Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4).
Поставщик передал вам товар на ответственное хранение, а теперь прислал акт на выкуп — с подписями, печатью и суммой. Вы завели документ «Выкуп принятых на хранение товаров», но бумажный акт нужно держать рядом с ним: чтобы через полгода при сверке не искать папку на полке, чтобы аудитор открыл документ и сразу увидел основание, чтобы коллега из другого офиса не звонил вам «пришли скан». Именно для этого служит справочник «ВыкупПринятыхНаХранениеТоваровПрисоединённыеФайлы». Это не бухгалтерский документ и он не делает проводок — это «скрепка», которая привязывает скан, фото или PDF к конкретной строке выкупа.
1. Назначение
Справочник хранит файлы (сканы, фото, PDF, XLS, письма), присоединённые к документу «Выкуп принятых на хранение товаров». Каждый элемент — это один файл со ссылкой на владельца (сам документ выкупа). Сам по себе элемент не участвует в учёте и не формирует движений по регистрам — он только держит вложение и его версии.
2. Где найти
Отдельного пункта меню у этого справочника нет — он служебный и открывается «изнутри» документа:
- Продажи (или Склад и доставка) → Выкуп принятых на хранение товаров → откройте нужный документ → команда «Присоединённые файлы» (значок скрепки на верхней панели или Ещё → Присоединённые файлы).
- В открывшемся списке — Добавить, перетаскивание файла мышью или Создать по шаблону / со сканера.
Открыть весь справочник напрямую (например, для массового поиска вложений) можно через навигационную ссылку. Скопируйте её, затем в 1С: Сервис → «Перейти по навигационной ссылке» (или Файл → в некоторых конфигурациях меню «Функции для технического специалиста»):
e1cib/list/Справочник.ВыкупПринятыхНаХранениеТоваровПрисоединённыеФайлы
2а. Как узнать свой релиз
Главное меню (значок ≡ или «Справка») → «О программе». В окне видно версию платформы «1С:Предприятие» (например, 8.3.24.xxxx) и релиз конфигурации — здесь должно быть «Управление торговлей для Казахстана», редакция 3.4, версия 3.4.5.21. Если версия ниже — часть полей и команд работы с файлами может отличаться.
3. Как заполнить
Форма присоединённого файла простая. Разберём поля по назначению, а не по «обязательности».
| Поле | Зачем нужно | Что будет, если заполнить неверно |
|---|---|---|
| Наименование (обязательное) | Как файл называется в списке. По умолчанию — имя исходного файла. | Пустое имя система не пропустит. Оставите «Документ (1)» — потом не найдёте нужный акт среди десятка вложений. |
| Файл (обязательное — само вложение) | Собственно двоичное содержимое: скан, PDF, фото. Добавляется кнопкой Добавить, перетаскиванием или Сканировать. | Без файла элемент бессмысленен. Прикрепите не тот скан — головной документ будет ссылаться на чужое основание. |
| Расширение | Заполняется автоматически из имени файла (pdf, jpg, xlsx). Определяет, чем файл откроется. | Меняете вручную на неверное — файл не откроется штатной программой. |
| Хранить версии (флажок) | Включает версионирование: каждое редактирование сохраняется отдельной версией. | Выключите — правки затрут предыдущий вариант без возможности вернуться. |
| Автор / Дата создания / Дата изменения | Служебные поля, заполняются автоматически. Показывают, кто и когда добавил вложение. | Вручную не редактируются — это ваш след для аудита. |
| Комментарий | Свободная заметка: «оригинал у поставщика», «акт с расхождением по цене». | Не заполните — коллега не поймёт статус документа. |
| Подписан ЭЦП (если используется) | Признак наличия электронной подписи на файле. | Ставится при подписании через Ещё → Подписать. Руками не имитируйте — при проверке подписи 1С уличит подмену. |
Порядок действий по шагам:
- Откройте документ «Выкуп принятых на хранение товаров».
- Нажмите «Присоединённые файлы».
- Добавить → выберите файл с диска (или перетащите мышью, или Сканировать с подключённого сканера).
- При необходимости переименуйте, включите «Хранить версии», впишите комментарий.
- Записать и закрыть. Файл лёг в информационную базу (или в том хранения файлов, если он настроен) и привязался к документу.
Совет: если файлов много, называйте их по смыслу — «Акт выкупа №12 от 23.09.2026», «Счёт-фактура поставщика», «Фото упаковки». Поиск в списке идёт по наименованию.
4. Разобранный пример
Ситуация. ТОО «Астана-Ритейл» приняло от поставщика ТОО «Снаб» партию товара на ответственное хранение. 23.09.2026 стороны подписали акт выкупа: 200 единиц товара по цене 5 800 ₸ с НДС за единицу. Итого 1 160 000 ₸, в том числе НДС 16%.
Считаем:
- Стоимость без НДС: 1 160 000 ÷ 1,16 = 1 000 000 ₸
- НДС 16%: 1 000 000 × 16% = 160 000 ₸
Действия:
- Проводите документ «Выкуп принятых на хранение товаров» на сумму 1 160 000 ₸.
- Открываете «Присоединённые файлы», добавляете скан подписанного акта:
Акт выкупа №12 от 23.09.2026.pdf. - В комментарии пишете: «Оригинал получен, расхождений нет».
Проводки формирует головной документ выкупа (справочник присоединённых файлов проводок не делает):
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Содержание |
|---|---|---|---|
| 1330 «Товары» | 3310 «КЗ поставщикам» | 1 000 000 | Товар оприходован в собственность |
| 1420 «НДС к возмещению» | 3310 «КЗ поставщикам» | 160 000 | Входной НДС 16% по счёту-фактуре |
| — | 003 (забаланс, товары на хранении) | 1 160 000 | Списание с ответственного хранения |
После оплаты поставщику: Дт 3310 Кт 1030 — 1 160 000 ₸.
Скан акта теперь навсегда «висит» на документе: при сверке с ТОО «Снаб» вы за секунду покажете основание и подписанную сумму, не поднимая бумажный архив.
5. Виды операции
У присоединённого файла как такового «видов операции» в бухгалтерском смысле нет. Но набор действий над ним фиксированный:
- Добавить из файла — загрузка с диска.
- Со сканера — прямое сканирование в базу.
- По шаблону — создание из типового шаблона (например, письма).
- Просмотреть / Редактировать / Закончить редактирование — открытие и правка с блокировкой.
- Хранить версии / Перейти к версиям — история изменений.
- Подписать ЭЦП / Проверить подпись — работа с электронной подписью.
- Пометить на удаление — файл убирается после обработки «Удаление помеченных объектов».
6. Что формируется при проведении
Ключевой момент: справочник присоединённых файлов не проводится и не создаёт бухгалтерских проводок, движений по регистрам накопления, ЭСФ или СНТ. Это хранилище вложений.
Всю «учётную» часть даёт головной документ «Выкуп принятых на хранение товаров»:
- проводки по счетам 1330 / 1420 / 3310 / 003 (см. пример выше);
- движения по регистрам товародвижения и взаиморасчётов;
- при необходимости — выписку ЭСФ в ИС ЭСФ и оформление СНТ (сопроводительной накладной на товары), если товар подлежит прослеживаемости.
Присоединённый же файл при записи лишь:
- сохраняет двоичные данные файла (в базе или в томе хранения);
- при включённом версионировании создаёт запись версии;
- фиксирует автора, дату и, при подписании, сведения об ЭЦП.
7. Печатные формы
Собственных печатных форм у элемента справочника нет — печатается его содержимое штатной программой (PDF-ридером, просмотрщиком изображений). Из формы файла доступны:
- Открыть / Просмотреть — показать файл;
- Сохранить как… — выгрузить копию на диск;
- Печать — печать средствами ассоциированного приложения.
Печатные формы бухгалтерских документов (акт, счёт-фактура) относятся к головному документу выкупа, а не к вложению.
8. Частые ошибки
«Превышен максимальный размер файла» — файл больше лимита, заданного в настройках работы с файлами. → Уменьшите разрешение скана (200–300 dpi достаточно) или увеличьте лимит: НСИ и администрирование → Общие настройки → Присоединённые файлы → Максимальный размер файла.
«Файл занят другим пользователем (редактируется)» — кто-то открыл файл на редактирование и не завершил. → Дождитесь, пока он нажмёт «Закончить редактирование», либо администратор снимает блокировку через список занятых файлов.
«Не удалось распознать сканер / нет источника TWAIN» — не подключено оборудование сканирования. → Проверьте драйвер сканера и настройку в НСИ и администрирование → Обмен с ЭДО / Сканирование.
Файл добавился, но в списке пустой значок и не открывается — не заполнилось расширение или файл повреждён при загрузке. → Удалите вложение и добавьте заново, убедившись, что исходный файл открывается на диске.
«Недостаточно прав для добавления присоединённых файлов» — у роли пользователя нет права на работу с файлами. → Администратор включает соответствующие права в профиле доступа.
9. FAQ
В: Этот справочник делает проводки или движения по НДС? О: Нет. Он только хранит файлы. Проводки (1330/1420/3310) и НДС 16% формирует головной документ «Выкуп принятых на хранение товаров».
В: Где физически лежат файлы — в базе или на диске? О: По умолчанию в информационной базе. Если администратор настроил тома хранения файлов, вложения кладутся на диск/сетевой ресурс, а в базе остаётся ссылка. Настройка — в разделе присоединённых файлов администрирования.
В: Можно ли прикрепить несколько файлов к одному документу? О: Да, количество не ограничено — каждый файл станет отдельным элементом справочника с общим владельцем-документом.
В: Как вернуть предыдущую версию скана, если я загрузил не тот? О: Если был включён флажок «Хранить версии» — откройте Перейти к версиям, выберите нужную и сделайте её активной. Если версионирование не включалось, прежний файл затёрт.
В: Удалил документ выкупа — что с файлами? О: Присоединённые файлы принадлежат документу. При пометке документа на удаление вложения помечаются вместе с ним и удаляются процедурой «Удаление помеченных объектов».
В: Можно ли подписать скан акта ЭЦП прямо в 1С? О: Да, через Ещё → Подписать, если в базе настроена криптография и установлен сертификат. Появится признак «Подписан», а подпись можно проверить.
В: Какие форматы можно прикреплять? О: Любые — PDF, JPG, PNG, TIFF, DOCX, XLSX, XML и др. Ограничение только по максимальному размеру из настроек.
В: Влияет ли вложение на ЭСФ или СНТ? О: Нет. Выписка ЭСФ в ИС ЭСФ и оформление СНТ идут от документа выкупа. Скан-акт — это внутреннее основание для вас, а не электронный документ госсистемы.
В: Почему у справочника нет синонима и его не видно в меню? О: Это служебный (подчинённый) справочник механизма присоединённых файлов. Он создаётся платформой автоматически и открывается только из своего документа-владельца.
10. Смежные документы
- Владелец (на основании чего существует): документ «Выкуп принятых на хранение товаров» — без него элемент справочника не создаётся.
- Предшествующие операции: «Поступление товаров и услуг» с видом операции приёма на ответственное хранение (товар сначала попадает на забаланс 003), приходный ордер на склад.
- Что вводят на основании выкупа: Списание задолженности / Оплата поставщику (Дт 3310 Кт 1030), Счёт-фактура полученный (ЭСФ), при прослеживаемости — СНТ.
- Аналогичный механизм присоединённых файлов есть почти у всех документов конфигурации — принцип работы одинаков.
Как узнать свой релиз
Главное меню → «Справка» → «О программе». Там указаны версия платформы и релиз конфигурации. Эта методичка проверена на «Управление торговлей для Казахстана», редакция 3.4, версия 3.4.5.21. Если у вас другой релиз, расположение команды «Присоединённые файлы» и настройки хранения могут немного отличаться.
Подготовлено для релиза 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (ред. 3.4).