2026年，备用金应按每名员工或派遣方员工分别核算，预支款报告的提交期限和未使用现金的退还期限应在组织的会计政策中予以规定。如果经确认的超支形成组织对员工的负债，则在随后核销该负债时，应遵循关于负债核销收入的规定（《哈萨克斯坦共和国税法典》第242条）。
哪些款项属于备用金
备用金在款项发放时并非组织的费用。在预支款报告获批之前，应将其作为员工的欠款核算：员工必须以文件证明资金的使用情况，或者退还余额。
款项可用于为组织利益发生的经营、差旅及其他支出。建议在内部规定中明确款项发放的具体用途、允许的结算方式以及证明文件清单。
《会计核算程序》第59款规定，可向主体的员工以及派遣方的员工发放备用金。明细核算应按每名此类人员分别进行。因此，不得在没有按个人明细列示的情况下，将多名员工的欠款合并为一个总额：会计人员必须掌握款项发放给谁、何时发放、用于何种目的、已确认的部分以及应退还的余额。
备用金：文件和期限
现金相关期限由组织的会计政策确定。会计政策根据资金用途规定：
- 预支款报告的提交期限；
- 剩余现金的退还期限；
- 费用的审核和批准程序；
- 员工用于证明支出的文件清单；
- 发生超支或未清偿欠款时会计人员应采取的措施。
预支款报告应采用第562号命令批准的表格编制。根据《会计核算程序》第59款，该报告由主体管理层签署，随后移交会计部门。管理层和会计部门应确保及时提交报告，并退还备用金领用人持有的剩余款项。
会计人员不仅要核对总额，还应比对款项发放目的、实际支出、随附文件、已退还余额以及明细核算信息。支出与组织经营活动的关联性经审核并取得文件证明后，方可确认。如果文件不足，则没有依据将全部已发放款项计入费用。
备用金：会计分录及在1C中的核查
会计核算逻辑由若干连续操作组成。发放款项时，确认备用金领用人对组织的欠款。预支款报告获批后，根据采购用途，将已确认金额计入相应的资产、存货、工作、服务或费用。退还的余额减少员工的欠款，而经确认的超支则形成组织对员工的欠款。
具体科目及其对应关系取决于工作科目表、交易内容和会计政策。因此，不能仅根据文件名称选择会计分录：首先应确定支出的经济实质并核查原始凭证。
如果在编制现金付款凭单时，1C显示消息“文件金额与备用金领用人各类欠款金额不一致”，则需要将文件本身的金额与备用金发放表格部分的合计金额进行比对。该消息表明文件总额与按备用金领用人欠款类型列示的金额之间存在差异。应检查各行的填写情况、欠款类型和付款金额。
从工资中扣款的情形需要特别注意。一次性扣款反映方式的设置错误，可能导致交易记录不正确以及工资表出现差异。在更正前，必须检查扣款文件的设置和各登记簿中的变动记录，然后确认调整符合交易依据及组织内部文件。
如何核销备用金
不能仅仅因为备用金领用人的欠款长期记在员工名下就将其核销。会计人员首先应确定终止欠款的依据：已批准的预支款报告、款项退还或其他妥善办理的依据。
实际核查程序可以如下：
- 分别对每名备用金领用人的往来款项进行核对。
- 找到款项发放文件并确定资金用途。
- 核查预支款报告及所有随附的证明文件。
- 将已批准支出与实际发放及退还的金额进行比对。
- 确定欠款余额，并根据会计政策和适用规范办理后续事项。
如果员工未提交文件或未退还余额，会计人员无权直接将该金额转入费用。能否从工资中扣除，应结合扣款依据、办理手续和劳动法律要求另行评估。在未妥善办理手续的情况下扣款，会产生与员工往来款项核算错误的风险。
组织应向员工补偿的经确认超支属于组织的负债。如果债权人终止对组织的请求权、法律规定的诉讼时效届满，或者根据已发生法律效力的司法文书，债权人无权要求履行，则不含增值税的负债金额应计入负债核销收入。收入应分别于请求权终止之日、诉讼时效届满之日或司法文书发生法律效力之日确认（《哈萨克斯坦共和国税法典》第242条）。
为减少未清偿款项的数量，建议定期按员工编制明细表，监控组织规定的期限，并在再次发放款项前核查以往欠款，前提是内部规定中已作出此类限制。
常见问题
在哈萨克斯坦，谁可以领取备用金？ — 《会计核算程序》第59款规定，可向主体的员工以及派遣方的员工发放备用金。应按每名领款人分别核算。
应在多长时间内提交预支款报告？ — 对于已发放的现金，具体期限由组织根据款项用途在会计政策中规定。
可以将已发放款项立即核销为费用吗？ — 不可以。必须先取得并核查预支款报告、证明文件以及支出与组织经营活动的关联性。
未使用的余额应如何处理？ — 员工应在会计政策规定的期限内退还。退还款项作为备用金领用人欠款的清偿进行核算。
对员工的负债被核销后，何时确认为收入？ — 特别是在员工作为债权人终止请求权、法律规定的诉讼时效届满，或者已发生法律效力的司法文书使债权人丧失要求履行的权利时。收入金额依据原始凭证按不含增值税的金额确定（《哈萨克斯坦共和国税法典》第242条）。
为什么1C无法过账用于发放备用金的现金付款凭单？ — 如果程序提示金额不一致，请检查按欠款类型和付款金额计算的合计是否等于文件总额，以及必填信息是否均已填写。