3.0.74.2 «Қазақстан үшін бухгалтерия» (редакция 3.0) нұсқасында тексерілді.
Сізге еңбек инспекциясынан тексеру келді, инспектор жеке куәліктің, еңбек келісімшартының және нақты қызметкерге қабылдау туралы бұйрықтың көшірмесін сұрайды. Қағаз папкалар архивте, басқа қабатта жатыр. Ал 1С жүйесінде әр адам бойынша сканерленген файлдар тіркелген — қызметкер карточкасын ашып, «Қосылған файлдар» батырмасын басып, қажеттісін бір минутта басып шығаруға болады. Дәл осы тіркемелер «Ұйым қызметкерлері Қосылған файлдар» анықтамалығында сақталады. Бұл құжат емес және бухгалтерлік жазба емес — бұл база ішінде әр қызметкер бойынша электронды іс.
1. Мақсаты
Анықтамалық файлдарды (сканерлер, PDF, фото, doc/xls) «Ұйым қызметкерлері» элементтеріне тіркейді. Әр файл нақты қызметкерге тиесілі — ол оның иесі. Электронды жеке істі жүргізу үшін: жеке куәлік, ЖСН, еңбек келісімшарты, бұйрықтар, медициналық анықтамалар, шегерімдерге өтініштер.
2. Қайдан табуға болады
Қызметтік анықтамалықта «түзу» мәзір тармағы жоқ — файлдар әрқашан иесінің карточкасынан ашылады:
- Жалақы және кадрлар → Қызметкерлер (немесе Кадрлар → Қызметкерлер) → қызметкер карточкасын ашу → жоғарғы командалық панельде Қосылған файлдар (құжат белгішесі).
- Қызметкер карточкасынан: Тағы Қосылған файлдар.
Барлық файлдардың тізімін бірден ашу үшін (мысалы, сақтау тексеру үшін) навигациялық сілтемені пайдаланыңыз. Сервис → URL ашу немесе Файл → Навигациялық сілтеме бойынша өту мәзірін таңдаңыз және енгізіңіз:
e1cib/list/Ұйым.ҚызметкерлеріҚосылғанФайлдар
2а. Өз нұсқаңызды қалай білуге болады
Негізгі мәзір (символ ≡ немесе «Сервис») → Ақпарат → Бағдарлама туралы. Ашылған терезеде «1С:Кәсіпорын» платформасының нұсқасы (мысалы, 8.3.24) және конфигурация релизі — «Қазақстан үшін бухгалтерия», редакция 3.0 (3.0.74.2) жолы көрінеді. Бірінші сан — платформа, екінші — конфигурация. Нұсқаулық 3.0.74.2 үшін өзекті; көрші релиздерде өрістер солармен бірдей.
3. Қалай толтыру керек
Сіз әдетте анықтамалықтың жеке формасын қолмен жасамайсыз — файл қызметкердің қосылған файлдар тізімі арқылы қосылады. Тәртіп:
- Қызметкер карточкасын ашыңыз → Қосылған файлдар.
- Қосу батырмасын басып, әдісті таңдаңыз:
- Дисктен файл — дайын файлды таңдаңыз;
- Сканерден — егер TWAIN-сканер қосылған болса;
- Шаблон бойынша — дайын үлгіден жасау (мысалы, өтініш бланкісі).
Файл карточкасының негізгі өрістері:
| Өріс | Неге қажет / қате болған жағдайда не болады |
|---|---|
| Атауы (МІНДЕТТІ) | Базадағы файлдың аты. Әдепкі бойынша, бастапқы файлдың аты алынады. Түсініксіз атау берсеңіз («Скан1») — кейін қажетті құжатты оншақты тіркеменің арасынан таба алмайсыз. Түсінікті атаулар беріңіз: «Жеке куәлік», «Еңбек келісімшарты №12». |
| Файл иесі (МІНДЕТТІ, автоматты түрде толтырылады) | Сіз файлды қосып отырған қызметкер. Жүйе толтырады және редакцияланбайды. «Дұрыс емес» карточкадан файл қоссаңыз — тіркеме бөтен іс құжатына түседі. |
| Кеңейту | jpg, pdf, docx және т.б. Бастапқы файл бойынша автоматты түрде анықталады. Файлды қандай бағдарлама ашады, соған байланысты. |
| Сипаттама | Бос түсініктеме: құжаттың мерзімі, нөмірі, ескертпесі. Іздеуге және басқа бухгалтерге істерді беру кезінде көмектеседі. |
| Файлды сақтау (томда / базада) | Файл физикалық тұрғыдан қайда орналасқан: ақпараттық базада немесе дисктегі томда (төмендегі параметрді қараңыз). Базаның көлеміне және жүктеу жылдамдығына әсер етеді. |
| Автор | Файлды қосқан пайдаланушы. Автоматты түрде толтырылады — құжатты кім жүктегенін көруге болады. |
| Жасалған / өзгертілген күні | Қызметтік белгілер. Өздігінен қойылады, өзгерту қажет емес. |
Маңызды алдын ала параметр. Файлдармен жұмыс істей алу үшін: Әкімшілік → Файлдармен жұмыс параметрлері (немесе Жалпы параметрлер → Қосылған файлдар). Мұнда файлдың максималды көлемі мен сақтау әдісі (базада немесе томдарда) анықталады. Егер ештеңе параметрленбесе, файлды қосқанда ол бәрібір базаға түседі, бірақ администратор әдетте үлкен сканерлерді томдарға шығарады, база «ісін» ұлғайту үшін.
4. Мысал
Міндет. Кассир Ахметова А.А. қабылданды. Оның карточкасына жеке куәліктің сканерін (JPG, 1,8 МБ) және PDF еңбек келісімшарты №14 (0,4 МБ) тіркеу қажет.
Қадамдар:
- Жалақы және кадрлар → Қызметкерлер → Ахметова А.А. → Қосылған файлдар.
- Қосу → Дисктен файл →
udostoverenie.jpgтаңдаңыз.- Атауы:
Жеке куәлік - Файл иесі:
Ахметова А.А.(автоматты түрде толтырылды) - Кеңейту:
jpg, Көлемі:1,8 МБ, Автор:Бухгалтер (сіз)
- Атауы:
- Қосу → Дисктен файл →
dogovor_14.pdf.- Атауы:
Еңбек келісімшарты №14, Сипаттама:05.09.2026, мерзімсіз.
- Атауы:
- Дайын — тізімде екі файл, әрқайсысы екі рет шерту арқылы ашылады.
Осы сандар бойынша бухгалтерлік жазбалар.
| Дт | Кт | Сома | Пікір |
|---|---|---|---|
| — | — | — | Қосылған файлдар бухгалтерлік жазбаларды қалыптастырмайды және есепке әсер етпейді. |
Бұл принципиалды: анықтамалық құжаттарды сақтайды, ал шаруашылық операцияларын емес. Файлдың көлемі (1,8 МБ) — деректер көлемі, ал теңгедегі сома емес. Сондықтан 1210, 3310, 3130 (16% ставкасымен төленетін ҚҚС), 6010 табыстары мұнда пайда болмайды — олар жалақы мен сату бойынша есептік құжаттарда пайда болады, бірақ файл карточкасында емес. Егер біреу тіркемеден есептер бойынша қозғалыс күтсе — бұл объектіні түсінудегі қате.
5. Операция түрлері
Анықтамалық «операциялық» емес, бірақ файлмен әрекеттер мыналар:
- Қосу — дисктен, сканерден, шаблон бойынша, буфер арқылы.
- Ашу / Көру — сыртқы бағдарламамен немесе кірістірілген көрушімен ашу.
- Редакциялау — өзгерту үшін ашу (файл сіздің пайдаланушыңыз бойынша блокталады — «Бос емес»).
- Редакциялауды аяқтау / Босату — жаңа нұсқаны сақтау және блоктауды жою.
- Редакциялауды болдырмау — өзгерістерді сақтамай қайтару.
- Нұсқаларды сақтау — файлдың өзгерістер тарихын жүргізу.
- ЭЦП-мен қол қою — файлға электронды қолтаңбаны тіркеу.
- Шифрлау / Шифрды ашу — конфиденциалды құжаттар үшін.
- Сақтау ретінде — файлдың көшесін дискіге шығару.
- Жоюға белгілеу.
6. Жұмыс барысында не қалыптасады
- Анықтамалықта жазба «Ұйым қызметкерлері Қосылған файлдар» — файл карточкасы реквизиттерімен (иесі, аты, көлемі, автор, даталар).
- Файлдың өзі сақтау: ақпараттық базада немесе дискте томда — параметрге сәйкес.
- Файл нұсқалары — нұсқалауды қосқанда, әр «Редакциялауды аяқтау» жаңа нұсқаны сақтайды, ескі нұсқалар тарихта қалады.
- ЭЦП деректері — егер файл қол қойылса, қолтаңба мен сертификат туралы мәліметтер сақталады.
Не қалыптаспайды: бухгалтерлік және салықтық жазбалар жоқ; электронды құжаттар ЭСФ және СНТ жасалмайды (олар тауарларды сату/тасымалдауға қатысты және өз құжаттарында рәсімделеді, қосылған файлдарда емес); есептер мен жалақы бойынша қозғалыстар — жоқ.
7. Баспа формалары
Анықтамалықта «баспа бланкісі» жоқ — файлдың мазмұны басылады. Қол жетімді:
- Ашу және файлды басып шығару (PDF үшін Adobe, сканерлер үшін сурет көруші, офис файлдары үшін Word/Excel).
- Қосылған файлдар тізімінен басып шығару (қолданылатын форматтар үшін).
- Сақтау ретінде — файлды дискіге шығарып, кейін басып шығару немесе жіберу үшін.
8. Жиі кездесетін қателер
«Файлдың көлемі максималды рұқсат етілген көлемнен асып кетті ...» Сканер параметрлерден асып кетті. Сканерлеу рұсатын азайтыңыз (200–300 dpi жеткілікті), PDF/JPG форматында қысумен сақтаңыз, немесе әкімшіден файлдармен жұмыс параметрлерінде лимитті көтеруді сұраңыз.
«Файлды редактирлеу үшін пайдаланушы ... бос емес» Кімде-кім (мүмкін, сіздің өзіңіз басқа сеанста) файлды редактирлеуге ашты. Босатуды күтіңіз немесе Тағы → Босату арқылы блоктауды жойыңыз (сақталмаған өзгерістер әріптестің жоғалады).
«Жұмыс каталогы / файлдарды сақтау томы көрсетілмеген» Сақтау томдарға параметрленген, бірақ том қолжетімсіз немесе жол көрсетілмеген. Әкімшіден том параметрлерін тексеріңіз; уақытша файлды «ақпараттық базада» сақтау үшін ауыстыруға болады.
«Файлдармен жұмыс параметрленбеген» Сәйкес функционалдық опция қосылмаған. Әкімшілік → Файлдармен жұмыс параметрлері — сақтау параметрлерін қосып, әдісін көрсетіңіз.
Файлды көру үшін ашу мүмкін емес Компьютерде осы кеңейту үшін бағдарлама жоқ. Қажетті бағдарламаны орнатыңыз немесе файлды дискіге сақтап, қолмен ашыңыз.
9. Жиі қойылатын сұрақтар
Қосылған файл бухгалтерлік жазбаларды қалыптастыра ма немесе балансқа әсер ете ме? Жоқ. Бұл құжаттар қоймасы. Жазбалар, 16% ҚҚС, табыстар мен шығындар оған қатысы жоқ.
Файлдар физикалық тұрғыдан қайда орналасқан — базада немесе дискте? Бұл файлдармен жұмыс параметрлеріндегі параметрге байланысты: ақпараттық базада немесе дисктегі томдарда. Үлкен сканерлерді әдетте томдарға шығарады, база «ісін» ұлғайту үшін.
Бірден бірнеше файлды қалай тіркеуге болады? Дисктен қосу кезінде қосылған файлдар тізімінде бірнеше файлды бірден таңдай аласыз — әрқайсысы бір иесі бар жеке элемент болады.
1С ішінде сканерді өңдеуге бола ма? Редакциялауға ашасыз, сыртқы бағдарламада өңдейсіз, содан кейін «Редакциялауды аяқтау» — 1С өзгертілген көшірмені (және нұсқасын, егер нұсқалау қосылған болса) сақтайды.
Құжаттың өзгерістер тарихын қалай жүргізуге болады? Нұсқаларды сақтауды қосыңыз. Содан кейін әр сақтау нұсқаны жасайды, және сіз әрқашан файл нұсқалары тарихы арқылы алдыңғы нұсқаны аша аласыз.
Файлды ЭЦП-мен тікелей базада қалай қол қоюға болады? Файл карточкасынан «Қол қою» командасы — криптография параметрленген