В 2026 году подотчетные суммы учитывают отдельно по каждому работнику или работнику направляющей стороны, а срок представления авансового отчета и возврата неизрасходованных наличных денег закрепляют в учетной политике организации. Если подтвержденный перерасход образовал обязательство организации перед работником, при его последующем списании учитывают правила о доходе от списания обязательств (ст. 242 НК РК).
Что относится к подотчетным суммам
Подотчетная сумма — это не расход организации в момент выдачи денег. До утверждения авансового отчета за работником учитывается задолженность: он должен либо подтвердить использование средств документами, либо вернуть остаток.
Деньги могут быть предназначены для хозяйственных, командировочных и иных расходов, совершаемых в интересах организации. Конкретные цели выдачи, допустимые способы расчетов и перечень подтверждающих документов целесообразно закрепить во внутренних правилах.
Пункт 59 Порядка ведения бухгалтерского учета предусматривает выдачу подотчетных сумм работникам субъекта, а также работникам направляющей стороны. Аналитический учет ведут по каждому такому лицу отдельно. Поэтому задолженность нескольких работников нельзя объединять в одну общую сумму без персональной расшифровки: бухгалтеру необходимо видеть, кому, когда и для какой цели выданы деньги, какая часть подтверждена и какой остаток подлежит возврату.
Подотчетные суммы: документы и сроки
Для наличных денег сроки определяет учетная политика организации. В зависимости от назначения средств в ней устанавливают:
- срок представления авансового отчета;
- срок возврата оставшихся наличных денег;
- порядок проверки и утверждения расходов;
- перечень документов, которыми работник подтверждает затраты;
- действия бухгалтера при перерасходе или непогашенной задолженности.
Авансовый отчет оформляется по форме, утвержденной приказом № 562. Согласно пункту 59 Порядка ведения бухгалтерского учета, его подписывает руководство субъекта, после чего документ передается в бухгалтерскую службу. Руководство и бухгалтерская служба обеспечивают своевременную сдачу отчета и возврат денег, оставшихся у подотчетного лица.
Бухгалтеру важно проверять не только общую сумму. Нужно сопоставить цель выдачи, фактические расходы, приложенные документы, возвращенный остаток и сведения аналитического учета. Расход отражают после проверки его связи с деятельностью организации и документального подтверждения. Если документов недостаточно, относить всю выданную сумму на расходы оснований нет.
Подотчетные суммы: проводки и проверка в 1С
Логика учета состоит из нескольких последовательных операций. При выдаче денег отражается задолженность подотчетного лица перед организацией. После утверждения авансового отчета подтвержденные суммы относят на соответствующие активы, запасы, работы, услуги или расходы — в зависимости от назначения покупки. Возвращенный остаток уменьшает задолженность работника, а подтвержденный перерасход образует задолженность организации перед ним.
Конкретные счета и корреспонденции зависят от рабочего плана счетов, содержания операции и учетной политики. Поэтому выбирать проводку только по названию документа нельзя: сначала следует определить экономический смысл расхода и проверить первичные документы.
Если при оформлении расходного кассового ордера 1С выводит сообщение «Не совпадает сумма документа и суммы по видам задолженности подотчетного лица», нужно сопоставить сумму самого документа с итогом в табличной части выдачи под отчет. Такое сообщение указывает на расхождение между общей суммой документа и суммами, указанными по видам задолженности подотчетного лица. Следует проверить заполнение строк, вид задолженности и сумму платежа.
Отдельного внимания требуют удержания из заработной платы. Ошибочная настройка способа отражения разового удержания может привести к неверному отражению операции и расхождению в ведомости. Перед исправлением необходимо проверить настройки документа удержания и движения по регистрам, а затем убедиться, что корректировка соответствует основанию операции и внутренним документам организации.
Как списать подотчетные суммы
Списать задолженность подотчетного лица только потому, что она долго числится за работником, нельзя. Сначала бухгалтер определяет основание прекращения задолженности: утвержденный авансовый отчет, возврат денег либо другое надлежаще оформленное основание.
Практический порядок проверки может быть таким:
- Провести сверку расчетов отдельно по каждому подотчетному лицу.
- Найти документ выдачи и установить назначение средств.
- Проверить авансовый отчет и все приложенные подтверждения.
- Сопоставить утвержденные расходы с фактически выданной и возвращенной суммой.
- Определить остаток задолженности и оформить дальнейшие действия в соответствии с учетной политикой и применимыми нормами.
Если работник не представил документы или не вернул остаток, у бухгалтера нет основания просто перенести сумму в расходы. Возможность удержания из заработной платы оценивают отдельно с учетом основания, оформления и требований трудового законодательства. Удержание без надлежащего оформления создает риск неправильного учета расчетов с работником.
Подтвержденный перерасход, который организация должна возместить работнику, является обязательством организации. Если кредитор прекратил требование к организации, истек установленный законодательством срок исковой давности либо кредитор не вправе требовать исполнения на основании вступившего в законную силу судебного акта, сумма обязательства без НДС относится к доходу от списания обязательств. Доход признается соответственно на день прекращения требования, истечения срока исковой давности или вступления судебного акта в законную силу (ст. 242 НК РК).
Чтобы снизить число непогашенных сумм, полезно регулярно формировать расшифровку по сотрудникам, контролировать установленные организацией сроки и перед новой выдачей проверять прежнюю задолженность, если такое ограничение закреплено внутренними правилами.
Частые вопросы
Кто может получить подотчетные суммы в РК? — Пункт 59 Порядка ведения бухгалтерского учета предусматривает выдачу работникам субъекта, а также работникам направляющей стороны. Учет ведется отдельно по каждому получателю.
В какой срок нужно сдать авансовый отчет? — Для выданных наличных денег конкретный срок устанавливает организация в учетной политике в зависимости от назначения суммы.
Можно ли сразу списать выданные деньги на расходы? — Нет. Сначала необходимо получить и проверить авансовый отчет, подтверждающие документы и связь затрат с деятельностью организации.
Что делать с неизрасходованным остатком? — Работник возвращает его в срок, установленный учетной политикой. Возврат отражается как погашение задолженности подотчетного лица.
Когда списанное обязательство перед работником признается доходом? — В частности, когда работник как кредитор прекратил требование, истек установленный законодательством срок исковой давности либо вступивший в законную силу судебный акт лишает кредитора права требовать исполнения. Размер дохода определяют без НДС по первичным документам (ст. 242 НК РК).
Почему 1С не проводит расходный кассовый ордер на выдачу под отчет? — Если программа сообщает о несовпадении сумм, проверьте, равен ли итог по видам задолженности и суммам платежа общей сумме документа, а также заполнены ли необходимые реквизиты.