3.4.5.21 «Қазақстанға арналған сауда басқармасы» (3.4 редакциясы) шығарылымында тексерілді.
Жеткізуші сізге тауарды жауапты сақтауға берді, ал енді сатып алу актісін жіберді — қолтаңбалармен, мөрмен және сомамен. Сіз «Сақтауға қабылданған тауарларды сатып алу» құжатын жүргіздіңіз, бірақ қағаз актіні оның қасында ұстау керек: жарты жылдан кейін салыстырып тексеру кезінде сөреден папка іздемеу үшін, аудитор құжатты ашып, негізді бірден көру үшін, басқа кеңседегі әріптес сізге «сканды жібер» деп қоңырау шалмауы үшін. Дәл осы үшін «ВыкупПринятыхНаХранениеТоваровПрисоединённыеФайлы» анықтамалығы қызмет етеді. Бұл бухгалтерлік құжат емес және ол өткізбелер жасамайды — бұл сатып алудың нақты жолына сканды, фотоны немесе PDF-ті байланыстыратын «қыстырғыш».
1. Мақсаты
Анықтамалық «Сақтауға қабылданған тауарларды сатып алу» құжатына тіркелген файлдарды (сканерлер, фотосуреттер, PDF, XLS, хаттар) сақтайды. Әрбір элемент — иесіне (сатып алу құжатының өзіне) сілтемесі бар бір файл. Элементтің өзі есепке қатыспайды және регистрлер бойынша қозғалыстар жасамайды — ол тек тіркемені және оның нұсқаларын ұстайды.
2. Қайдан табуға болады
Бұл анықтамалықтың бөлек мәзір тармағы жоқ — ол қызметтік және құжаттың «ішінен» ашылады:
- Сатылымдар (немесе Қойма және жеткізу) → Сақтауға қабылданған тауарларды сатып алу → қажетті құжатты ашыңыз → «Тіркелген файлдар» командасы (жоғарғы панельдегі қыстырғыш белгісі немесе Тағы да → Тіркелген файлдар).
- Ашылған тізімде — Қосу, тінтуірмен файлды сүйреу немесе Үлгі бойынша / сканерден жасау.
Анықтамалықтың бүкілін тікелей ашуға болады (мысалы, тіркемелерді жаппай іздеу үшін) навигациялық сілтеме арқылы. Оны көшіріп алыңыз, содан кейін 1С-те: Сервис → «Навигациялық сілтеме бойынша өту» (немесе Файл → кейбір конфигурацияларда «Техникалық маман үшін функциялар» мәзірі):
e1cib/list/Справочник.ВыкупПринятыхНаХранениеТоваровПрисоединённыеФайлы
2а. Өз шығарылымыңызды қалай білуге болады
Басты мәзір (≡ белгісі немесе «Анықтама») → «Бағдарлама туралы». Терезеде «1С:Кәсіпорын» платформасының нұсқасы (мысалы, 8.3.24.xxxx) және конфигурация шығарылымы көрінеді — мұнда «Қазақстанға арналған сауда басқармасы», 3.4 редакциясы, 3.4.5.21 нұсқасы болуы керек. Егер нұсқа төмен болса — файлдармен жұмыс істеу өрістері мен командаларының бір бөлігі өзгеше болуы мүмкін.
3. Қалай толтыру керек
Тіркелген файл нысаны қарапайым. Өрістерді «міндеттілігі» бойынша емес, мақсаты бойынша қарастырайық.
| Өріс | Не үшін керек | Қате толтырса не болады |
|---|---|---|
| Атауы (міндетті) | Файл тізімде қалай аталады. Әдепкі бойынша — бастапқы файл атауы. | Жүйе бос атауды өткізбейді. «Құжат (1)» деп қалдырсаңыз — кейін ондаған тіркеменің ішінен қажетті актіні таппайсыз. |
| Файл (міндетті — тіркеменің өзі) | Нақты екілік мазмұн: скан, PDF, фото. Қосу түймесімен, сүйреу арқылы немесе Сканерлеу арқылы қосылады. | Файлсыз элемент мағынасыз. Дұрыс емес сканды тіркесеңіз — бас құжат бөгде негізге сілтейтін болады. |
| Кеңейтім | Файл атауынан автоматты толтырылады (pdf, jpg, xlsx). Файл немен ашылатынын анықтайды. | Қолмен дұрыс емесіне ауыстырсаңыз — файл штаттық бағдарламамен ашылмайды. |
| Нұсқаларды сақтау (жалауша) | Нұсқалауды қосады: әрбір өңдеу бөлек нұсқа ретінде сақталады. | Өшірсеңіз — түзетулер алдыңғы нұсқаны қайтару мүмкіндігінсіз үстінен жазады. |
| Автор / Жасалу күні / Өзгерту күні | Қызметтік өрістер, автоматты толтырылады. Тіркемені кім және қашан қосқанын көрсетеді. | Қолмен өңделмейді — бұл сіздің аудитке арналған ізіңіз. |
| Түсініктеме | Еркін жазба: «түпнұсқа жеткізушіде», «бағасы бойынша алшақтығы бар акт». | Толтырмасаңыз — әріптес құжаттың мәртебесін түсінбейді. |
| ЭЦҚ қол қойылған (пайдаланылса) | Файлда электрондық қолтаңбаның бар-жоғы белгісі. | Тағы да → Қол қою арқылы қол қойған кезде қойылады. Қолмен имитацияламаңыз — қолтаңбаны тексеру кезінде 1С алмастыруды анықтайды. |
Қадамдық іс-әрекеттер тәртібі:
- «Сақтауға қабылданған тауарларды сатып алу» құжатын ашыңыз.
- «Тіркелген файлдар» түймесін басыңыз.
- Қосу → дискіден файл таңдаңыз (немесе тінтуірмен сүйреңіз, немесе қосылған сканерден Сканерлеу).
- Қажет болса, атауын өзгертіңіз, «Нұсқаларды сақтау» жалаушасын қосыңыз, түсініктеме жазыңыз.
- Жазу және жабу. Файл ақпараттық базаға (немесе орнатылған болса, файлдарды сақтау томына) түсті және құжатқа байланды.
Кеңес: файлдар көп болса, оларды мағынасы бойынша атаңыз — «23.09.2026 күнгі №12 сатып алу актісі», «Жеткізушінің шот-фактурасы», «Қаптаманың фотосы». Тізімде іздеу атауы бойынша жүреді.
4. Талданған мысал
Жағдай. «Астана-Ритейл» ЖШС «Снаб» ЖШС жеткізушісінен тауар партиясын жауапты сақтауға қабылдады. 23.09.2026 жылы тараптар сатып алу актісіне қол қойды: бірлігі 5 800 ₸ (ҚҚС қосылған) бағамен 200 бірлік тауар. Барлығы 1 160 000 ₸, оның ішінде ҚҚС 16%.
Есептейміз:
- ҚҚС-сыз құны: 1 160 000 ÷ 1,16 = 1 000 000 ₸
- ҚҚС 16%: 1 000 000 × 16% = 160 000 ₸
Іс-әрекеттер:
- «Сақтауға қабылданған тауарларды сатып алу» құжатын 1 160 000 ₸ сомасына жүргізесіз.
- «Тіркелген файлдар» ашасыз, қол қойылған актінің сканын қосасыз:
Акт выкупа №12 от 23.09.2026.pdf. - Түсініктемеде жазасыз: «Түпнұсқа алынды, алшақтық жоқ».
Өткізбелерді бас сатып алу құжаты құрайды (тіркелген файлдар анықтамалығы өткізбе жасамайды):
| Дт | Кт | Сома, ₸ | Мазмұны |
|---|---|---|---|
| 1330 «Тауарлар» | 3310 «Жеткізушілерге КБ» | 1 000 000 | Тауар меншікке кіріске алынды |
| 1420 «Өтелетін ҚҚС» | 3310 «Жеткізушілерге КБ» | 160 000 | Шот-фактура бойынша кіріс ҚҚС 16% |
| — | 003 (баланстан тыс, сақтаудағы тауарлар) | 1 160 000 | Жауапты сақтаудан есептен шығару |
Жеткізушіге төлегеннен кейін: Дт 3310 Кт 1030 — 1 160 000 ₸.
Актінің сканы енді құжатта мәңгі «ілулі» тұрады: «Снаб» ЖШС-мен салыстырып тексеру кезінде қағаз мұрағатты көтермей-ақ бір секундта негізді және қол қойылған соманы көрсете аласыз.
5. Операция түрлері
Тіркелген файлдың өзінде бухгалтерлік мағынадағы «операция түрлері» жоқ. Бірақ оған қатысты іс-әрекеттер жиынтығы бекітілген:
- Файлдан қосу — дискіден жүктеу.
- Сканерден — базаға тікелей сканерлеу.
- Үлгі бойынша — типтік үлгіден жасау (мысалы, хат).
- Қарау / Өңдеу / Өңдеуді аяқтау — блоктаумен ашу және түзету.
- Нұсқаларды сақтау / Нұсқаларға өту — өзгерістер тарихы.
- ЭЦҚ қою / Қолтаңбаны тексеру — электрондық қолтаңбамен жұмыс.
- Жоюға белгілеу — файл «Белгіленген объектілерді жою» өңдеуінен кейін алынып тасталады.
6. Жүргізу кезінде не құрылады
Негізгі сәт: тіркелген файлдар анықтамалығы жүргізілмейді және бухгалтерлік өткізбелер, жинақтау регистрлері бойынша қозғалыстар, ЭШФ немесе ТЖХ жасамайды. Бұл тіркемелерді сақтайтын қойма.
Барлық «есептік» бөлікті «Сақтауға қабылданған тауарларды сатып алу» бас құжаты береді:
- 1330 / 1420 / 3310 / 003 шоттары бойынша өткізбелер (жоғарыдағы мысалды қараңыз);
- тауар қозғалысы және өзара есеп айырысу регистрлері бойынша қозғалыстар;
- қажет болса — ЭШФ АЖ-де ЭШФ жазып шығару және тауар қадағалауға жататын болса, ТЖХ (тауарларға арналған жол жүру хаты) ресімдеу.
Ал тіркелген файл жазу кезінде тек:
- файлдың екілік деректерін сақтайды (базада немесе сақтау томында);
- нұсқалау қосылған болса, нұсқа жазбасын жасайды;
- авторды, күнді және қол қойылған жағдайда ЭЦҚ туралы мәліметтерді белгілейді.
7. Баспа нысандары
Анықтамалық элементінің өз баспа нысандары жоқ — оның мазмұны штаттық бағдарламамен (PDF-оқу құралы, суреттерді қарау құралы) басылады. Файл нысанынан қолжетімді:
- Ашу / Қарау — файлды көрсету;
- Былай сақтау… — көшірмесін дискіге шығару;
- Басып шығару — байланысты қолданбаның құралдарымен басып шығару.
Бухгалтерлік құжаттардың баспа нысандары (акт, шот-фактура) тіркемеге емес, бас сатып алу құжатына жатады.
8. Жиі кездесетін қателер
«Файлдың максималды өлшемі асып кетті» — файл файлдармен жұмыс параметрлерінде белгіленген шектеуден үлкен. → Сканның ажыратымдылығын азайтыңыз (200–300 dpi жеткілікті) немесе шектеуді ұлғайтыңыз: НСМ және әкімшілендіру → Жалпы параметрлер → Тіркелген файлдар → Файлдың максималды өлшемі.
«Файл басқа пайдаланушымен бос емес (өңделуде)» — біреу файлды өңдеуге ашып, аяқтамаған. → Ол «Өңдеуді аяқтау» түймесін басқанша күтіңіз, немесе әкімші бос емес файлдар тізімі арқылы блоктауды алып тастайды.
«Сканерді анықтау мүмкін болмады / TWAIN көзі жоқ» — сканерлеу жабдығы қосылмаған. → Сканер драйверін және НСМ және әкімшілендіру → ЭҚАЖ-мен алмасу / Сканерлеу параметрін тексеріңіз.
Файл қосылды, бірақ тізімде бос белгі тұр және ашылмайды — кеңейтім толтырылмаған немесе файл жүктеу кезінде зақымдалған. → Тіркемені жойып, бастапқы файл дискіде ашылатынына көз жеткізіп, қайта қосыңыз.
«Тіркелген файлдарды қосуға құқық жеткіліксіз» — пайдаланушы рөлінде файлдармен жұмыс істеу құқығы жоқ. → Әкімші қолжетімділік профилінде тиісті құқықтарды қосады.
9. Жиі қойылатын сұрақтар
С: Бұл анықтамалық өткізбелер немесе ҚҚС бойынша қозғалыстар жасай ма? Ж: Жоқ. Ол тек файлдарды сақтайды. Өткізбелерді (1330/1420/3310) және ҚҚС 16%-ды «Сақтауға қабылданған тауарларды сатып алу» бас құжаты құрайды.
С: Файлдар физикалық түрде қайда жатыр — базада ма, дискіде ме? Ж: Әдепкі бойынша ақпараттық базада. Егер әкімші файлдарды сақтау томдарын баптаса, тіркемелер дискіге/желілік ресурсқа орналастырылады, ал базада сілтеме қалады. Баптау — әкімшілендірудің тіркелген файлдар бөлімінде.
С: Бір құжатқа бірнеше файл тіркеуге бола ма? Ж: Иә, саны шектелмеген — әрбір файл ортақ иесі-құжаты бар анықтамалықтың бөлек элементі болады.
С: Дұрыс емес файлды жүктеп алсам, сканның алдыңғы нұсқасын қалай қайтаруға болады? Ж: «Нұсқаларды сақтау» жалаушасы қосылған болса — Нұсқаларға өту ашыңыз, қажеттісін таңдап, оны белсенді етіңіз. Нұсқалау қосылмаған болса, бұрынғы файл үстінен жазылған.
С: Сатып алу құжатын жойдым — файлдар не болады? Ж: Тіркелген файлдар құжатқа тиесілі. Құжатты жоюға белгілеу кезінде тіркемелер онымен бірге белгіленеді және «Белгіленген объектілерді жою» рәсімімен жойылады.
С: Актінің сканын ЭЦҚ-мен 1С-те тікелей қол қоюға бола ма? Ж: Иә, базада криптография баптаулы және сертификат орнатылған болса, Тағы да → Қол қою арқылы. «Қол қойылған» белгісі пайда болады, қолтаңбаны тексеруге болады.
С: Қандай форматтарды тіркеуге болады? Ж: Кез келгенін — PDF, JPG, PNG, TIFF, DOCX, XLSX, XML және т.б. Шектеу тек параметрлердегі максималды өлшем бойынша.
С: Тіркеме ЭШФ немесе ТЖХ-ға әсер ете ме? Ж: Жоқ. ЭШФ АЖ-де ЭШФ жазып шығару және ТЖХ ресімдеу сатып алу құжатынан жүреді. Скан-акт — бұл мемлекеттік жүйенің электрондық құжаты емес, сіз үшін ішкі негіз.
С: Неге анықтамалықтың синонимі жоқ және ол мәзірде көрінбейді? Ж: Бұл тіркелген файлдар механизмінің қызметтік (бағыныңқы) анықтамалығы. Ол платформамен автоматты түрде жасалады және тек өзінің иесі-құжатынан ашылады.
10. Байланысты құжаттар
- Иесі (неге негізделіп бар): «Сақтауға қабылданған тауарларды сатып алу» құжаты — онсыз анықтамалық элементі жасалмайды.
- Алдыңғы операциялар: жауапты сақтауға қабылдау операция түрі бар «Тауарлар мен қызметтердің түсуі» (тауар алдымен 003 баланстан тыс шотқа түседі), қоймаға кіріс ордері.
- Сатып алу негізінде енгізілетіндер: Берешекті есептен шығару / Жеткізушіге төлем (Дт 3310 Кт 1030), Алынған шот-фактура (ЭШФ), қадағалау кезінде — ТЖХ.
- Конфигурацияның барлық дерлік құжаттарында тіркелген файлдардың осындай механизмі бар — жұмыс принципі бірдей.
Өз шығарылымыңызды қалай білуге болады
Басты мәзір → «Анықтама» → «Бағдарлама туралы». Онда платформа нұсқасы және конфигурация шығарылымы көрсетілген. Бұл әдістеме «Қазақстанға арналған сауда басқармасы», 3.4 редакциясы, 3.4.5.21 нұсқасында тексерілді. Егер сізде басқа шығарылым болса, «Тіркелген файлдар» командасының орналасуы және сақтау параметрлері сәл өзгеше болуы мүмкін.
3.4.5.21 «Қазақстанға арналған сауда басқармасы» (3.4 ред.) шығарылымы үшін дайындалды.