Справочник «Группы исполнителей задач» в 1С:Управление торговлей для Казахстана — как настроить адресацию задач

Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4).

Задача на согласование заявки «зависла». Вы поставили её на конкретного менеджера, а он ушёл в отпуск — и заявка стоит третий день, потому что подхватить её больше некому. Или наоборот: одну и ту же задачу видят пять человек, каждый думает, что её возьмёт коллега, и в итоге не берёт никто. Обе беды лечатся одним и тем же местом в программе — справочником «Группы исполнителей задач». Здесь вы описываете, кому именно «в общий котёл» падают задачи: не Иванову лично, а «Группе согласования закупок», из которой задачу заберёт любой свободный сотрудник.

1. Назначение

Справочник хранит группы пользователей для адресации задач в бизнес-процессах (согласование заявок, счетов, заказов, поручения). Задачу можно направить не конкретному человеку, а группе — тогда её видят и могут выполнить все участники группы. Это разгружает адресацию: не нужно помнить, кто сейчас на месте, и не нужно переназначать задачи вручную при отпусках и увольнениях.

2. Где найти

Справочник неочевиден — прямой команды на панели разделов у него обычно нет, он открывается из настроек.

• НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы исполнителей задач (в некоторых интерфейсах — раздел Администрирование).
• Также состав группы можно открыть из карточки пользователя: НСИ и администрирование → Пользователи → выбрать пользователя → раздел про группы/задачи.
• Самый быстрый способ — навигационная ссылка. Меню Сервис → Перейти по навигационной ссылке (либо иконка в правом верхнем углу), вставьте:

e1cib/list/Справочник.ГруппыИсполнителейЗадач

Откроется полный список групп независимо от того, показана команда в меню или нет.

2а. Как узнать свой релиз

Справка (значок «?») → О программе. В открывшемся окне вы увидите две строки: версия платформы (например, 8.3.24.xxxx) и конфигурация — «Управление торговлей для Казахстана», редакция 3.4, релиз (например, 3.4.5.21). Ориентируйтесь на релиз конфигурации: именно к нему привязаны состав полей и поведение, описанные ниже. На других релизах мелочи интерфейса могут отличаться.

3. Как заполнить

Справочник иерархический: группы можно вкладывать в группы (папки). Карточка простая, полей немного, но каждое влияет на то, дойдёт задача до людей или нет.

Порядок действий

1. Нажмите Создать (для папки — Создать группу).
2. Впишите Наименование по роли, а не по фамилии.
3. При необходимости укажите Родителя (папку).
4. Перейдите к Составу и кнопкой Добавить внесите пользователей. Один человек может входить в несколько групп — это нормально.
5. Записать и закрыть. Изменения состава действуют сразу: убрали пользователя — новые задачи он по этой группе больше не увидит (уже назначенные лично на него — останутся).

Практика: заводите группы под роли, а не под людей. «Отпускник» из группы просто убирается на время — задачи продолжают идти оставшимся, переделывать бизнес-процессы не нужно.

4. Разобранный пример

Дано: заявки на расходование денег в компании согласуют два человека — Ахметова А. и Нурланов Б. Раньше все задачи ставили лично на Ахметову. Она в отпуске — согласование встало.

Что делаете:

1. Открываете e1cib/list/Справочник.ГруппыИсполнителейЗадач, нажимаете Создать.
2. Наименование: Согласование заявок на расход.
3. В Составе добавляете двух пользователей: Ахметова А., Нурланов Б. Записываете.
4. В настройке маршрута согласования заявок (Казначейство/бизнес-процесс согласования) в качестве исполнителя указываете не Ахметову, а группу «Согласование заявок на расход».

Результат. Новая заявка на 250 000 ₸ уходит на согласование. Задача появляется в списке «Мои задачи» у обоих — и у Ахметовой, и у Нурланова. Пока Ахметова в отпуске, Нурланов открывает задачу, жмёт Взять к исполнению (задача закрепляется за ним, у Ахметовой из активных пропадает) и согласовывает. Процесс идёт дальше без ручного переназначения.

Важно понимать про этот пример. Справочник «Группы исполнителей задач» — это организационная настройка, а не учётный документ. Он не формирует бухгалтерских проводок (никаких Дт/Кт), не создаёт ЭСФ или СНТ, не двигает регистры НДС, взаиморасчётов или себестоимости. Он только определяет, кому видна задача. Поэтому «проводок на цифрах» у этого объекта нет и быть не может — сумма заявки (250 000 ₸) здесь лишь содержимое согласуемого документа, а не то, что порождает группа. Проводки и ЭСФ появятся позже, когда согласованная заявка превратится в платёж и реализацию, — но это уже работа других документов, а не данного справочника.

5. Виды операции

Отдельных «видов операции», как у документов, у справочника нет. По назначению группы бывают такими:

• Функциональные / ролевые — «Кладовщики», «Бухгалтерия», «Менеджеры продаж». Самый частый вариант.
• Согласующие — участники маршрутов согласования заявок, счетов, договоров.
• Территориальные / по подразделениям — «Склад Алматы», «Офис Астана».
• Технические (папки) — группы-родители, которые сами исполнителей не содержат, а только группируют другие группы для порядка в списке.

6. Что формируется при записи

• Проводок — нет. Это справочник, движений по бухгалтерским счетам он не делает.
• Электронных документов — нет. ЭСФ (ИС ЭСФ) и СНТ этот объект не выписывает.
• Что реально меняется: обновляется состав группы, который читает механизм адресации задач. После записи новые задачи на группу становятся видны текущему составу; из активной адресации исключённые пользователи выпадают. Ссылки на элемент справочника подставляются в реквизиты «Исполнитель»/«Ответственный» бизнес-процессов и задач.

7. Печатные формы

Собственных печатных форм у справочника нет — печатать «группу исполнителей» незачем и не предусмотрено. Наглядно посмотреть, кто куда входит, можно так:

• Ещё → Изменить форму / Вывести список — выгрузить список групп в табличный документ или Excel для проверки и согласования.
• Отчёты по задачам и исполнению поручений (раздел с задачами) показывают, на какие группы и на кого поставлены задачи.

8. Частые ошибки

«Не указан исполнитель задачи» / задача не назначилась. Причина — в маршруте согласования указана группа с пустым составом. Откройте группу, добавьте хотя бы одного пользователя, запишите. Уже сорвавшуюся задачу переназначьте вручную.

Задачу никто не видит, хотя группа заполнена. Проверьте, что у пользователей из состава действующие учётные записи (не помечены «Недействителен», есть вход в программу). Уволенный/отключённый пользователь задачу не увидит, даже оставаясь в составе.

«Элемент используется…» при попытке удаления. Группа участвует в незакрытых задачах или в настройке маршрута. Не удаляйте — пометьте на удаление, а в настройке процесса замените её на другую группу. Удалять физически можно только после того, как контроль ссылочной целостности не найдёт ссылок.

Дублирование групп с почти одинаковыми именами («Кладовщики» и «Склад»). Задачи расползаются по двум спискам, часть теряется. Оставьте одну группу, во всех маршрутах переставьте на неё, вторую пометьте на удаление.

Один человек «завален» задачами группы. Так бывает, если в составе он один. Добавьте коллег — задачи будут доступны всем, и любой сможет Взять к исполнению.

9. FAQ

В чём разница между «Группами исполнителей задач» и «Группами пользователей»? «Группы пользователей» управляют правами доступа (что человек видит и может менять в данных). «Группы исполнителей задач» управляют адресацией задач (кому падает поручение). Это разные справочники и разные задачи — не путайте.

Могут ли задачу видеть несколько человек одновременно? Да. В этом смысл групповой адресации: задача видна всему составу, пока кто-то не нажмёт Взять к исполнению. После этого она закрепляется за исполнителем.

Как временно исключить сотрудника (отпуск, больничный)? Уберите его из состава группы и запишите. Новые задачи он по этой группе не получит. Вернулся — добавьте обратно. Переделывать маршруты не нужно.

Формирует ли этот справочник проводки, ЭСФ или СНТ? Нет. Это организационная настройка. Ни бухгалтерских проводок, ни ЭСФ (ИС ЭСФ), ни СНТ он не создаёт и на НДС не влияет.

Можно ли вложить одну группу в другую и получить общий состав? Иерархия (родитель–потомок) служит только для порядка в списке. Состав не наследуется: во вложенной группе нужно перечислить участников явно.

Почему я не нахожу справочник в меню? Команда часто не выведена на панель. Откройте его через настройки пользователей и прав или напрямую по ссылке e1cib/list/Справочник.ГруппыИсполнителейЗадач.

Можно ли включить одного человека в несколько групп? Да, ограничений нет. Например, кладовщик может быть и в «Кладовщиках», и в «Приёмке товара» одновременно.

Что будет с уже назначенными задачами, если убрать человека из группы? Задачи, которые он уже взял к исполнению лично, останутся у него. Из адресации на будущие задачи группы он выпадет.

Кто может редактировать состав групп? Пользователь с правами администрирования пользователей и прав. Обычному менеджеру состав групп исполнителей, как правило, недоступен на изменение.

Влияет ли группа на закрытие месяца или отчётность? Нет. Она относится к организации работы с задачами, а не к учёту, и в регламентных операциях и отчётах по НДС/ИПН не участвует.

10. Смежные объекты

• Пользователи (Справочник.Пользователи) — из них набирается состав группы; отсюда же можно посмотреть, в какие группы входит человек.
• Группы пользователей — соседний механизм, но про права доступа, а не про задачи.
• Бизнес-процессы и задачи (согласование заявок на расход, счетов, поручения) — именно они используют группу как исполнителя; на основании их работы задачи и попадают на группу.
• Заявки на расходование денежных средств, Заказы, договоры — документы, чьё согласование маршрутизируется через группы исполнителей.

Как узнать свой релиз

Справка → О программе. Строка «Конфигурация» покажет «Управление торговлей для Казахстана», редакцию 3.4 и точный релиз; отдельно указана версия платформы 1С:Предприятие. Сверяйте релиз перед тем, как повторять шаги, — на других версиях расположение полей может немного отличаться.

Методичка подготовлена для релиза 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4).