Чтобы признак налогового учёта (НУ) в документах 1С:Бухгалтерия для Казахстана проставлялся автоматически, достаточно один раз включить соответствующий параметр в персональных настройках пользователя. После этого вручную отмечать флажок отражения в налоговом учёте в каждом документе не потребуется — программа будет делать это сама при создании новых документов.
Зачем нужен признак отражения в налоговом учёте
В 1С:Бухгалтерия для Казахстана параллельно ведётся бухгалтерский учёт (БУ) и налоговый учёт (НУ). Признак «Отражать документ в налоговом учёте» определяет, будет ли хозяйственная операция формировать движения по регистрам налогового учёта. Именно эти данные затем используются при расчёте налогов и формировании налоговой отчётности (ФНО), которая сдаётся в КГД.
Если признак НУ не проставлен, документ отразится только в бухгалтерском учёте, а в налоговом — нет. На практике это приводит к расхождениям между БУ и НУ, к искажению налоговой базы и к ошибкам при заполнении деклараций. Поэтому в большинстве случаев документы, влияющие на доходы и расходы, должны отражаться и в БУ, и в НУ.
Как настроить автоматическое проставление НУ
- Зайдите в раздел Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи.
- Откройте карточку нужного пользователя.
- Перейдите в Настройки пользователя.
- Найдите в списке параметр «Отражать документы в налоговом учете».
- Установите значение «Да».
После этого при создании новых документов признак отражения в налоговом учёте будет проставляться автоматически, без ручного вмешательства. Это удобно: снижается количество рутинных действий и, что важнее, уменьшается риск забыть проставить флажок вручную.
Настройка выполняется персонально для каждого пользователя
Обратите внимание, что настройка делается индивидуально для каждой учётной записи. Если с базой работают несколько сотрудников и всем нужно автоматическое проставление НУ, настройку следует повторить для каждого пользователя отдельно.
Такой подход удобен, когда в одной базе есть пользователи с разными задачами. Например, если часть сотрудников вводит только вспомогательные или служебные документы, а часть — первичные документы, влияющие на налоговую базу, вы можете включить автоматическое проставление НУ только тем, кому это действительно нужно.
Что важно учитывать в работе
- Настройка влияет только на вновь создаваемые документы. На документы, введённые ранее, она не распространяется — их признак НУ придётся проверять и при необходимости корректировать вручную.
- Даже при включённой автоматической настройке признак НУ в конкретном документе можно снять или изменить вручную, если операция не должна отражаться в налоговом учёте.
- Автоматическое проставление НУ не отменяет необходимости контролировать корректность учёта. Программа лишь ставит флажок; правильность самой операции, счетов и аналитики по-прежнему на ответственности бухгалтера.
- Не все документы требуют отражения в НУ. Есть операции, которые по своей сути влияют только на бухгалтерский учёт. Для них автоматически проставленный признак может оказаться лишним — такие случаи проверяйте отдельно.
Пошаговый порядок внедрения
- Определите, каким пользователям нужно автоматическое проставление НУ.
- Для каждого из них выполните настройку параметра «Отражать документы в налоговом учете» в значение «Да».
- Создайте тестовый документ и убедитесь, что признак НУ проставился автоматически.
- Проверьте, что после проведения документа сформировались движения не только по регистрам БУ, но и по регистрам налогового учёта.
- При необходимости проверьте ранее введённые документы, где признак НУ мог быть не проставлен, и скорректируйте их.
Типичные ошибки
- Настройку включили только одному пользователю и считают, что она действует для всех. В результате документы, введённые другими сотрудниками, оказываются без признака НУ.
- Забывают, что настройка не затрагивает уже созданные документы, и не проверяют «исторические» операции.
- Полностью полагаются на автоматизацию и перестают контролировать документы, где НУ, наоборот, не должно проставляться.
- При расхождении данных БУ и НУ ищут причину в расчётах, хотя источник — в неотражённых в налоговом учёте документах.
Что проверить
- Проверьте, что параметр «Отражать документы в налоговом учете» установлен в значение «Да» у всех пользователей, которым это необходимо.
- Убедитесь, что в новых документах признак НУ действительно проставляется автоматически.
- Сверьте данные бухгалтерского и налогового учёта — нет ли расхождений из-за документов без признака НУ.
- Перед формированием налоговой отчётности (ФНО) проконтролируйте, что все документы, влияющие на налоговую базу, отражены в налоговом учёте.