Төлем тәсілінің мәні (қолма-қол немесе қолма-қол ақшасыз есеп айырысу) ЭШФ-ға автоматты түрде тартылуы үшін бұл деректемені контрагентпен жасалған шарттың карточкасында бір рет көрсету жеткілікті. Осыдан кейін жүйе таңдалған мәнді осы шарт бойынша ресімделген барлық шот-фактураларға өзі қоятын болады, сондықтан төлем тәсілін әр жолы қолмен толтырудың қажеті болмайды.
Шартта төлем тәсілін неге баптау керек
Есеп айырысу тәсілі көрсетілетін ЭШФ бөлімі — электрондық шот-фактураның міндетті деректемесі. Егер бухгалтер оны әр құжат бойынша қолмен толтырса, бір контрагентпен жасалатын біртектес мәмілелер арасында қате басу мен айырмашылықтар қаупі артады. Деректемені шартқа байланыстыру бұл мәселені «кіре берісте» шешеді: мән мәміле шарттары деңгейінде бір рет белгіленеді және одан әрі құжаттарға автоматты түрде көшіріледі.
- Бір шарт бойынша ЭШФ-ны жаппай ұсынған кезде уақытты үнемдеу.
- Деректердің бірегейлігі — шарт бойынша барлық шот-фактураларда төлем тәсілі бірдей болады.
- Қолмен орындалатын операциялар аз болса — жазып беру кезіндегі қателер де азаяды.
Мұны 1С:Қазақстан үшін Бухгалтерия бағдарламасында қалай жасау керек
Баптау контрагент шартының карточкасында орындалады. Әрекеттердің жалпы тәртібі мынадай:
- Контрагенттер анықтамалығын ашып, қажетті контрагентті таңдаңыз.
- Шарттар тізіміне өтіп, қажетті шарттың карточкасын ашыңыз (немесе әлі жоқ болса, жаңа шарт жасаңыз).
- «Төлем тәсілі» деректемесін табыңыз.
- Қажетті мәнді белгілеңіз — қолма-қол немесе қолма-қол ақшасыз есеп айырысу.
- Шарт карточкасын сақтап, жабыңыз («Жазу және жабу» батырмасы).
Сақталғаннан кейін осы шарт бойынша сату құжатын ресімдеп, ЭШФ жазып берген кезде таңдалған төлем тәсілі шот-фактураға автоматты түрде қойылады. Осылайша, баптау шарт деңгейінде бір рет орындалады, ал одан әрі жүйе қажетті мәнді осы шарт бойынша ресімделген барлық шот-фактураларға өзі тартады.
Автоматты қоюдың жұмыс істейтінін қалай тексеру керек
Тетіктің дұрыс жұмыс істейтініне көз жеткізу үшін бір құжатты ресімдеп, нәтижесін тексеріңіз:
- Төлем тәсілі белгіленген шарт бойынша сату құжатын жасаңыз.
- Оның негізінде ЭШФ қалыптастырыңыз.
- ЭШФ-ның есеп айырысу тәсіліне жауап беретін бөлімін ашып, мәннің автоматты түрде толтырылғанына және шартта көрсетілгенмен сәйкес келетініне көз жеткізіңіз.
- Қажет болса, осы шарттың бірнеше құжаты бойынша тексеруді қайталаңыз.
Маңызды нюанстар
- Әр шарт үшін жеке баптау. Деректеме нақты шарттың карточкасында белгіленеді. Егер контрагентте бірнеше шарт болса, мәнді олардың әрқайсысында көрсету қажет.
- Қолмен енгізудің басымдығы. Автоматты қою деректемені құжат жасау кезінде толтырады, алайда бухгалтер, әдетте, осы операция бойынша есеп айырысу шарттары өзгеше болса, нақты ЭШФ-дағы мәнді қолмен түзете алады.
- Бұрын жазылып берілген құжаттарды өзгерту. Егер сіз шарттағы төлем тәсілін өзгертсеңіз, бұрын ресімделген ЭШФ-лар автоматты түрде қайта есептелмейді — оларды бөлек тексеріңіз.
- Нақты шарттарға сәйкестік. Көрсетілген төлем тәсілі мәміле бойынша есеп айырысудың нақты тәртібіне және шарт талаптарына сәйкес келуі тиіс.
Тұрпатты қателер
- Шарттағы «Төлем тәсілі» деректемесі бос қалдырылған — онда ЭШФ-дағы мәнді қолмен толтыруға тура келеді, ал автоматты қою іске қосылмайды.
- Мән құжаттар нақты ресімделетін шартта емес, басқа шартта көрсетілген (мысалы, контрагентте бірнеше шарт бар).
- Сату құжатында шарт таңдалмаған — шартқа байланысы жоқ болса, жүйе қандай мән қою керегін «білмейді».
- Шарттағы деректемені өзгерткеннен кейін бухгалтер бұрын жазылып берілген ЭШФ-лар жаңарады деп күтеді, бірақ бұлай болмайды.
- Шарттағы төлем тәсілі есеп айырысудың нақты тәртібіне сәйкес келмейді, бұл шот-фактуралардағы алшақтықтарға әкеледі.
Нені тексеру керек
- Шарт карточкасында «Төлем тәсілі» деректемесі толтырылған ба (қолма-қол немесе қолма-қол ақшасыз есеп айырысу).
- ЭШФ қалыптастырылатын сату құжатында қажетті шарт көрсетілген бе.
- Төлем тәсілінің мәні ЭШФ-ға автоматты түрде қойылды ма және ол шарт деректерімен сәйкес келе ме.
- Контрагентпен есеп айырысу шарттары өзгерсе, шарттағы төлем тәсілі өзекті ме.
- Егер контрагенттің шарттары бірнешеу болса, олар жеке-жеке тексерілді ме.
Қорытынды: төлем тәсілі ЭШФ-ға автоматты түрде түсуі үшін шарт карточкасындағы аттас деректемені бір рет дұрыс толтыру жеткілікті. Бұл — шот-фактураларды жазып беруді жеңілдететін және контрагентпен жаппай құжат айналымы кезінде қателер ықтималдығын азайтатын стандартты тәсіл.