Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4).
Кадровик просит приложить к карточке нового сотрудника скан удостоверения личности и справку с ИИН. Или налоговая при проверке запросила копии документов физлиц, а бумаги давно потеряны — но кто-то когда-то сфотографировал их и «куда-то в 1С загрузил». Вы открываете карточку физлица, жмёте «Присоединённые файлы» — и видите этот список. Именно здесь живут все файлы, которые кто-либо прикреплял к конкретному человеку: сканы, фото, PDF, договоры ГПХ. Разберёмся, как класть их сюда правильно, чтобы потом не искать.
1. Назначение
Это служебный справочник хранилища файлов. В нём лежат файлы, присоединённые к элементам справочника «Физические лица»: сканы документов, фотографии, PDF-копии. Сам он не делает проводок и не формирует отчётность — это «папка внутри карточки человека». Каждый файл привязан к одному физлицу-владельцу.
2. Где найти
Напрямую как отдельный пункт меню справочник не открывается — он всегда открывается «изнутри» физлица:
- НСИ и администрирование → Физические лица (либо из карточки сотрудника, контрагента-физлица, подотчётника).
- Откройте нужное физлицо → в командной панели или в навигации карточки нажмите «Присоединённые файлы» (иконка скрепки).
- Откроется список файлов только этого человека.
Чтобы увидеть весь справочник целиком (все файлы всех физлиц сразу — обычно нужно администратору), выполните Сервис → «Перейти по навигационной ссылке» и вставьте:
e1cib/list/Справочник.ФизическиеЛицаПрисоединенныеФайлы
2а. Как узнать свой релиз
Главное меню (значок ≡ вверху слева) → Справка → О программе. В открывшемся окне видны версия платформы «1С:Предприятие» (например, 8.3.24.x) и релиз конфигурации — строка «Управление торговлей для Казахстана, редакция 3.4 (3.4.5.21)». Инструкция ориентирована именно на 3.4.5.21; в других релизах набор полей может чуть отличаться.
3. Как заполнить
Файл не «заполняют» вручную по полям — его загружают, а часть реквизитов подставляется сама. Порядок:
- В списке присоединённых файлов нажмите «Добавить» (или «Создать») → выберите способ:
- Загрузить с диска — выбрать готовый файл (скан, фото, PDF).
- Отсканировать — если к рабочему месту подключён сканер (диалог выбора устройства и разрешения).
- Укажите файл — и он попадёт в хранилище.
Ключевые поля карточки файла:
| Поле | Зачем нужно и что будет при ошибке |
|---|---|
| Наименование (ОБЯЗАТЕЛЬНОЕ) | Имя файла в списке. Подставляется из имени загружаемого файла. Назовите по смыслу — «Удостоверение личности», «Справка ИИН». Если оставить «IMG_0345», через месяц не найдёте нужное. |
| Владелец (ОБЯЗАТЕЛЬНОЕ) | Физлицо, к которому привязан файл. Заполняется автоматически тем человеком, из чьей карточки вы загружали. Вручную не меняется — привязка задаётся местом загрузки. Ошибётесь карточкой — скан окажется у чужого сотрудника. |
| Расширение | Тип файла (jpg, pdf, png). Подставляется само. Влияет на то, какой программой откроется файл. |
| Размер | Объём в байтах/КБ. Заполняется автоматически. Слишком большие сканы (десятки МБ) раздувают базу — сжимайте до разумного. |
| Автор | Кто загрузил файл. Ставится по текущему пользователю. Нужен для разбора «кто это залил». |
| Дата создания / Дата изменения | Когда файл добавлен и когда правился версия. Заполняются автоматически. |
| Описание | Свободный комментарий: «копия для договора ГПХ №12». Необязательное, но экономит время при поиске. |
| Защита от редактирования (Дата) | Пока файл «занят» пользователем (кнопка «Редактировать»), другие его менять не могут. Забудете нажать «Закончить редактирование» — файл останется заблокированным за вами. |
После загрузки файл сразу доступен по кнопкам «Открыть», «Сохранить как…», «Просмотр».
4. Разобранный пример
Ситуация. Принимаете на работу сотрудника Ахметова А. Кадровик дал скан удостоверения личности (JPG, 1,8 МБ) и справку с ИИН (PDF). Нужно приложить оба к карточке физлица.
Шаги:
- НСИ и администрирование → Физические лица → открываете «Ахметов А.».
- Нажимаете «Присоединённые файлы» → Добавить → Загрузить с диска → выбираете
uds_ahmetov.jpg. - В поле Наименование пишете «Удостоверение личности (лицевая)», в Описании — «для трудового договора».
- Повторяете для
iin_spravka.pdf→ Наименование «Справка ИИН».
Результат в списке:
| Наименование | Расширение | Размер | Автор | Владелец |
|---|---|---|---|---|
| Удостоверение личности (лицевая) | jpg | 1,8 МБ | Бухгалтер | Ахметов А. |
| Справка ИИН | 240 КБ | Бухгалтер | Ахметов А. |
Проводки Дт/Кт: не формируются. Это принципиально. Присоединённые файлы — служебный объект хранения. Он не создаёт бухгалтерских записей, не влияет на НДС (16% в РК с 2026 г.), на ИПН, ОПВ, вычеты (базовый вычет 30 МРП, МРП = 4 325 ₸) и на любые регистры учёта. Сумма договора ГПХ с Ахметовым, налоги и проводки по 3350/3120 пойдут через кадровые и денежные документы — а здесь лежит только скан. Если кто-то ждёт от этого объекта проводок — он перепутал его с документом начисления.
5. Виды операции
Отдельных «видов операции», как у документов, здесь нет. Доступные действия над файлом:
- Загрузить / отсканировать — добавить новый файл.
- Открыть / Просмотр — посмотреть содержимое.
- Редактировать → Закончить редактирование — открыть на правку и вернуть с новой версией.
- Сохранить как… — выгрузить копию на диск.
- Создать новую версию — заменить содержимое, сохранив историю.
- Подписать ЭЦП / Проверить подпись — заверить файл электронной подписью.
- Зашифровать / Расшифровать — защитить содержимое.
- Пометить на удаление.
6. Что формируется
Только служебные движения хранилища — не бухгалтерия и не электронные документы:
- Двоичные данные файла сохраняются либо в самой информационной базе, либо в томе на диске (зависит от настройки НСИ и администрирование → Настройки работы с файлами → Хранить файлы в томах на диске).
- Версии файла — подчинённый справочник версий; при каждой правке через «Закончить редактирование» создаётся новая версия, старая остаётся в истории.
- Сведения об ЭЦП и шифровании — если файл подписан/зашифрован.
ЭСФ (ИС ЭСФ), СНТ, счета-фактуры не формируются — это не документ реализации. Для ЭСФ/СНТ используйте соответствующие документы продаж и «Электронные документы».
7. Печатные формы
Собственных печатных форм («Товарная накладная», «Счёт-фактура» и т. п.) справочник не имеет — печатать нечего. Файл можно открыть в ассоциированной программе (просмотрщик изображений, PDF-ридер) и распечатать уже оттуда, либо сохранить на диск кнопкой «Сохранить как…».
8. Частые ошибки
- «Файл занят для редактирования пользователем …». Кто-то нажал «Редактировать» и не закончил. Решение: пусть этот пользователь нажмёт «Закончить редактирование»; либо администратор снимает блокировку через «Отменить редактирование».
- «Превышен максимальный размер файла». Скан слишком большой. Уменьшите разрешение сканирования или увеличьте лимит в Настройках работы с файлами.
- «Недопустимое расширение файла». Загружаете тип из списка запрещённых (например, exe). Сохраните документ в PDF/JPG.
- Файл не открывается: «Не удалось получить файл из тома». Том на диске недоступен (перемещён/нет прав). Проверьте путь тома и права доступа к сетевой папке в настройках томов.
- Файл виден, но пустой / «0 байт». Загрузка прервалась. Удалите запись и загрузите заново.
- Приложили не к тому человеку. Владельца сменить нельзя — пометьте файл на удаление и загрузите его из правильной карточки физлица.
9. FAQ
Делает ли этот справочник проводки? Нет. Это хранилище файлов. Проводки, НДС 16%, ИПН, ОПВ формируют документы учёта, а не присоединённые файлы.
Где физически лежат загруженные сканы? В информационной базе или в томах на диске — смотрите «НСИ и администрирование → Настройки работы с файлами». Для крупных объёмов файлов рекомендуется хранение в томах.
Как приложить сразу несколько файлов? В списке присоединённых файлов «Добавить → Загрузить с диска» и выделите несколько файлов; либо перетащите их мышью в окно списка.
Можно ли изменить содержимое файла, не теряя старое? Да. Нажмите «Редактировать», внесите правки, затем «Закончить редактирование» — создастся новая версия, прежняя останется в истории версий.
Как подписать скан ЭЦП? Выделите файл → «Подписать ЭЦП», выберите сертификат. Подпись хранится вместе с файлом; проверить её можно командой «Проверить электронную подпись».
Почему файл нельзя удалить обычной кнопкой? Удаление идёт через пометку на удаление и последующее «Удаление помеченных объектов» — как у любого справочника, чтобы не потерять связанные данные.
Влияет ли размер файлов на скорость 1С? Хранение в самой базе раздувает её и замедляет обслуживание. Для большого числа сканов настройте хранение в томах на диске.
Виден ли файл всем пользователям? Только тем, у кого есть права на физлицо-владельца и на подсистему файлов. Права настраиваются в профилях доступа.
Можно ли открыть этот справочник списком по всем физлицам?
Да — через «Перейти по навигационной ссылке»: e1cib/list/Справочник.ФизическиеЛицаПрисоединенныеФайлы. Обычно это делает администратор.
Что будет с файлами при удалении физлица? Пока у физлица есть присоединённые файлы, удалить его не дадут (контроль ссылочной целостности). Сначала пометьте на удаление файлы.
10. Смежные объекты
- На основании чего появляется: элемент справочника «Физические лица» — файл всегда присоединяется к конкретному человеку и без него не существует.
- Связанные объекты: «Сотрудники», «Контрагенты» (для физлиц), кадровые документы, договоры ГПХ, авансовые отчёты подотчётников — из их карточек тоже удобно приложить сканы к тому же физлицу.
- Подчинённый объект: справочник версий файлов — история изменений содержимого.
Как узнать свой релиз: Главное меню → Справка → О программе — там платформа и релиз конфигурации.
Материал подготовлен для «Управление торговлей для Казахстана», релиз 3.4.5.21 (редакция 3.4).