В 2026 году правило действий зависит от результата обработки ЭСФ: если итоговый статус еще не получен, проверьте обмен и повторите отправку после завершения предыдущей операции; если ИС ЭСФ отклонила документ, исправьте реквизиты, указанные в сообщении системы, и отправьте ЭСФ повторно. Порядок технической отправки ЭСФ не регулируют нормы о вручении документов налоговым органом (ст. 51 НК РК), международных перевозках (ст. 468 НК РК), заправке воздушных судов иностранных авиакомпаний (ст. 469 НК РК) и связанных с международными перевозками оборотах (ст. 475 НК РК).
Почему ЭСФ не отправляется
Неотправленная ЭСФ не всегда содержит ошибку в реквизитах. Сначала проверьте состояние документа и результат последнего обмена в учетной системе. Отправке могут препятствовать:
- временная недоступность ИС ЭСФ;
- прерывание интернет-соединения во время обмена;
- незавершенная предыдущая операция обмена;
- проблема с сертификатом ЭЦП или авторизацией в ИС ЭСФ;
- ошибка в реквизитах документа, которую вернула ИС ЭСФ.
Если документ остается в состоянии ожидания, не запускайте отправку многократно. Сначала проверьте, завершилась ли предыдущая операция, доступна ли ИС ЭСФ и появилось ли сообщение о результате обработки.
Порядок действий
- Найдите ЭСФ в журнале учетной системы и проверьте ее текущий статус, дату последней попытки отправки и сообщение обмена.
- Убедитесь, что интернет-соединение работает, вход в ИС ЭСФ выполняется, а для авторизации выбран действующий сертификат ЭЦП.
- Если в учетной системе осталась незавершенная операция обмена, завершите ее штатным способом, предусмотренным используемой конфигурацией. Не удаляйте документ до выяснения его статуса в ИС ЭСФ.
- Повторите отправку один раз, дождитесь результата обмена и снова проверьте статус документа.
Если не отправляются сразу несколько счетов-фактур, выполните одну контрольную отправку. Если одинаковая ошибка возникает по разным документам, последовательно проверьте соединение, авторизацию, ЭЦП и доступность сервиса. Если отклонена только одна ЭСФ, изучите сообщение по этому документу.
Как посмотреть причину отклонения на сайте ИС ЭСФ
Если учетная система показывает, что документ отклонен сервером, войдите в ИС ЭСФ и найдите соответствующую ЭСФ в журнале счетов-фактур:
- Войдите в ИС ЭСФ под учетной записью организации.
- Откройте журнал счетов-фактур.
- Найдите нужную ЭСФ по номеру, дате и контрагенту.
- Откройте сведения о документе и прочитайте доступное сообщение о результате его обработки.
Сопоставьте сообщение ИС ЭСФ с реквизитами документа в учетной системе. Порядок исправления зависит от содержания сообщения:
- Ошибка в коде товара — проверьте реквизит, обозначенный системой как ошибочный, внесите исправление в учетной системе и повторите отправку.
- Несоответствие ЭСФ данным СНТ — сопоставьте связанную СНТ и ЭСФ, исправьте конкретные расходящиеся сведения, названные в сообщении системы, и повторите отправку.
Не изменяйте остальные данные ЭСФ без необходимости: сначала устраните конкретную причину отклонения, указанную ИС ЭСФ, а затем проконтролируйте новый результат обработки.
Если ключ ЭЦП «уже используется»
При сообщении о том, что ключ ЭЦП уже используется, проверьте, не открыт ли другой сеанс учетной системы или ИС ЭСФ с тем же сертификатом. Закройте лишние сеансы, заново выполните авторизацию и повторите отправку. Если сообщение сохраняется, проверьте выбранный сертификат, срок его действия, доступ к закрытому ключу и работу программы, через которую выполняется подписание.
Если переотправка не помогла
Если повторная отправка не изменила статус документа, последовательно проверьте:
- Настройки обмена с ИС ЭСФ — выбранную организацию, учетную запись и параметры подключения.
- Подключение — доступность ИС ЭСФ и устойчивость интернет-соединения.
- Сертификат ЭЦП — срок действия, выбор сертификата и доступ к закрытому ключу.
- Версию конфигурации — для «Бухгалтерии для Казахстана» в 2026 году актуальна ветка релизов 3.0.74.x.
- Результат обработки — сообщение обмена в учетной системе и сведения по документу в ИС ЭСФ.
Если ИС ЭСФ отклонила счет-фактуру из-за реквизитов, действия с незавершенной операцией обмена не устранят указанную системой ошибку. Скорректируйте соответствующие данные, повторно отправьте документ и дождитесь обновления его статуса.
Как отличить «зависание» от ошибки документа
- Ожидание отправки или обработки — по документу еще нет итогового результата. Проверьте незавершенные операции, соединение и авторизацию, затем выполните обмен повторно.
- Отклонение документа — ИС ЭСФ вернула статус отказа и сообщение об ошибке. Исправьте реквизиты, названные в сообщении, и повторите отправку.
- Недоступность сервиса — вход или обмен не выполняется также по другим документам. После восстановления доступа повторите отправку и обязательно проверьте ее результат.
Ориентируйтесь на фактический статус документа и текст сообщения, а не только на то, что команда отправки была запущена. Это позволяет не смешивать техническую проблему обмена с отклонением конкретной ЭСФ.
Профилактика зависаний
- Не закрывайте учетную систему до завершения текущей операции обмена.
- После отправки контролируйте изменение статуса ЭСФ, а не только запуск команды.
- Поддерживайте «Бухгалтерию для Казахстана» в актуальной ветке релизов 3.0.74.x.
- Заранее контролируйте срок действия сертификата ЭЦП и доступ к закрытому ключу.
- Регулярно просматривайте журнал ЭСФ и отдельно проверяйте документы без итогового статуса.
Если обмен прервался, перед новой попыткой сначала проверьте результат предыдущей отправки в учетной системе и ИС ЭСФ. Это особенно важно, когда программа была закрыта до получения итогового статуса.
Типичные ошибки
- Многократный запуск отправки без проверки результата предыдущей операции.
- Удаление или повторное создание ЭСФ до выяснения ее фактического статуса в ИС ЭСФ.
- Попытка устранить техническими действиями отклонение, вызванное ошибкой в реквизитах документа.
- Исправление данных без учета точного сообщения, полученного от ИС ЭСФ.
- Отправка документов при недоступной ИС ЭСФ без последующего контроля их статуса.
Перед исправлением сохраните номер, дату и сведения о контрагенте, чтобы проверить именно тот документ, который был отправлен. После повторной отправки убедитесь, что статус изменился у нужной ЭСФ.
Что проверить
- Номер, дату, контрагента и текущий статус ЭСФ.
- Результат последней операции обмена и полный доступный текст сообщения об ошибке.
- Наличие незавершенной операции отправки.
- Настройки подключения и учетную запись организации в ИС ЭСФ.
- Срок действия сертификата ЭЦП, выбранный ключ и открытые сеансы.
- Доступность ИС ЭСФ и интернет-соединения.
- Соответствие реквизитов ЭСФ данным связанной СНТ, если система сообщает о расхождении.
- Использование актуальной ветки релизов «Бухгалтерии для Казахстана» 3.0.74.x.
Частые вопросы
Где в ИС ЭСФ посмотреть, почему счет-фактура отклонена? — Найдите документ в журнале счетов-фактур по номеру, дате и контрагенту, откройте сведения о результате обработки и прочитайте доступное сообщение системы.
Почему учетная система пишет «Отклонен сервером», но не показывает подробную причину? — Проверьте сведения по соответствующему документу непосредственно в ИС ЭСФ. Перед исправлением сопоставьте его номер, дату и контрагента с данными учетной системы.
Что делать, если ЭСФ не отправляется из-за сообщения о том, что ключ ЭЦП уже используется? — Закройте лишние сеансы учетной системы и ИС ЭСФ, заново выполните авторизацию, проверьте выбранный сертификат и повторите отправку.
Как исправить несоответствие ЭСФ данным СНТ? — Сопоставьте связанную СНТ и ЭСФ, найдите реквизиты, обозначенные в сообщении об ошибке, внесите соответствующие исправления в учетной системе и повторите отправку.
Поможет ли очистка очереди, если ЭСФ отклонена по содержанию? — Нет. Если ИС ЭСФ вернула ошибку в реквизитах, исправьте указанные данные и отправьте документ повторно. Действия с незавершенной операцией обмена применимы, когда по ЭСФ еще не получен итоговый результат обработки.