Проверено на релизе 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0).
Вы закрываете месяц. Запускаете «Закрытие месяца» — и оно ругается: по товарам отрицательные остатки, себестоимость не рассчитать. Или проще: кладовщик клянётся, что кофе стоит на полке, а в оборотке по счёту 1330 по нему минус 10 кг. Или прибыль по номенклатуре получилась космической, потому что товар списался «в ноль» — по нулевой себестоимости, ведь на момент продажи его на складе ещё не было. Всё это — один и тот же симптом: где-то остаток ушёл в минус. Отчёт «Контроль отрицательных остатков» показывает, где именно, на какую дату и в каком документе это случилось, чтобы вы не искали иголку в тысяче проводок вручную.
1. Назначение
Отчёт находит номенклатуру и счета, по которым остаток стал отрицательным. Он не меняет данные и не делает проводок — он ставит диагноз: показывает товар, склад, счёт учёта, дату и документ, из-за которого «ушли в минус». Дальше вы правите последовательность документов и минус исчезает.
2. Где найти
Путь в интерфейсе:
- Раздел «Склад» (в некоторых интерфейсах — «Запасы» / «Учёт запасов») → блок «Отчёты» → «Контроль отрицательных остатков».
Быстрый способ — открыть напрямую через навигационную ссылку. Меню «Сервис» (или значок ☰) → «Перейти по навигационной ссылке» → вставьте:
e1cib/list/Отчет.КонтрольОтрицательныхОстатков
Эта ссылка открывает отчёт мгновенно, минуя поиск по разделам. Её удобно сохранить в избранное (звёздочка), если проверяете остатки регулярно.
2а. Как узнать свой релиз
Меню «Справка» → «О программе». В открывшемся окне вы увидите две важные строки: версию платформы (например, 8.3.24.xxxx) и релиз конфигурации — «Бухгалтерия для Казахстана, редакция 3.0 (3.0.74.2)». Инструкция написана под релиз 3.0.74.2. Если у вас другой релиз, расположение кнопки отчёта может чуть отличаться, но логика и поля те же.
3. Как заполнить (настроить отчёт)
Отчёт не проводится и не сохраняется как документ. Вы задаёте параметры отбора и нажимаете «Сформировать». Разберём каждое поле.
| Поле | Зачем | Что будет, если задать неверно |
|---|---|---|
| Период / На дату (обязательно) | Задаёт, на какой момент проверяем остатки. Обычно ставят конец месяца или текущую дату. | Слишком ранняя дата — не увидите минусы, возникшие позже. Слишком поздняя — увидите минусы, которые уже «закрылись» поздним поступлением, и будете чинить несуществующую проблему. |
| Организация (обязательно, если в базе их несколько) | Ограничивает данные одной фирмой. | Пустое поле при нескольких организациях — свалка чужих остатков в одной таблице, ничего не понять. |
| Склад | Отбор по конкретному складу. Оставьте пустым, чтобы проверить все склады сразу. | Если поставите не тот склад — минус на соседнем складе останется незамеченным. |
| Номенклатура / Группа | Проверить один товар или папку. Удобно, когда «Закрытие месяца» уже назвало проблемную позицию. | Слишком узкий отбор скроет связанные позиции (например, комплектующие). |
| Счёт учёта | Ограничить проверку счётом запасов: 1310, 1320, 1330 (товары), 1350. | Не тот счёт — минус по другому счёту запасов не покажется. |
| Тип контроля (бухгалтерский / складской учёт) | Выбор источника данных: остатки по счетам бухучёта или по регистру складского учёта. | По умолчанию проверяются оба. Отключив один, рискуете пропустить расхождение между складом и бухгалтерией. |
| Настройки → Группировка | Как строить строки: Склад → Номенклатура → Документ. | Без группировки по документу вы увидите «минус», но не поймёте, какой документ его создал. Оставьте детализацию до документа-регистратора. |
Практика: ставьте период по последний день закрываемого месяца, выбирайте организацию, склад и счёт оставляйте пустыми (полная картина), обязательно включайте группировку до документа-регистратора. Нажимаете «Сформировать».
4. Разобранный пример с проводками
Ситуация. ТОО «Аромат» торгует кофе. В базе два документа:
- 10.01.2026 — «Поступление ТМЗ и услуг»: закуплено 10 кг зернового кофе по 3 000 ₸/кг. Проводка: Дт 1330 Кт 3310 = 30 000 ₸, НДС Дт 1420 Кт 3310 = 4 800 ₸ (16 % от 30 000).
- 05.01.2026 — «Реализация ТМЗ и услуг»: продано 10 кг по 5 000 ₸/кг.
Обратите внимание: продажа раньше поступления. На 05.01 товара на складе ещё нет.
Проводки реализации от 05.01.2026 (доход и НДС):
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Содержание |
|---|---|---|---|
| 1210 | 6010 | 50 000 | Доход от реализации (10 × 5 000) |
| 1210 | 3130 | 8 000 | НДС к уплате, 16 % |
| 7010 | 1330 | 0 | Себестоимость — списывать нечего, остаток по 1330 = 0 |
Вот и корень проблемы. Себестоимость списалась нулём, потому что на 05.01 остаток по счёту 1330 равен нулю и уходит в −10 кг. Валовая прибыль по позиции «раздулась» до 50 000 ₸ вместо реальных 20 000 ₸.
Что покажет отчёт «Контроль отрицательных остатков» (период — 31.01.2026):
| Склад | Номенклатура | Счёт | Остаток, кг | Остаток, ₸ | Дата | Документ |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Основной | Кофе зерновой | 1330 | −10 | 0,00 | 05.01.2026 | Реализация ТМЗ и услуг №1 |
Как чинить. Проблема — в хронологии. Правите одно из двух:
- переносите дату поступления на 04.01.2026 (раньше продажи), либо
- если даты верны, а проблема в порядке ввода — запускаете «Восстановление последовательности партионного учёта» (Операции → Закрытие периода) или групповое перепроведение документов за месяц.
После перепроведения себестоимость на 05.01 подхватится корректно:
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Содержание |
|---|---|---|---|
| 7010 | 1330 | 30 000 | Себестоимость 10 кг × 3 000 ₸ |
Прибыль становится честной: 50 000 − 30 000 = 20 000 ₸. Повторно формируете отчёт — строка исчезла, минуса нет. Только теперь имеет смысл запускать «Закрытие месяца».
5. Виды (режимы) отчёта
Это отчёт, а не документ, поэтому «видов операции» у него нет. Но есть режимы контроля — по сути, то, что он умеет проверять:
- По бухгалтерскому учёту — отрицательные остатки по счетам запасов (1310, 1320, 1330, 1350).
- По складскому учёту — отрицательные остатки по регистру складского количественного учёта (без счетов, только количество по складам).
- Сверка склад ↔ бухучёт — расхождения между количеством на складе и остатком на счёте (частая причина «плавающей» себестоимости).
- Детализация до документа — режим группировки, где виден документ-регистратор, породивший минус.
6. Что вы получаете при формировании
Отчёт не делает проводок, не формирует ЭСФ и СНТ, не двигает регистры — это инструмент анализа, не первичный документ. На выходе вы получаете:
- таблицу с колонками: склад, номенклатура, счёт, количество и сумма отрицательного остатка, дата возникновения, документ-регистратор;
- расшифровку (drill-down): двойной клик по строке открывает либо карточку счёта, либо сам документ, из-за которого «ушли в минус» — можно тут же его открыть и исправить;
- цветовое выделение отрицательных значений (обычно красным), чтобы минусы бросались в глаза.
Электронные документы (ЭСФ через ИС ЭСФ, СНТ) формируют документы движения — реализация, перемещение. Этот отчёт лишь помогает найти документы, где количество некорректно, чтобы вы поправили их до выписки ЭСФ/СНТ.
7. Печатные формы
Отдельного бланка первички у отчёта нет — печатается результат его формирования:
- «Печать» — вывод сформированной таблицы на принтер.
- «Сохранить как…» — выгрузка в Excel (.xlsx), PDF, табличный документ (.mxl).
- «Отправить» — приложить результат к письму (например, кладовщику или на согласование).
Перед печатью настройте группировку и отбор — печатается ровно то, что на экране.
8. Частые ошибки
Сообщение: «Отрицательные остатки по товарам организаций. Проведение невозможно (или выполнено с ошибкой)». Возникает при проведении реализации/списания, когда включён запрет списания сверх остатка. Причина — на дату документа товара нет. Решение: проверьте поступление (дата, склад, номенклатура), при необходимости перенесите дату поступления или запустите восстановление последовательности. Настройка запрета — «Администрирование → Параметры учёта → Запасы → Контроль отрицательных остатков».
Ошибка: «Не рассчитана себестоимость. Возможно, есть отрицательные остатки» при закрытии месяца. «Закрытие месяца» не может распределить себестоимость по позициям с минусом. Решение: сначала сформируйте этот отчёт, устраните все строки, затем перезапустите закрытие.
Минус то появляется, то исчезает при смене периода. Классика «задним числом»: поздний документ поступления перекрывает ранний минус. Формально на конец месяца остаток положительный, но внутри месяца был минус — и себестоимость на дату продажи ушла нулём. Решение: смотрите не только на конец периода, но и на дату возникновения минуса, перепроводите документы в хронологии.
Отчёт пустой, хотя закрытие месяца ругается. Скорее всего, задан слишком узкий отбор (не тот склад/счёт/организация) или дата отчёта раньше даты проблемного документа. Уберите отборы, поставьте дату на конец месяца, сформируйте заново.
Расхождение склад ↔ бухучёт. По складскому учёту минуса нет, а по счёту 1330 есть (или наоборот). Обычно причина — документ, задавший неверный счёт учёта номенклатуры, или ручная операция по счёту запасов без движения по складу. Ищите ручные операции по счетам 1310–1350.
9. FAQ
В: Отчёт делает какие-то проводки или исправляет минус сам? О: Нет. Это отчёт-диагностика. Он только показывает, где минус и из-за какого документа. Исправляете вы — датами документов или восстановлением последовательности.
В: Где включить сам запрет отрицательных остатков? О: «Администрирование → Параметры учёта → Запасы (Складской учёт) → Контроль отрицательных остатков». Если флажок снят, программа даёт списывать в минус и вы ловите проблему уже отчётом постфактум.
В: Почему при отрицательном остатке себестоимость списалась нулём? О: На дату списания на счёте 1330 нет ни количества, ни суммы, поэтому программе нечего списать — уходит 0. После добавления/переноса поступления и перепроведения себестоимость подхватится.
В: Как быстро найти документ-виновник? О: Включите в настройках группировку до документа-регистратора и сделайте двойной клик по красной строке — откроется сам документ.
В: Что запускать — перепроведение или восстановление последовательности? О: Если минус из-за неверных дат — правьте даты. Если даты верны, но документы вводились не по порядку — «Восстановление последовательности партионного учёта» (Операции → Закрытие периода) либо групповое перепроведение за месяц.
В: Отчёт показывает минус только в количестве, а суммы нет. Это нормально? О: Это режим складского (количественного) учёта. Значит, по складу минус есть, а на счёте бухучёта картина иная — проверьте сверку склад ↔ бухучёт и счёт учёта номенклатуры.
В: Можно ли проверить сразу все организации и склады? О: Да. Оставьте поля «Склад» и «Номенклатура» пустыми. Организацию при нескольких фирмах лучше задавать по одной — иначе таблицу тяжело читать.
В: Влияет ли минус на НДС и ЭСФ? О: Напрямую отчёт на НДС не влияет. Но продажа «пустого» товара — повод перепроверить реализацию до выписки ЭСФ: НДС 16 % считается от суммы дохода, а вот себестоимость и валовая прибыль будут неверны, пока минус не убран.
В: Как часто запускать отчёт? О: Обязательно — перед каждым закрытием месяца. При активной торговле — раз в неделю, чтобы ловить минусы сразу, а не разбирать за весь месяц.
В: Отчёт можно выгрузить бухгалтеру склада? О: Да, кнопка «Сохранить как…» → Excel или PDF, либо «Отправить» письмом.
10. Смежные документы
Отчёт сам ни на основании чего не вводится и основанием ни для чего не служит. Но он работает в связке с документами движения запасов:
Документы, которые чаще всего создают минус (их вы и правите):
- «Реализация ТМЗ и услуг» — продажа раньше поступления;
- «Списание запасов», «Требование-накладная» — расход сверх остатка;
- «Перемещение запасов» — перемещение того, чего ещё нет на складе-отправителе;
- «Отчёт производства за смену» — списание материалов вперёд их прихода.
Документы, которыми минус устраняют:
- «Поступление ТМЗ и услуг», «Приходная накладная» — добавить/передатировать приход;
- «Оприходование запасов» — оприходовать реально имеющийся товар;
- «Инвентаризация запасов» — выровнять учёт по факту;
- «Восстановление последовательности партионного учёта» / групповое перепроведение — навести порядок в хронологии.
Как узнать свой релиз
Меню «Справка» → «О программе». Там указаны версия платформы «1С:Предприятие» и релиз конфигурации. Данная методичка актуальна для релиза 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0).