3.0.74.2 «Қазақстан үшін Бухгалтерия» (редакция 3.0) нұсқасында тексерілді.
Директор үшінші күн командировкада, ал ЭСФ сатып алушыға бүгін жазып, қол қою керек — әйтпесе жүк жөнелту бұзылады. Бухгалтер қол қоя алмайды: оның бірінші қол қою құқығы жоқ, және директордың сертификаты «иесіз» тұр. Немесе басқа жағдай: акт «келісуге» кетті, бірақ бірінші кімнің қол қоюы керек — заңгер ме, әлде бас бухгалтер ме, — ешкім түсінбейді, және құжат бір апта бойы орнында тұр. Міне, осы түйіндерді шешетін құжат «Қол қою маршруттары». Сіз бір рет сипаттайсыз, кім, қандай тәртіппен және қандай қолмен құжаттарға қол қоятынын, ал әрі қарай бағдарлама құжатты осы тізбек бойынша өзі жүргізеді.
Сразу маңызды: бұл ұйымдық-қызметтік құжат, «бастапқы құжат» емес. Ол бухгалтерлік жазбаларды Дт/Кт жасамайды және салықтарды есептемейді. Оның міндеті — қол қою ережелерін белгілеу. Жазбалар мен ҚҚС тек осы маршрут бойынша өтетін құжаттарда (сату, ЭСФ, акт) пайда болады.
1. Міндеті
Құжат маршрут — белгілі бір құжаттар мен ұйым үшін келісу және қол қою қадамдарының ретін белгілейді. Ол кімнің, қандай тәртіппен, қандай қолмен (келісу / бекіту / ЭЦП) қол қою керектігін анықтайды және қадам міндетті ме, жоқ па. Әрі қарай құжаттар автоматты түрде осы тізбек бойынша жүреді.
2. Қайдан табуға болады
Маршруттар тізімін былай ашуға болады:
- «Директорға» бөлімі (немесе «Әкімшілік» → «ЭДО және қол қою», орнатылған интерфейске байланысты) → «Қол қою маршруттары».
- «Жасау» батырмасы — жаңа маршрут.
1С-те тізімді тікелей ашудың жылдам жолы: Негізгі меню → «Техникалық маманға арналған функциялар» → «Навигациялық сілтеме бойынша өту» (немесе навигация өрісі), енгізіңіз:
e1cib/list/Документ.МаршрутыПодписания
Алдын ала электрондық құжат айналымы / қол қою функционалдық опциясы қосылған болуы керек («Әкімшілік» → «Электрондық құжаттармен алмасу» және ЭДО параметрлері). Егер бөлім көрінбесе — опция өшірілген.
2а. Өз нұсқаңызды қалай білуге болады
«Справка» → «Бағдарлама туралы» (немесе оң жақ жоғарғы бұрыштағы «i» белгішесі). Ашылған терезеде сіз платформаның нұсқасын (мысалы, 8.3.24.x) және конфигурация релизін — «Қазақстан үшін Бухгалтерия, редакция 3.0 (3.0.74.2)» жолын көресіз. Нақты конфигурация релизін осы әдістемемен салыстырыңыз: маршруттағы өрістердің құрамы релиздер арасында өзгереді.
3. Қалай толтыру керек
Өрістерді ретімен қарастырайық. Міндеттілері айқын белгіленген.
| Өріс | Неге қажет және қате болған жағдайда не болады |
|---|---|
| Атауы (МІНДЕТТІ) | Маршруттың түсінікті атауы, мысалы «ЭСФ сату — стандарт». Оны құжаттарда маршрутты таңдау үшін қолданасыз. Бос атау жазуға мүмкіндік бермейді; түсініксіз атау — кейін қажеттісін таба алмайсыз. |
| Ұйым (МІНДЕТТІ) | Маршрут өз ұйымының шеңберінде әрекет етеді. Қате жіберсеңіз — басқа ұйымның құжаттары маршрутты қабылдамайды, қол қою «тұрып қалады». |
| Күні | Маршруттың енгізу/қолдану басталу күні. Қай сәттен бастап ереже қолданылады, соған әсер етеді. |
| Құжат түрі, маршрутқа қолданылатын | Сіз маршрутқа не бағыттайтыныңызды көрсетесіз: ЭСФ, СНТ, орындалған жұмыстар актісі, келісімшарт және т.б. Қате тип — құжат «маршруттан» өтпейді немесе маршрут мүлдем ұсынылмайды. |
| Қолданыста / Актуалды (туынды) | Маршрутты іске қосады. Туынды жойылған = маршрут сипатталған, бірақ қолданылмайды. |
Кестелік бөлім «Маршрут қадамдары» (құжаттың жүрегі):
| Қадамның колонкасы | Неге қажет және қате болған жағдайда не болады |
|---|---|
| Рет / № қадам (МІНДЕТТІ) | Реттілік: алдымен 1-қадам, содан кейін 2 және т.б. Реттілікті шатастырсаңыз — бас бухгалтер орындаушыдан бұрын қол қояды, келісу логикасы бұзылады. |
| Қол қоюшы — қызметкер/жеке тұлға немесе рөл (МІНДЕТТІ) | Қадамды кім орындайды. Нақты адамды (директор Ким А.) немесе рөлді («Директор», «Бас бухгалтер») көрсетуге болады — сол кезде қадам қазіргі рөлде тұрған адамға бекітіледі. Бос қол қоюшы = қадамды орындаушы жоқ, құжат тоқтап қалады. |
| Әрекет түрі | Қол қоюшы не істейді: Келісу (виза), Бекіту немесе ЭЦП-мен қол қою. ЭСФ үшін кілтті — ЭЦП қадамы, онсыз құжат ИС ЭСФ-ке жіберілмейді. |
| Сертификат / ЭЦП кілті | ЭЦП қадамы үшін — қандай сертификат қолданылады. Қате немесе мерзімі өткен сертификат = ең жауапты қадамда қол қою қатесі. |
| Міндетті қадам (туынды) | Міндетті қадамды өткізіп кетуге болмайды. Міндетті емес қадамды өткізіп жіберуге болады. «Директордың бекітуін» міндетті емес етіп жасасаңыз — құжат кілтті қолсыз кетеді. |
| Шарт (егер релиз қолдаса) | Қадам қосылатын шектеу (мысалы, сома лимиттен жоғары). Сіздің релизіңізде тексеруді талап етеді — шарттар жиынтығы нұсқаға тәуелді. |
Тексеріңіз: әр қадамда рет және қол қоюшы толтырылған, электрондық құжаттар үшін соңғы қадам — ЭЦП-мен қол қою. Содан кейін «Жазу» және «Өткізу».
4. Мысал
Міндет. ТОО «Астана Трейд» бойынша шығатын ЭСФ үшін маршрутты орнату. Ереже: алдымен құжатты бухгалтер виза етеді, содан кейін ЭЦП-мен директор қол қояды.
Маршрутты толтырамыз:
- Атауы: «ЭСФ сату — стандарт»
- Ұйым: ТОО «Астана Трейд»
- Құжат түрі: Счет-фактура (ЭСФ)
- Туынды «Қолданыста» — қосылған.
Қадамдар:
| № | Қол қоюшы | Әрекет түрі | Міндетті |
|---|---|---|---|
| 1 | Бухгалтер Нурлан С. | Келісу | Иә |
| 2 | Директор Ким А. | ЭЦП-мен қол қою | Иә |
Маршрутты өткіземіз. Бухгалтерлік жазбалар жоқ — құжат тек қызметтік жазбаларды жазады (6-шы бөлімді қараңыз).
Бұл әрі қарай қалай жұмыс істейді. Тауарды 1 160 000 ₸ с ҚҚС 16% сомасына саттық. Соманың бөлінуі:
- ҚҚС-сыз құны: 1 000 000 ₸
- ҚҚС 16%: 160 000 ₸
- Барлығы: 1 160 000 ₸
Жазбаларды маршрут емес, «Тауарлар мен қызметтерді сату» құжаты және оған байланысты ЭСФ жасайды:
| Дт | Кт | Сома, ₸ | Мазмұны |
|---|---|---|---|
| 1210 | 6010 | 1 000 000 | Сатудан түскен табыс (ҚҚС-сыз) |
| 1210 | 3130 | 160 000 | Төленетін ҚҚС 16% |
| 7010 | 1330 | (өзіндік құн) | Тауардың өзіндік құны есептен шығарылды |
Бухгалтер бұл ЭСФ-ны қол қоюға жібергенде, бағдарлама оны «ЭСФ сату — стандарт» маршруты бойынша жүргізеді: алдымен бухгалтердың визасы (1-қадам), содан кейін директордың ЭЦП-мен қол қоюы (2-қадам), содан кейін ЭСФ ИС ЭСФ жүйесіне кетеді. Екі міндетті қадам өтпейінше, құжат мемлекеттік жүйеге жіберілмейді.
5. Операция түрлері
Маршрутта «Операция түрі» үшін бөлек өріс жоқ — «түр» факті бойынша құжат түрі болып табылады, оған маршрут жасалады. Типтік сценарийлер:
- ЭСФ үшін маршрут (шығыс шот-фактуралары).
- СНТ үшін маршрут (тауарларға арналған ілеспе құжаттар).
- актілер/накладные сату үшін маршрут.
- келісімшарттар және ішкі құжаттар үшін келісу маршруты.
- Бір база бойынша ұйымдарға арналған әртүрлі маршруттар.
6. Өткізгенде не қалыптасады
- Бухгалтерлік жазбалар жоқ. Бұл бастапқы құжат емес.
- Қол қою/маршруттау тіркелімдерінде жазбалар қалыптасады — «құжат түрі + ұйым → маршрут және оның қадамдары» байланысы. Бағдарлама құжатты қол қоюға жібергенде, дәл осы жазбалардан тізбек алады.
- Белгіленген қол қоюшылар үшін келісу тапсырмалары/кезеңдері пайда болады (қол қою/келісу тізімінде).
- ЭСФ және СНТ маршрутты өздігінен жасамайды және ИС ЭСФ-ке жібермейді. Жіберу ЭСФ/СНТ-дан маршрут қадамдарын өткеннен кейін жүзеге асырылады.
7. Баспа формалары
Қызметтік маршрут құжаты үшін баспа формаларының жиынтығы минималды:
- «Қол қою маршруты» — маршруттың сипаттамасы, қадамдар мен қол қоюшылар тізімі (ішкі регламент/бұйрық үшін).
- «Келісу парағы» — маршруттан өткен нақты құжат бойынша: кім, қашан және қандай қолмен визалаған.
ЭСФ, СНТ, актілер мен накладналарды басып шығару тиісті бастапқы құжаттардан жүзеге асырылады, маршруттан емес.
8. Жиі кездесетін қателер
«"Ұйым" өрісі толтырылмаған». Маршрут ұйымға байланбаған. «Ұйым» өрісін толтырыңыз — онсыз ереже құжаттармен қабылданбайды.
«N жолында қол қоюшы толтырылмаған». Қадамда жауапты бос. Кесте бөлігінде әр жолда қызметкерді немесе рөлді көрсетіңіз.
«Ұйым үшін осы құжат түріне арналған қол қою маршруты табылмады». Сіз, мысалы, ЭСФ-ны қол қоюға жіберіп жатырсыз, ал осы типке арналған белсенді маршрут жоқ. Тексеріңіз: маршрут қажетті ұйым үшін жасалған, дұрыс құжат түрі көрсетілген және «Қолданыста» туындысы тұр.
«Қол қою сертификаты табылмады / мерзімі өтті». ЭЦП қадамында жарамсыз сертификат көрсетілген. Маршрут қадамында және қол қою параметрлерінде сертификатты жаңартыңыз.
«Аяқтау мүмкін емес: міндетті қадам өтпеді». Кімде-кім құжатты міндетті виза/қол қоюды айналып өтіп жіберуге тырысады. Немесе қадам орындалуы керек, немесе маршрутта «Міндетті» туындысын алып тастаңыз (саналы түрде).
Құжат «келісуде» тұр. Қол қоюшы нақты қызметкерге көрсетілген, ал ол жұмыстан шығып кеткен/демалыста. Оны қадамда ауыстырыңыз немесе нақты тұлғаның орнына рөлді пайдаланыңыз.
9. Жиі қойылатын сұрақтар
«Қ