автоматически) | Ссылка на документ «Поступление доп. расходов», к которому прицеплен файл. Вручную не меняйте: если разорвать связь, файл «повиснет» и перестанет открываться из документа. |
| Файл (данные) (обязательно) | Само содержимое: PDF, JPG, XLSX, DOCX и т. д. Пустая карточка без данных бессмысленна. |
| Расширение | Тип файла (pdf, jpg, docx). Определяет, какой программой откроется. Заполняется автоматически из исходного файла. |
| Хранение | Где физически лежит файл: в информационной базе (по умолчанию) или в томе на диске (если администратор настроил тома). От этого зависит размер базы и скорость. |
| Автор | Кто добавил файл. Заполняется автоматически текущим пользователем — по нему видно, кто принёс первичку. |
| Дата создания / Дата изменения | Служебные отметки. По дате изменения видно, что файл переоткрывали и правили. |
| Подписан ЭЦП | Флажок и данные электронной подписи, если файл подписан. После подписания файл нельзя редактировать, не сняв подпись. |
| Зашифрован | Признак шифрования. Зашифрованный файл откроет только владелец сертификата. Потеряете сертификат — потеряете доступ к содержимому. |
| Редактирует | Кто сейчас «взял файл на редактирование» (заблокировал). Пока стоит замок, другие открывают файл только для просмотра. |
| Пометка удаления | Мягкое удаление. Помеченный файл не открывается, но физически исчезает только после «Удаления помеченных объектов». |
Как добавить файл на практике (в окне присоединённых файлов документа):
- Добавить → Из файла на диске — выбрать готовый скан/PDF.
- Добавить → Со сканера — если подключён сканер (TWAIN), сразу отсканировать акт в документ.
- Добавить → По шаблону — создать новый файл (например, Word) из преднастроенного шаблона.
- Поправьте Наименование на осмысленное.
- При необходимости — Подписать ЭЦП и/или Зашифровать.
4. Разобранный пример
Вы оформили «Поступление доп. расходов» №14 от 05.09.2026 на услуги транспортной компании ТОО «Логистик Транс»:
- Сумма услуги без НДС — 300 000 ₸;
- НДС 16% — 48 000 ₸;
- Итого с НДС — 348 000 ₸;
- Распределение по товарам на счёте 1330 пропорционально стоимости.
Проведён сам документ — и он даёт проводки (это движения документа-владельца, а не справочника файлов):
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Содержание |
|---|---|---|---|
| 1330 | 3310 | 300 000 | Доп. расходы включены в стоимость товара |
| 1420 | 3310 | 48 000 | НДС к зачёту по услуге (ставка 16%) |
Теперь вы прикладываете первичку. Открываете документ → скрепка «Присоединённые файлы» → Добавить → Из файла на диске → выбираете Акт_ЛогистикТранс_14.pdf. В справочнике «ПоступлениеДопРасходовПрисоединённыеФайлы» появляется элемент:
- Наименование: «Акт на транспортировку №14 от 05.09.2026»;
- Владелец: Поступление доп. расходов 000000014 от 05.09.2026;
- Расширение: pdf; Автор: ваш пользователь; Хранение: в информационной базе.
Затем нажимаете Подписать ЭЦП своим сертификатом — ставится флаг «Подписан ЭЦП». Всё: скан акта на 348 000 ₸ теперь неотделим от документа. На сверке через полгода вы открываете документ, жмёте скрепку и за секунду видите подписанный оригинал.
Важно: сам справочник файлов проводок не делает и в НДС/ЭСФ не участвует. Все суммы, ставка 16% и зачёт НДС — это работа документа «Поступление доп. расходов». Файл лишь подтверждает эти суммы бумагой.
5. Виды операции (способы добавления)
У справочника присоединённых файлов нет «видов операции» в бухгалтерском смысле. Практически значимы способы наполнения:
- Из файла на диске — самый частый: приложить готовый скан/PDF/фото.
- Со сканера — отсканировать бумажный акт прямо в документ.
- По шаблону — создать новый файл из заготовки (акт, письмо в Word/Excel).
- Из буфера обмена / перетаскиванием (drag-and-drop) — бросить файл мышью в окно списка.
- Создать на основе другого файла — копия существующего вложения.
6. Что формируется
Ещё раз прямо: бухгалтерских проводок, ЭСФ, СНТ и движений по налоговым регистрам этот справочник не создаёт. При добавлении и записи файла происходит:
- запись элемента справочника со ссылкой на владельца (документ);
- сохранение содержимого — в информационной базе (хранилище данных) либо в томе на диске, если настроено;
- индексация текста файла для полнотекстового поиска (по содержимому PDF/Word можно искать через поиск данных);
- при подписании — сохранение данных ЭЦП (сертификат, штамп времени), при шифровании — замена содержимого зашифрованным.
Если вам нужны проводки, ЭСФ по услуге или движения по НДС — смотрите сам документ «Поступление доп. расходов», раздел его отчёта о движениях.
7. Печатные формы
Отдельной «печатной формы» у карточки файла нет — печатается само содержимое файла. Из окна присоединённых файлов доступно:
- Открыть — просмотр файла в ассоциированной программе (Acrobat, Word и т. д.), откуда и печать.
- Сохранить как — выгрузить файл обратно на диск.
- Печать (для форматов, поддерживающих прямой вывод).
- Просмотр подписей — карточка ЭЦП: кто и когда подписал.
8. Частые ошибки
«Файл не найден в томе хранения» — файл хранился в томе на диске, а том стал недоступен (перенесли базу, сменили путь, нет прав к сетевой папке). Исправление: администратору проверить настройки томов (Администрирование → Настройки работы с файлами → Тома хранения файлов) и доступность каталога.
«Файл занят другим пользователем» / замок в колонке «Редактирует» — кто-то взял файл на редактирование и не освободил. Исправление: попросить пользователя закрыть файл, либо администратору снять блокировку через Закончить редактирование от имени этого пользователя.
«Размер файла превышает допустимый» — сработало ограничение на максимальный размер вложения. Исправление: увеличить лимит в настройках работы с файлами или сжать скан (уменьшить разрешение сканера до 200–300 dpi).
«Не удалось расшифровать файл» — файл зашифрован, а нужного сертификата в хранилище нет. Исправление: открыть на том рабочем месте, где установлен закрытый ключ владельца; без сертификата содержимое восстановить нельзя.
Файл не открывается из документа — как правило, разорвана связь с владельцем или объект помечен на удаление. Проверьте пометку удаления и поле «Владелец».
9. FAQ
Где физически хранятся присоединённые файлы? По умолчанию — внутри информационной базы. Если администратор настроил тома, файлы лежат отдельными файлами в каталоге на диске/сервере, а в базе остаётся только ссылка. Тома экономят размер базы.
Раздувают ли сканы размер базы? Да, если хранить «в информационной базе». Много тяжёлых PDF заметно увеличивают базу и замедляют её обслуживание. Для большого объёма используйте тома хранения на диске.
Можно ли подписать акт ЭЦП прямо в 1С? Да. Кнопка Подписать ЭЦП в окне присоединённых файлов. После подписания файл защищён от изменений — чтобы отредактировать, сначала снимите подпись.
Файл участвует в НДС или формирует ЭСФ? Нет. Ставка НДС 16%, зачёт и ЭСФ — это документ «Поступление доп. расходов». Присоединённый файл только хранит скан первички.
Как найти документ по содержимому скана? Через полнотекстовый поиск данных (значок поиска): 1С индексирует текст файлов, поэтому по фразе из PDF/Word можно найти нужное вложение и его документ.
Что будет, если пометить файл на удаление? Он перестанет открываться, но физически останется до запуска Администрирование → Удаление помеченных объектов. До этого удаление обратимо — снимите пометку.
Можно ли приложить несколько файлов к одному документу? Да, сколько угодно: скан акта, счёт, договор, фото — все они будут элементами этого справочника с общим владельцем.
Переносятся ли файлы при выгрузке базы в .dt? Файлы, хранящиеся в информационной базе, — да, они внутри выгрузки. Файлы в томах на диске в .dt не попадают — тома нужно копировать/переносить отдельно.
Кто может открыть чужой присоединённый файл? Любой пользователь с правами на документ-владелец, если файл не зашифрован. Зашифрованный откроет только держатель сертификата.
Можно ли открыть весь справочник файлов списком?
Да, по навигационной ссылке e1cib/list/Справочник.ПоступлениеДопРасходовПрисоединенныеФайлы, но на практике удобнее работать через скрепку в самом документе.
10. Смежные документы
- Владелец (на основании чего существует): документ «Поступление доп. расходов» — без него элемент справочника не создаётся.
- Рядом в цепочке закупки: «Поступление товаров и услуг», «Счёт на оплату поставщика», «Списание с расчётного счёта» (оплата поставщику по счёту 3310).
- Аналогичные справочники присоединённых файлов есть почти у каждого документа (у «Поступления товаров и услуг», «Счёта-фактуры полученного» и т. д.) — механизм одинаковый, различается только владелец.
Как узнать свой релиз
Справка → О программе — там указаны версия платформы (например, 8.3.24) и релиз конфигурации «Бухгалтерия для Казахстана». Сверяйте его с релизом этой методички.
Методичка подготовлена для релиза 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0). На других релизах расположение кнопок и подписи полей могут отличаться.