Проверено на релизе 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0).
Контрагент прислал вам на почту акт выполненных работ. Сумма в письме — 3 500 000 ₸, а в вашем заказе стояло 3 200 000 ₸. Раньше вы бы распечатали письмо, положили в папку и забыли, где оно. Теперь вы хотите, чтобы это письмо жило прямо в базе: было привязано к контрагенту и договору, чтобы вложение (сам акт в PDF) не потерялось, и чтобы из него можно было сразу сделать «Поступление ТМЗ и услуг». Именно для этого в базе есть документ «Электронное письмо входящее» — карточка одного полученного письма внутри встроенного почтового клиента 1С.
Сразу важное: это документ переписки, а не бухгалтерский документ. Он не делает проводок, не формирует ЭСФ или СНТ, не влияет на НДС. Его задача — сохранить письмо, вложения и связь с контрагентом, а уже на основании письма вы вводите настоящий учётный документ, где и появляются суммы, счета и НДС 16%.
1. Назначение
«Электронное письмо входящее» хранит одно входящее письмо: отправителя, тему, текст, вложения и дату получения. Оно связывает переписку с контрагентом, договором или сделкой и служит отправной точкой для ввода учётных документов. Документ создаётся автоматически при загрузке почты; вручную — редко.
2. Где найти
Документ живёт внутри встроенного почтового клиента и подсистемы «Взаимодействия».
- Через почту: раздел «Главное» (или «Продажи») → «Почта» / «Текущие дела» → входящие письма. Двойной клик по строке открывает карточку письма.
- Через контрагента: карточка контрагента → закладка/гиперссылка «Взаимодействия» (переписка) → нужное письмо.
- Полный список всех входящих писем удобнее открыть навигационной ссылкой.
Навигационная ссылка 1С:
e1cib/list/Документ.ЭлектронноеПисьмоВходящее
Как открыть по ссылке: меню «Сервис» → «Перейти по навигационной ссылке» (либо Ctrl+F11 в веб-клиенте), вставьте строку выше, нажмите «Перейти» — откроется список всех входящих писем.
Чтобы письма реально загружались, у вас должна быть настроена учётная запись электронной почты: раздел «Администрирование» → «Органайзер» / «Почта» → «Учётные записи электронной почты». Без настроенной учётной записи список входящих будет пуст.
2а. Как узнать свой релиз
Меню «Справка» → «О программе» (или значок ℹ️ в правом верхнем углу). В открывшемся окне:
- Версия платформы — например,
8.3.24.xxxx; - Конфигурация —
Бухгалтерия для Казахстана, редакция 3.0; - Релиз — например,
3.0.74.2.
Инструкция актуальна для релиза 3.0.74.2. На соседних релизах поля и кнопки те же; расположение пунктов меню может слегка отличаться.
3. Как заполнить
Обычно карточка уже заполнена — письмо пришло с сервера, и все поля подтянулись из самого письма. Вам остаётся разобрать его: привязать к контрагенту, поставить статус, при необходимости создать учётный документ. Ниже — что означает каждое поле и чем грозит ошибка.
| Поле | Зачем нужно | Если заполнить неверно |
|---|---|---|
| Учётная запись (обязательное) | Почтовый ящик, на который пришло письмо. Определяет, от чьего имени вы ответите. | Ответ уйдёт не с того адреса или не отправится вовсе. |
| От (Отправитель) (обязательное) | E‑mail и имя того, кто прислал письмо. Подтягивается автоматически. | Письмо не свяжется с карточкой контрагента, переписка «повиснет» отдельно. |
| Кому / Копия | Адресаты письма. Информативно. | Ни на что критично не влияет. |
| Тема | Заголовок письма, по нему ищут в списке. | Письмо трудно найти поиском. |
| Дата получения (обязательное) | Когда письмо поступило. Ставится автоматически. | Собьётся сортировка и хронология переписки. |
| Текст письма | Тело письма. Загружается как есть. | — |
| Вложения | Файлы из письма (акт, счёт, договор в PDF/Excel). Хранятся вместе с письмом. | Потеряете первичку — придётся запрашивать у контрагента заново. |
| Важность | Высокая / Обычная / Низкая. Для сортировки срочного. | Не критично. |
| Контрагент / Контактное лицо | С кем связано письмо. Заполните вручную, если не определилось по адресу. | Письмо не попадёт в историю по контрагенту. |
| Предмет (Основание взаимодействия) | Договор, заказ, сделка, к которым относится письмо. | Переписка не привяжется к договору — сложнее собрать историю по сделке. |
| Рассмотрено / Статус | Флаг «письмо отработано». Снимает его из «неразобранных». | Письмо будет висеть в списке дел как непрочитанное. |
| Ответственный | Кто ведёт эту переписку. | Письмо не попадёт в чужой/ваш список задач. |
Минимум, чтобы письмо было «в системе»: проверьте Отправителя, привяжите Контрагента, при необходимости укажите Предмет (договор), и поставьте флаг «Рассмотрено», когда отработали.
4. Разобранный пример
Ситуация. 7 сентября 2026 г. на ваш ящик buh@company.kz пришло письмо от ТОО «Астана Снаб» (sales@astanasnab.kz). Тема: «Акт и накладная за август». Во вложении — акт на 3 500 000 ₸ и счёт‑фактура. В вашем заказе поставщику стояло 3 200 000 ₸ — расхождение 300 000 ₸.
Шаг 1. Открываете письмо. Карточка уже заполнена: учётная запись buh@company.kz, отправитель sales@astanasnab.kz, тема, дата 07.09.2026, во вложениях два PDF.
Шаг 2. Привязываете к контрагенту. В поле «Контрагент» выбираете ТОО «Астана Снаб», в «Предмете» — договор поставки № 14. Теперь письмо видно из карточки контрагента.
Шаг 3. Само письмо проводок не делает. Подчёркиваю: после записи «Электронного письма входящего» в регистре бухгалтерии не появляется ни одной проводки. Это переписка.
Шаг 4. Создаёте учётный документ на основании. Кнопка «Создать на основании» → «Поступление ТМЗ и услуг» (либо вводите его вручную и прикладываете письмо как основание). Вносите фактическую сумму из акта — 3 500 000 ₸ без НДС, НДС 16% сверху = 560 000 ₸, итого 4 060 000 ₸.
Вот теперь при проведении этого документа (не письма) формируются проводки:
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Содержание |
|---|---|---|---|
| 1330 «Товары» | 3310 «КЗ поставщикам» | 3 500 000 | Оприходование товара по акту |
| 1420 «НДС к возмещению» | 3310 «КЗ поставщикам» | 560 000 | НДС 16% по счёту‑фактуре |
Расхождение 300 000 ₸ вы решаете перепиской: отвечаете прямо из этого письма (кнопка «Ответить»), а ответ сохранится как «Электронное письмо исходящее», связанное с тем же контрагентом и договором. Вся история — суммы, акт, ваши возражения — собрана в одном месте.
Итог: письмо хранит факт получения и первичку, а проводки и НДС 16% живут в «Поступлении ТМЗ и услуг», куда письмо ведёт по кнопке «Создать на основании».
5. Виды операции
У «Электронного письма входящего» нет видов операции в бухгалтерском смысле (в отличие от, скажем, платёжного поручения). Есть только статусные признаки самого письма:
- Важность: Высокая / Обычная / Низкая.
- Рассмотрено: да / нет (разобрано или ждёт обработки).
- Прочитано: да / нет.
- Папка: входящие, спам, удалённые, пользовательские папки.
6. Что формируется при проведении
Документ переписки не делает бухгалтерских проводок и не формирует электронные документы ЭСФ или СНТ — эти документы выписываются отдельно (реализация/поступление → интеграция с ИС ЭСФ). При записи «Электронного письма входящего» отрабатывают только регистры подсистемы «Взаимодействия»:
- Предметы взаимодействий — связь письма с договором/заказом/контрагентом;
- Участники взаимодействий — отправитель и адресаты;
- Состояния взаимодействий — флаги «прочитано / рассмотрено»;
- Папки взаимодействий — раскладка по папкам почты.
Никаких движений по счетам 1210, 1030, 3310, 3130, 6010 и т. д. письмо не делает — они появляются только в учётном документе, введённом на основании.
7. Печатные формы
Набор печати у письма минимальный — это не бланк первички:
- Печать текста письма — распечатка тела письма с реквизитами (от кого, кому, тема, дата). Кнопка «Печать» в форме письма.
- Печать вложений — открываете вложенный файл (акт, счёт‑фактуру) стандартной программой и печатаете уже его.
Полноценные печатные бланки (акт, накладная, счёт‑фактура, ЭСФ) печатаются из учётных документов, а не из письма.
8. Частые ошибки
«Не найдена учётная запись для отправки/получения почты» Не настроен почтовый ящик. Зайдите в «Администрирование» → «Органайзер» / «Почта» → «Учётные записи электронной почты», создайте запись, укажите сервер IMAP/POP3, логин и пароль (для Gmail/корпоративной почты — пароль приложения).
«Ошибка при получении писем: сервер не отвечает / неверный логин или пароль» Неверные параметры сервера или устаревший пароль. Проверьте адрес сервера и порт, включите шифрование (SSL/TLS), для почты с двухфакторной аутентификацией используйте пароль приложения, а не обычный.
Письмо пришло, но не привязалось к контрагенту Адрес отправителя не совпадает с адресом в карточке контрагента. Откройте письмо, вручную укажите «Контрагента» и «Контактное лицо», а в карточке контрагента внесите этот e‑mail — следующие письма привяжутся сами.
Вложение не открывается / «Файл повреждён» Письмо загрузилось не полностью (обрыв связи) либо вложение слишком большое и обрезано настройками. Повторно загрузите почту; при необходимости увеличьте лимит размера вложения в настройках учётной записи и попросите отправителя переслать файл.
«Не удалось создать документ на основании» Не заполнен контрагент или у контрагента нет действующего договора нужного вида. Сначала укажите контрагента и договор в письме, затем повторите «Создать на основании».
9. FAQ
В чём разница между «Электронным письмом входящим» и обычным письмом в почте? Это одно и то же — просто письмо, сохранённое как объект базы 1С. Оно хранится в базе вместе с вложениями и связано с контрагентом, договором и историей переписки, а не только на почтовом сервере.
Делает ли этот документ проводки? Нет. Это документ переписки. Проводки и НДС 16% появляются только в учётном документе (например, «Поступление ТМЗ и услуг»), который вы вводите на основании письма.
Формирует ли письмо ЭСФ или СНТ? Нет. Электронные счета‑фактуры (ИС ЭСФ) и СНТ выписываются из документов реализации/поступления, а не из письма.
Нужно ли проводить письмо? Достаточно записать. Ключевое действие — привязать к контрагенту и поставить флаг «Рассмотрено», когда обработали.
Можно ли ответить прямо из письма? Да, кнопка «Ответить» создаёт «Электронное письмо исходящее» с тем же контрагентом и темой. Вся переписка остаётся связанной.
Как найти все письма по одному контрагенту? Откройте карточку контрагента → гиперссылка «Взаимодействия» (переписка). Там собраны входящие и исходящие письма, звонки и встречи по этому контрагенту.
Что делать с вложенным актом или счётом‑фактурой? Вложение остаётся в письме как файл. На его основе введите учётный документ (поступление/реализацию) с фактическими суммами и НДС 16%, а письмо оставьте как основание.
Можно ли удалить письмо? Можно пометить на удаление, как любой документ. Но лучше перенести в папку «Удалённые» или архив — так вы не потеряете историю и первичку по сделке.
Почему письмо не привязалось к договору? В письме не заполнен «Предмет (Основание взаимодействия)». Укажите договор или заказ вручную — тогда письмо попадёт в историю по этой сделке.
Как загрузить старую почту, накопившуюся до настройки 1С? Настройте учётную запись и выполните первичную загрузку по IMAP — 1С скачает письма с сервера и создаст по ним документы «Электронное письмо входящее».
10. Смежные документы
На основании чего появляется: создаётся автоматически при загрузке почты по настроенной учётной записи электронной почты; вручную — из карточки контрагента или списка взаимодействий.
Что вводят на основании письма:
- Электронное письмо исходящее — ваш ответ контрагенту;
- Поступление ТМЗ и услуг — по присланному акту/накладной (здесь появляются проводки Дт 1330/1420 Кт 3310 и НДС 16%);
- Счёт на оплату / Реализация — если письмо связано с продажей;
- Задача / Запланированное взаимодействие — напоминание отработать письмо.
Связанные объекты: контрагент, договор, контактное лицо, учётная запись электронной почты, а также исходящие письма, звонки и встречи в общей ленте «Взаимодействия».
Как узнать свой релиз
Меню «Справка» → «О программе»: там указаны версия платформы (8.3.24.xxxx) и релиз конфигурации (Бухгалтерия для Казахстана, редакция 3.0, релиз 3.0.74.2). Сверяйте расположение кнопок с вашим релизом — на других версиях они те же, но могут находиться в чуть ином месте меню.
Методичка подготовлена для релиза 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0). Числовые нормы приведены по состоянию на 2026 год: ставка НДС 16 %, МРП 4 325 ₸, МЗП 85 000 ₸.