已在版本3.4.5.21《哈萨克斯坦贸易管理》(版次3.4)上验证。
供应商将货物交给您代为保管,现在寄来了买断确认单——附有签名、印章和金额。您建立了《买断代管货物》单据,但纸质确认单需要与之放在一起保存:以便半年后核对时不用在架子上翻文件夹,以便审计人员打开单据就能立即看到依据,以便另一个办公室的同事不用打电话向您索要"发个扫描件"。这正是目录"买断代管货物附加文件"的用途所在。它不是会计单据,也不生成过账——它是一枚"回形针",将扫描件、照片或PDF文件绑定到买断单据的具体行上。
1. 用途
该目录存储附加到《买断代管货物》单据的文件(扫描件、照片、PDF、XLS、信函)。每一项都是一个文件,并带有指向所有者(买断单据本身)的链接。该项目本身不参与核算,也不在登记簿中产生记录——它只是保存附件及其版本。
2. 在哪里找到
该目录没有独立的菜单项——它是辅助性的,从单据"内部"打开:
- 销售(或仓储与配送)→ 买断代管货物 → 打开所需单据 → 命令"附加文件"(顶部面板上的回形针图标,或更多 → 附加文件)。
- 在打开的列表中——添加、用鼠标拖放文件,或按模板/从扫描仪创建。
可以通过导航链接直接打开整个目录(例如,用于批量搜索附件)。复制该链接,然后在1C中:服务 → "按导航链接转到"(或在某些配置的菜单中为 文件 → "技术专家功能"):
e1cib/list/Справочник.ВыкупПринятыхНаХранениеТоваровПрисоединённыеФайлы
2a. 如何查看您的版本
主菜单(图标 ≡ 或"帮助")→ "关于程序"。窗口中可以看到"1C:企业"平台的版本(例如8.3.24.xxxx)以及配置版本——此处应为《哈萨克斯坦贸易管理》,版次3.4,版本3.4.5.21。如果版本更低,部分文件操作字段和命令可能有所不同。
3. 如何填写
附加文件的表单很简单。我们按用途而非"是否必填"来梳理各字段。
| 字段 | 用途 | 填写错误会怎样 |
|---|---|---|
| 名称(必填) | 文件在列表中的显示名称。默认为源文件的名称。 | 系统不允许留空。若保留"文档(1)"这样的名称——之后在众多附件中就找不到需要的确认单了。 |
| 文件(必填——附件本身) | 实际的二进制内容:扫描件、PDF、照片。通过添加按钮、拖放或扫描添加。 | 没有文件,该项目就没有意义。若附错了扫描件——主单据就会引用错误的依据文件。 |
| 扩展名 | 根据文件名自动填写(pdf、jpg、xlsx)。决定用何种程序打开文件。 | 手动改为错误的扩展名——文件将无法用常规程序打开。 |
| 保存版本(复选框) | 启用版本控制:每次编辑都会另存为一个新版本。 | 若关闭——修改将覆盖之前的版本,无法恢复。 |
| 作者 / 创建日期 / 修改日期 | 系统字段,自动填写。显示谁在何时添加了附件。 | 不可手动编辑——这是供审计使用的记录轨迹。 |
| 备注 | 自由文本备注:"原件在供应商处""确认单价格有出入"。 | 若不填写——同事将无法了解该单据的状态。 |
| 已电子签名(如使用) | 标记文件是否带有电子签名。 | 通过更多 → 签名进行签署时会自动设置。请勿手动模拟——校验签名时1C会发现伪造。 |
分步操作流程:
- 打开《买断代管货物》单据。
- 点击"附加文件"。
- 添加 → 从磁盘选择文件(或用鼠标拖放,或从已连接的扫描仪扫描)。
- 如有需要,重命名、启用"保存版本"、填写备注。
- 记录并关闭。文件已存入信息库(或存储卷,若已配置)并与单据关联。
建议:如果文件较多,请按意义命名——"2026年9月23日第12号买断确认单""供应商发票""包装照片"。列表中按名称搜索。
4. 示例解析
情景。"阿斯塔纳零售"有限责任公司从供应商"斯纳布"有限责任公司处接收了一批代管货物。2026年9月23日,双方签署了买断确认单:200件商品,含税单价5800坚戈。共计1 160 000坚戈,含增值税16%。
计算:
- 不含税价值:1 160 000 ÷ 1.16 = 1 000 000坚戈
- 增值税16%:1 000 000 × 16% = 160 000坚戈
操作步骤:
- 过账《买断代管货物》单据,金额为1 160 000坚戈。
- 打开"附加文件",添加已签署确认单的扫描件:
2026年9月23日第12号买断确认单.pdf。 - 在备注中写明:"已收到原件,无差异"。
过账由买断的主单据生成(附加文件目录不产生过账):
| 借方 | 贷方 | 金额,坚戈 | 内容 |
|---|---|---|---|
| 1330"货物" | 3310"应付供应商款" | 1 000 000 | 货物已计入所有权 |
| 1420"待抵扣增值税" | 3310"应付供应商款" | 160 000 | 发票上的进项税16% |
| — | 003(表外账户,代管货物) | 1 160 000 | 从代管账户核销 |
向供应商付款后:借方3310 贷方1030 —— 1 160 000坚戈。
确认单扫描件现在永久"挂"在单据上:与"斯纳布"有限责任公司核对时,您可以立即出示依据和已签署的金额,而无需翻找纸质档案。
5. 操作类型
就附加文件本身而言,在会计意义上并无"操作类型"。但对其可执行的操作是固定的:
- 从文件添加——从磁盘上传。
- 从扫描仪——直接扫描存入数据库。
- 按模板——根据标准模板创建(例如信函)。
- 查看 / 编辑 / 结束编辑——带锁定的打开和修改。
- 保存版本 / 转到版本——修改历史。
- 电子签名 / 验证签名——电子签名相关操作。
- 标记删除——文件在执行"删除已标记对象"处理后被移除。
6. 过账时生成的内容
关键点在于:附加文件目录不过账,也不产生会计分录、累计登记簿记录、电子发票(ЭСФ)或货物随附单(СНТ)。它只是附件存储。
所有"核算"部分均由主单据《买断代管货物》生成:
- 科目1330 / 1420 / 3310 / 003的过账分录(见上例);
- 货物流转和往来结算登记簿的记录;
- 如有需要——在电子发票信息系统中开具电子发票(ЭСФ),以及在货物可追溯的情况下办理货物随附单(СНТ)。
而附加文件在记录时仅仅:
- 保存文件的二进制数据(在数据库中或存储卷中);
- 若启用版本控制,则创建版本记录;
- 记录作者、日期,若已签署,则记录电子签名信息。
7. 打印表单
该目录项本身没有专属打印表单——其内容通过常规程序(PDF阅读器、图片查看器)打印。文件表单中可用的操作有:
- 打开 / 查看——显示文件;
- 另存为…——将副本导出到磁盘;
- 打印——通过关联的应用程序打印。
会计单据的打印表单(确认单、发票)属于买断的主单据,而非附件本身。
8. 常见错误
"超过文件最大大小限制"——文件超过了文件操作设置中规定的限制。 → 降低扫描分辨率(200–300 dpi足够),或提高限制:主数据与管理 → 通用设置 → 附加文件 → 文件最大大小。
"文件被其他用户占用(正在编辑)"——有人打开了文件进行编辑但未完成。 → 等待对方点击"结束编辑",或由管理员通过占用文件列表解除锁定。
"无法识别扫描仪/无TWAIN数据源"——未连接扫描设备。 → 检查扫描仪驱动程序以及主数据与管理 → 与电子文档交换系统对接 / 扫描中的设置。
文件已添加,但列表中图标为空且无法打开——扩展名未填写,或文件在上传时已损坏。 → 删除该附件并重新添加,并确认源文件在磁盘上能够正常打开。
"添加附加文件的权限不足"——用户角色没有文件操作权限。 → 由管理员在访问权限配置中启用相应权限。
9. 常见问题解答
问:该目录会产生过账或增值税记录吗? 答:不会。它只存储文件。过账(1330/1420/3310)和增值税16%由主单据《买断代管货物》生成。
问:文件实际存放在哪里——数据库还是磁盘? 答:默认存放在信息库中。如果管理员配置了文件存储卷,附件将存放在磁盘/网络资源上,数据库中保留链接。相关设置位于管理模块的附加文件部分。
问:可以给同一份单据附加多个文件吗? 答:可以,数量不受限制——每个文件都会成为目录中的一个独立项,共用同一个所有者单据。
问:如果上传了错误的扫描件,如何恢复之前的版本? 答:如果启用了"保存版本"复选框——打开转到版本,选择所需版本并将其设为当前版本。如果未启用版本控制,则原文件已被覆盖,无法恢复。
问:我删除了买断单据——文件会怎样? 答:附加文件归属于该单据。单据被标记删除时,附件也一同被标记,并通过"删除已标记对象"处理程序一并删除。
问:可以直接在1C中对确认单扫描件进行电子签名吗? 答:可以,通过更多 → 签名,前提是数据库已配置密码学功能并安装了证书。届时会出现"已签名"标记,签名也可进行验证。
问:可以附加哪些格式的文件? 答:任何格式——PDF、JPG、PNG、TIFF、DOCX、XLSX、XML等。仅受设置中最大文件大小的限制。
问:附件是否会影响电子发票(ЭСФ)或货物随附单(СНТ)? 答:不会。电子发票信息系统中的电子发票开具以及货物随附单的办理均来自买断单据。扫描件确认单只是您内部使用的依据,而非国家系统的电子单据。
问:为什么该目录没有同义词,也不在菜单中显示? 答:这是附加文件机制的辅助(从属)目录。它由平台自动创建,仅能从其所有者单据打开。
10. 相关单据
- 所有者(存在依据):单据《买断代管货物》——没有它就无法创建该目录项。
- 前置操作:以接收代管货物为操作类型的《货物与服务收货》(货物首先计入表外账户003)、仓库入库单。
- 基于买断录入的内容:核销欠款/向供应商付款(借方3310 贷方1030)、收到的发票(电子发票ЭСФ),如涉及可追溯性——货物随附单(СНТ)。
- 类似的附加文件机制几乎存在于所有配置单据中——工作原理相同。
如何查看您的版本
主菜单 → "帮助" → "关于程序"。其中标明了平台版本和配置版本。本指南已在《哈萨克斯坦贸易管理》,版次3.4,版本3.4.5.21上验证。如果您使用的是其他版本,"附加文件"命令的位置以及存储设置可能略有不同。
为版本3.4.5.21《哈萨克斯坦贸易管理》(版次3.4)编写。