Проверено на релизе 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0).
Бухгалтер звонит вам в панике: «Я вижу только свои документы, а реализации по ТОО „Алматы" пропали, вчера были». Права вы ей не меняли. Открываете её профиль — всё на месте, ограничение по организации настроено верно. А документы всё равно «не видно». Вы лезете глубже и упираетесь в служебный справочник, о котором обычный пользователь даже не подозревает, — «Ключи доступа». Именно здесь платформа хранит «отпечатки» того, кому какие записи разрешено видеть. Если эти отпечатки устарели или не заполнились (частый случай после загрузки базы из копии или обновления), пользователь честно теряет доступ к данным, хотя настройки прав в порядке.
Сразу важное: это технический справочник механизма ограничения доступа на уровне записей (RLS). Вручную вы его не заполняете и не должны. У него нет проводок, он не формирует ЭСФ или СНТ, у него нет бухгалтерских печатных форм. Знать про него нужно администратору и главбуху, который раздаёт права, — чтобы понимать, почему «пропадают» документы и как это лечится.
1. Назначение
Справочник «Ключи доступа» хранит уникальные наборы значений (организация, контрагент, склад, вид документа и т. п.), по которым платформа быстро решает: показать конкретному пользователю данную запись или скрыть. Это ядро механизма RLS (Row Level Security) из Библиотеки стандартных подсистем. Заполняется и обновляется автоматически фоновыми заданиями; человек его только диагностирует и, при сбое, инициирует пересчёт.
2. Где найти
Пунктом обычного меню справочник не открыть — он служебный и намеренно спрятан. Три способа добраться:
Главное меню (☰) → «Все функции» → «Справочники» → «Ключи доступа». Если пункта «Все функции» нет, включите его: «Сервис» → «Параметры» → флажок «Отображать команду „Все функции"».
Навигационная ссылка 1С. Главное меню (☰) → «Сервис» → «Активная ссылка» (или «Перейти по ссылке») → вставьте:
e1cib/list/Справочник.КлючиДоступаНастройки самого механизма прав — там же, откуда запускается пересчёт ключей: «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» → «Группы доступа» / «Профили групп доступа».
2а. Как узнать свой релиз
Главное меню (☰) → «Справка» → «О программе». В открывшемся окне: сверху — версия платформы «1С:Предприятие» (например, 8.3.24.x), ниже — строка «Бухгалтерия для Казахстана, редакция 3.0 (3.0.74.2)». Это и есть релиз конфигурации. Все пути в этой методичке даны для 3.0.74.2; в соседних релизах названия команд практически совпадают.
3. Как «заполнить» (правильно — как обслуживать)
Открыв элемент справочника, вы увидите набор служебных полей. Заполнять их руками нельзя — любое ручное изменение платформа перезатрёт при следующем пересчёте, а до этого пользователь может получить неверный доступ. Понимать поля полезно только для диагностики.
| Поле | Что это и зачем | Что будет, если «поправить» вручную |
|---|---|---|
| Код | Внутренний номер ключа. Технический. | Смысла менять нет; при пересчёте не учитывается как настройка. |
| Хеш | Контрольная сумма набора значений доступа. По ней механизм мгновенно находит нужный ключ, не сравнивая значения по одному. | Разойдётся с реальным набором значений — ключ «потеряется», доступ станет непредсказуемым. |
| Табличная часть со значениями | Собственно набор: комбинация организации, контрагента, вида документа и др., к которой привязано разрешение. | Изменение = ложное разрешение или запрет; исправляется только полным пересчётом. |
Что действительно нужно делать вместо ручного заполнения — запустить обновление ключей. Порядок:
- «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав». Убедитесь, что включён флажок «Ограничивать доступ на уровне записей» (RLS). Без него ключи вообще не работают.
- Проверьте настройки в «Профили групп доступа» и «Группы доступа»: у пользователя должны стоять корректные значения ограничений (например, «Организации: ТОО „Алматы"»). Ключи считаются именно по этим настройкам.
- Запустите пересчёт. В типовой конфигурации это делает регламентное задание «Заполнение данных для ограничения доступа» (в некоторых релизах — «Обновление ключей доступа»). Найти и запустить вручную: «Администрирование» → «Обслуживание» → «Регламентные и фоновые задания» → найдите задание с этим именем → «Выполнить сейчас». (Точное имя регламентного задания — единственный пункт, который стоит сверить в вашем релизе: формулировка менялась между версиями БСП.)
- Дождитесь завершения фонового задания (на больших базах — минуты, изредка дольше) и попросите пользователя перезайти.
Обязательное к выполнению условие одно: RLS должен быть включён, а права в профиле — заданы верно. Всё остальное система сделает сама.
4. Разобранный пример
Ситуация. В ТОО ведётся учёт по двум организациям: «ТОО Алматы» и «ТОО Астана». Бухгалтер Сауле должна видеть только «ТОО Алматы». Вчера бухгалтер провела реализацию: товар на 1 000 000 ₸ без НДС, НДС 16% = 160 000 ₸, итого к оплате 1 160 000 ₸. Проводки по этой реализации (для понимания, к какой записи привязывается ключ):
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Содержание |
|---|---|---|---|
| 1210 | 6010 | 1 000 000 | Доход от реализации покупателю |
| 1210 | 3130 | 160 000 | НДС к уплате (16%) |
| 7010 | 1330 | 700 000 | Списана себестоимость товара |
Сам документ реализации и его проводки к справочнику «Ключи доступа» отношения не имеют — это разные подсистемы. Но у документа есть реквизит «Организация = ТОО Алматы». Механизм RLS создаёт ключ доступа с набором значений {Организация = ТОО Алматы} и хешем этого набора. У Сауле в её персональных ключах есть такой же хеш — значит, документ ей виден, и она сразу заметит, что сумма в её акте (1 160 000 ₸) совпадает с проведённой.
Что пошло не так во вводной ситуации. Базу накануне восстановили из копии, а регламентное задание пересчёта ключей отключилось. Ключ {Организация = ТОО Алматы} у документа не создался. Хеша нет — совпадать нечему — документ «пропал» из списка Сауле, хотя проводки на 1 160 000 ₸ на месте, и главбух в полных правах их видит.
Лечение. Администрирование → Регламентные задания → «Заполнение данных для ограничения доступа» → «Выполнить сейчас». Через минуту ключ восстановлен, Сауле перезаходит — реализация снова видна.
5. Виды операции
У служебного справочника нет «видов операции» в бухгалтерском смысле. Функционально он участвует в трёх режимах работы механизма:
- Ключи объектов — какие наборы значений соответствуют каждой записи данных (документу, элементу справочника).
- Ключи пользователей — какие наборы значений разрешены конкретному пользователю/группе доступа.
- Пересчёт (актуализация) — фоновое приведение первых двух в соответствие текущим настройкам прав.
6. Что формируется при работе
Прямо скажем: бухгалтерских движений этот справочник не создаёт. Никаких проводок, никаких ЭСФ в ИС ЭСФ, никаких СНТ, никаких движений по регистрам НДС, взаиморасчётов или налоговым регистрам. Это принципиально — не ищите здесь налоговых последствий.
Что реально происходит «под капотом» при пересчёте:
- заполняются/обновляются элементы справочника «Ключи доступа» (уникальные наборы значений и их хеши);
- обновляются связанные служебные регистры сведений механизма RLS — ключи объектов и ключи пользователей;
- в списки данных для каждого пользователя начинают попадать только записи с разрешёнными хешами.
7. Печатные формы
Бухгалтерских печатных форм у справочника нет. Для контроля и диагностики используйте:
- список самого справочника (
e1cib/list/Справочник.КлючиДоступа) — можно вывести на печать стандартной командой «Ещё → Вывести список»; - отчёт «Права доступа» / «Отчёт по правам пользователей» (Администрирование → Настройки пользователей и прав) — показывает, что фактически разрешено пользователю.
8. Частые ошибки и сообщения 1С
«Нарушение прав доступа!» — пользователь пытается открыть запись, для которой у него нет подходящего ключа. Проверьте настройки его группы доступа; если настройки верны — запустите пересчёт ключей.
«Недостаточно прав для просмотра» / документы пропали из списка. Классический признак незаполненных или устаревших ключей после загрузки из копии, обновления конфигурации или массовой загрузки данных. Лечение — регламентное задание «Заполнение данных для ограничения доступа» → «Выполнить сейчас».
«Выполняется заполнение данных для ограничения доступа…» и это долго. На большой базе первый полный пересчёт идёт заметно. Не прерывайте: дайте фоновому заданию завершиться, следите за ним в списке фоновых заданий.
После включения флажка «Ограничивать доступ на уровне записей» все стали видеть меньше данных. Это нормально: до первого пересчёта ключи ещё не построены. Дождитесь завершения фонового заполнения.
Ручная правка элемента справочника ничего не изменила (или сломала доступ). Ожидаемо — правки перезатираются пересчётом. Не редактируйте ключи вручную, меняйте настройки прав и пересчитывайте.
9. FAQ
(см. отдельный блок вопросов-ответов ниже)
10. Смежные объекты
Справочник «Ключи доступа» не вводится «на основании» и сам ничего не порождает как документ. Он обслуживает механизм ограничения доступа и связан с:
- «Профили групп доступа» и «Группы доступа» (Администрирование → Настройки пользователей и прав) — источник настроек, по которым считаются ключи;
- «Пользователи» — кому раздаются права;
- служебными регистрами сведений механизма RLS (ключи объектов, ключи пользователей, ключи значений);
- регламентным заданием пересчёта ключей доступа.
Все прикладные объекты (реализации, поступления, платёжки) — «клиенты» этого механизма: по их реквизитам (организация, контрагент и т. д.) строятся ключи, но сами документы к справочнику не привязаны настройками.
Как узнать свой релиз
Главное меню (☰) → «Справка» → «О программе»: строка «Бухгалтерия для Казахстана, редакция 3.0» и номер релиза. Эта методичка написана и проверена для релиза 3.0.74.2 платформы «1С:Предприятие 8.3». В других релизах названия команд могут отличаться на слово-два.
Подготовлено для «Бухгалтерия для Казахстана», редакция 3.0, релиз 3.0.74.2.