Мәселенің сипаттамасы мен негізгі себебі
Тәжірибеде «Бөлшек сауда» (Розница) бағдарламасынан «Бухгалтерия» базасына деректерді тасымалдағаннан кейін, Шығыс кассалық ордерлері (ШКО/РКО) Касса кітабы (Кассовая книга) есебінде көрінбей қалатын жағдайлар жиі кездеседі. Мұндай сәтте сасқалақтаудың қажеті жоқ. Әріптестер, мен сізге әдіскер ретінде айтарым: бұл деректер алмасу (обмен данными) механизмінің қателігі емес. Деректер алмасу процесі дұрыс жұмыс істеп тұр және құжаттар базаға еш шығынсыз, толықтай түседі.Мәселенің негізгі себебі — құжаттардың базаға «құйылмай» қалуында емес, олардың «Касса» деректемесінде (реквизит) көрсетілген аналитикалық мәліметтер мен есепті қалыптастыру кезіндегі іріктеулердің (отбор) сәйкес келмеуінде.
Неліктен мұндай жағдай орын алады?
1С бағдарламасындағы кез келген есеп, мейлі ол Касса кітабы болсын немесе БЖЗҚ (ЕНПФ) мен ЖТС (ИПН) бойынша есептер болсын, нақты аналитикалық бөліністерге (аналитические разрезы) негізделеді. Техникалық тұрғыдан алғанда, құжаттар тек есепте таңдалған кассадан басқа кассалық нысанға тіркелгендіктен «көрінбейді».Пайдаланушы ретінде сізге құжаттар «құйылмай қалған» (не переливаются) сияқты көрінуі мүмкін, бірақ іс жүзінде олар деректер базасында бар. Тек олар есеп қалыптастырылып жатқан нақты кассаға емес, басқа аналитикалық шотқа байланған. Бұл — деректерді өңдеу және есептің іріктеуін баптау кезіндегі жиі кездесетін әдістемелік жағдай.
Мәселені шешудің қадамдық нұсқаулығы
Егер ШКО құжаттары Касса кітабында көрінбесе, келесі әрекеттерді ретімен орындауды ұсынамын:
Құжатты және оның қозғалысын тексеру: «Бухгалтерия» базасындағы нақты Шығыс кассалық ордерін ашып, ондағы «Касса» деректемесінде (реквизит) қай нысан көрсетілгенін тексеріңіз. Сондай-ақ, «Құжаттардың қозғалысы» (Движения документа) батырмасы арқылы құжаттың бухгалтерлік өткізбелері (проводкалары) жасалғанына көз жеткізіңіз.
Есептің баптауларын салыстыру: Құжатта көрсетілген кассаны «Касса кітабы» есебін қалыптастыру кезіндегі іріктеуде (отбор) таңдалған кассамен салыстырыңыз. Олардың бірдей екеніне көз жеткізіңіз.
Есепті қайта қалыптастыру: Есепті құжатта іс жүзінде көрсетілген касса бойынша қайта қалыптастырыңыз немесе барлық операциялар өткен кассаларды қамту үшін іріктеу (отбор) өрісін кеңейтіңіз.
Қатені түзету: Егер құжатта касса қате көрсетілген болса, оны түзету қажет. Бағдарлама параметрлеріне байланысты, бұл түзетуді деректерді жүктегенге дейін «Бөлшек сауда» базасында немесе тікелей «Бухгалтерия» базасында (сәйкестендіру баптауларын ескере отырып) жасауға болады.
Болашақта қателерді болдырмау жолдары
Мұндай техникалық және әдістемелік түсініспеушіліктер қайталанбауы үшін келесі ережелерді сақтауға кеңес беремін:
- Бірыңғай анықтамалықтар мен Mapping: «Бөлшек сауда» және «Бухгалтерия» бағдарламаларында кассалардың бірыңғай анықтамалығы қолданылатынына және сәйкестендіру баптауларының (mapping) дұрыс орнатылғанына көз жеткізіңіз.
- Қызметкерлерді оқыту: Кассирлерге «Бөлшек сауда» базасында ШКО толтыру кезінде бухгалтерлік есептің талаптарына және ШКО-ның есептік саясатына сәйкес келетін дұрыс кассаны таңдауды қатаң тапсырыңыз.
Жиі қойылатын сұрақтар
Сұрақ: Бұл деректер алмасудың (обмен данными) дұрыс бапталмағанын немесе бағдарламалық қатені білдіре ме? Жауап: Жоқ, механизм дұрыс жұмыс істеп тұр. Мәселе тек визуальды және аналитикалық сипатта — кассалардың сәйкес келмеуіне байланысты құжаттар есептің іріктеуіне (выборка) түспей қалады.Сұрақ: Мұндай шатасуды болдырмау үшін ең тиімді жол қандай? Жауап: Екі база арасындағы анықтамалықтарды синхрондау (үйлестіру) және қызметкерлердің кассаны таңдау кезіндегі жауапкершілігін арттыру қажет. Кез келген құжаттың «Касса» деректемесі — бұл есептің дұрыс шығуының негізі.