В 2026 году виртуальный склад создают и используют в ИС ЭСФ для работы с товарами и оформления СНТ в случаях, установленных Правилами оформления СНТ. Приведенные нормы НК РК регулируют переходный порядок возврата превышения НДС и сохранение условий по инвестиционным проектам и соглашениям, поэтому порядок создания и использования виртуального склада ими не установлен (ст. 833, 837, 838, 839 НК РК).
Виртуальный склад ЭСФ: для чего он нужен
Модуль «Виртуальный склад» входит в ИС ЭСФ и предназначен для отражения сведений о товарах, местах их хранения и движении при оформлении связанных электронных документов. Бухгалтер использует данные модуля при работе с СНТ и контролирует соответствие выбранного склада фактической операции.
Виртуальный склад не заменяет складской учет организации. Бухгалтерская или товароучетная программа может содержать более подробные сведения о запасах, себестоимости, партиях и внутренних операциях. В ИС ЭСФ вносят сведения, необходимые для оформления электронных документов в этой системе.
Перед началом работы бухгалтеру нужно определить, требуется ли СНТ для конкретного товара и операции, а также применяется ли при ее оформлении модуль «Виртуальный склад». Ориентироваться следует на действующую редакцию Правил оформления СНТ и предусмотренные ими перечни: порядок работы определяется видом товара и характером операции.
Как создать виртуальный склад в ИС ЭСФ
Перед созданием склада проверьте регистрационные сведения организации и фактический адрес места хранения товаров. Данные карточки должны соответствовать объекту, который организация будет выбирать при оформлении документов в ИС ЭСФ.
Общий порядок работы выглядит так:
- Авторизоваться в ИС ЭСФ под профилем соответствующей организации.
- Перейти к модулю «Виртуальный склад».
- Создать карточку склада и заполнить запрашиваемые сведения об объекте.
- Проверить адрес и остальные реквизиты перед сохранением.
- Убедиться, что созданный склад доступен для выбора при оформлении связанного документа.
Названия кнопок и расположение элементов зависят от действующего интерфейса ИС ЭСФ. Если карточка фактического склада уже существует, сначала проверьте возможность обновить ее сведения. Создание дублирующей карточки может затруднить выбор склада при последующем оформлении документов.
Если система сообщает о расхождении адресных данных, откройте карточку виртуального склада и сопоставьте ее реквизиты с актуальными сведениями об объекте. После внесения доступных изменений сохраните карточку, повторно проверьте адрес и снова выполните операцию с документом. Такой контроль особенно важен после изменения регистрационных или адресных данных организации.
ИС ЭСФ и виртуальный склад: как оформить СНТ
До оформления СНТ бухгалтеру необходимо определить вид операции и роль организации в ней. Затем следует проверить товар, выбранный виртуальный склад, направление движения и остальные обязательные реквизиты документа.
Валюту документа выбирают с учетом вида операции и требований действующей редакции Правил оформления СНТ. Значение в СНТ должно соответствовать сведениям документа, на основании которого оформляется операция, если соответствующее поле предусмотрено формой.
Заполнение и сохранение формы в ИС ЭСФ еще не означает, что оформление документа завершено. После отправки СНТ необходимо проверить результат обработки, присвоенный системой регистрационный номер и текущий статус документа. Черновик следует отличать от документа, принятого и зарегистрированного системой.
Если документ не проходит обработку, последовательно сверьте профиль организации, карточку склада, адрес, сведения о товаре и заполнение обязательных полей. Если ошибка связана с карточкой объекта или товара, исправьте соответствующие исходные данные, а затем повторите формирование либо отправку документа.
ЭСФ и виртуальный склад при интеграции с учетной системой
Работа с виртуальным складом может выполняться через веб-интерфейс ИС ЭСФ либо через настроенный обмен с учетной системой. Состав доступных операций, способ авторизации и порядок передачи данных определяются возможностями ИС ЭСФ и используемой интеграции.
При автоматизированном обмене бухгалтеру необходимо контролировать сведения, передаваемые из учетной системы: организацию, склад, адрес, товарные данные и реквизиты документа. Также следует проверять результат обработки в ИС ЭСФ, поскольку отправка данных из учетной программы еще не подтверждает регистрацию СНТ.
Практический порядок проверки может быть таким:
- сопоставить карточку склада в учетной системе и ИС ЭСФ;
- проверить актуальность наименования и адреса объекта;
- исправить доступные для изменения сведения при расхождении;
- повторить обмен либо отправку документа;
- проверить статус СНТ и наличие регистрационного номера.
Для отдельных отраслей могут применяться специальные информационные системы и отдельные правила обмена сведениями. Такой порядок используют только участники и операции, прямо указанные в соответствующих правилах. Отраслевой механизм обмена нельзя автоматически распространять на всех пользователей ИС ЭСФ.
Что проверить бухгалтеру перед отправкой документа
До оформления СНТ полезно провести короткую контрольную проверку:
- относится ли товар к операциям, для которых предусмотрено оформление СНТ;
- требуется ли для этой операции модуль «Виртуальный склад»;
- правильно ли определена роль организации в операции;
- верно ли выбраны профиль организации и склад;
- соответствуют ли сведения карточки фактическому объекту;
- совпадают ли товарные данные с документами по операции;
- корректно ли заполнены обязательные поля;
- получен ли регистрационный номер после отправки;
- какой статус присвоен документу в ИС ЭСФ.
Для определения обязанности по оформлению СНТ следует использовать действующую редакцию Правил оформления СНТ и предусмотренные ими перечни. Настройки учетной программы и порядок, применявшийся ранее, не заменяют проверку требований к конкретному товару и операции.
Вопросы и ответы
Что такое виртуальный склад в ИС ЭСФ? — Это модуль ИС ЭСФ для отражения сведений о товарах, местах их хранения и движении при оформлении связанных электронных документов.
Как создать виртуальный склад ЭСФ? — Нужно войти в профиль организации, открыть модуль «Виртуальный склад», создать карточку объекта и заполнить запрашиваемые реквизиты. Перед использованием проверьте адрес и убедитесь, что склад доступен для выбора в документе.
Почему документ не отправляется из-за адреса склада? — Сопоставьте адрес в карточке виртуального склада с актуальными данными объекта. После внесения доступных изменений сохраните карточку и повторите операцию.
Когда оформление СНТ завершено? — После отправки необходимо убедиться, что ИС ЭСФ обработала документ, присвоила ему регистрационный номер и отобразила соответствующий статус. Сохраненный черновик не подтверждает завершение оформления.
Можно ли работать с виртуальным складом через учетную систему? — Можно использовать настроенный обмен, если его поддерживают ИС ЭСФ и учетная система. Бухгалтеру при этом необходимо контролировать переданные сведения и результат обработки документа.