Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4).
Покупатель приехал в офис и хочет заплатить за товар наличными. Или подотчётник вернул в кассу неистраченный остаток. Или вы сняли деньги с расчётного счёта и завозите их в кассу. Во всех этих случаях наличные физически ложатся в кассу, и это нужно оформить документом. Иначе касса в 1С «пустая», а деньги — на руках. Приходный кассовый ордер (ПКО) — это тот самый документ, которым вы фиксируете любое поступление наличных в кассу организации. Пока он не проведён, денег в кассе для программы нет: их нельзя выдать под отчёт, сдать в банк или показать в кассовой книге.
Разберём документ по полочкам — от того, где он лежит, до проводок на конкретных цифрах.
1. Назначение
ПКО оформляет приход наличных денег в кассу. Он увеличивает остаток по счёту 1010 «Денежные средства в кассе» и закрывает то, откуда деньги пришли: долг покупателя, аванс, возврат подотчётника, снятие с банка. Документ работает только с наличкой — безналичные поступления оформляются другими документами.
2. Где найти
Путь в меню: раздел «Казначейство» → группа «Касса» → «Приходные кассовые ордера». Кнопка «Создать» открывает новый документ.
Быстрый способ открыть список прямо в программе: «Сервис» (или главное меню) → «Перейти по навигационной ссылке» и вставьте:
e1cib/list/Документ.ПриходныйКассовыйОрдер
Ещё ПКО автоматически попадает в «Кассовые документы» (общий журнал прихода и расхода) в том же разделе «Казначейство».
2а. Как узнать свой релиз
Откройте «Справка» → «О программе» (или значок ℹ в правом верхнем углу). В открывшемся окне вы увидите две строки: версия платформы (например, 8.3.24.х) и релиз конфигурации — «Управление торговлей для Казахстана, редакция 3.4 (3.4.5.21)». Именно вторая строка определяет, к какой версии относится эта инструкция. Если у вас релиз старше или новее — расположение полей может слегка отличаться.
3. Как заполнить
Поля разберём в том порядке, в котором вы их проходите. Жирным помечены обязательные — без них документ не проведётся.
| Поле | Что делает и что будет при ошибке |
|---|---|
| Организация | Юрлицо, в чью кассу пришли деньги. Если организаций несколько и выберете не ту — приход осядет не в той кассовой книге, и остатки не сойдутся. |
| Вид операции | Определяет всю логику: какой счёт по кредиту и какие поля появятся. Выбирается в шапке первым делом. Ошибка здесь = неверные проводки (см. раздел 5). |
| Касса | Конкретная касса организации. В справочнике «Кассы» у неё задана валюта. Если валюта кассы не совпадает с валютой суммы — программа не даст провести. |
| Дата | Дата фактического поступления. От неё зависит номер по порядку и попадание в кассовую книгу за день. Задним числом проводить можно, но кассовая книга «съедет». |
| Сумма | Сколько денег принято, в валюте кассы. Это главная цифра — именно она ложится в проводку и в остаток кассы. |
| Плательщик / Контрагент | Кто внёс деньги. Для операции «Оплата от покупателя» — обязателен: без контрагента долг не закроется. |
| Договор | Договор, по которому идёт оплата. Если у контрагента ведётся расчёт по договорам и не указать нужный — оплата зависнет как аванс или не найдёт долг. |
| Основание / объект расчётов | На основании чего платят: конкретный заказ клиента, накладная, счёт. Здесь программа сопоставляет оплату с долгом. |
| Статья движения денежных средств (ДДС) | Классифицирует поступление для отчёта о движении денег («выручка», «получение из банка» и т. п.). Обязательна — без неё документ ругнётся и не проведётся. |
| Ставка НДС / Сумма НДС | Для операции «Оплата от покупателя» аванс в РК НДС не облагается — поле обычно пустое. НДС начисляется реализацией, а не оплатой. |
| Принято от | ФИО или наименование, которое попадёт в печатную форму КО-1 (строка «Принято от»). |
| Основание и Приложение | Текст для печатной квитанции: за что деньги и какие документы приложены. |
После заполнения — «Провести и закрыть». Проверьте, что документ проведён (зелёная галочка), иначе денег в кассе всё ещё нет.
4. Разобранный пример с проводками
Ситуация. ТОО «Астана Трейд» продало клиенту ИП «Нурлан» товар. Клиент платит наличными в кассу 116 000 ₸ за уже отгруженную партию. Товар облагается НДС по ставке 16 %.
Разложим сумму:
- стоимость без НДС: 100 000 ₸
- НДС 16 %: 16 000 ₸
- итого к оплате: 116 000 ₸
Заполняем ПКО:
- Организация — ТОО «Астана Трейд»
- Вид операции — Оплата от покупателя
- Касса — «Основная касса (₸)»
- Контрагент — ИП «Нурлан», договор «Поставка товара № 12»
- Основание — «Реализация товаров № 45 от 20.09.2026»
- Сумма — 116 000 ₸
- Статья ДДС — «Оплата от покупателей»
Проводка при проведении:
| Дт | Кт | Сумма | Смысл |
|---|---|---|---|
| 1010 | 1210 | 116 000 ₸ | Наличные в кассе выросли, долг покупателя закрылся |
Обратите внимание: НДС и доход здесь НЕ начисляются. Их уже отразила реализация проводками Дт 1210 Кт 6010 (100 000), Дт 1210 Кт 3130 (16 000) и Дт 7010 Кт 1330 (себестоимость). ПКО лишь превращает долг клиента в живые деньги.
Если бы это был аванс (товар ещё не отгружен), проводка была бы той же по деньгам — Дт 1010 Кт 1210 (по субсчёту авансов), а НДС не возникает: в Казахстане предоплата НДС не облагается, налог появится в момент реализации и выписки ЭСФ.
5. Виды операции
Вид операции переключает счёт по кредиту и набор полей:
| Вид операции | Кредит счёта | Когда используете |
|---|---|---|
| Оплата от покупателя | 1210 | Клиент платит наличными за товар/услугу или вносит аванс |
| Возврат от подотчётного лица | 1250 | Сотрудник вернул неизрасходованный остаток аванса |
| Возврат от поставщика | 3310 / 1610 | Поставщик вернул наличными переплату или предоплату |
| Получение наличных в банке | 1030 (через 1020) | Вы сняли деньги с расчётного счёта и завезли в кассу |
| Розничная выручка / приём розничной выручки | 1010 (розн. касса) | Инкассация выручки из розничной точки в главную кассу |
| Прочий приход (прочие поступления) | указывается вручную | Возврат займа, поступления, не подходящие под остальные виды |
6. Что формируется при проведении
Бухгалтерские и налоговые проводки — по счёту 1010 в дебете, кредит зависит от вида операции (см. таблицу выше).
Движения по регистрам:
- «Денежные средства в кассах» (управленческий остаток кассы) — приход;
- «Расчёты с клиентами» / «Взаиморасчёты с партнёрами» — гашение долга или регистрация аванса (для оплаты от покупателя);
- «Расчёты с подотчётными лицами» — при возврате подотчётником;
- «Денежные средства к отражению в учёте» — при получении наличных из банка (пара к банковской выписке).
Электронные документы. ПКО не формирует ЭСФ и не участвует в СНТ. Это документ движения денег, а не реализации. ЭСФ выписывается из документа реализации в ИС ЭСФ, СНТ — при перемещении товара. Ошибка новичка — искать «выписать ЭСФ» в кассовом ордере: её там нет и быть не должно.
7. Печатные формы
По кнопке «Печать» доступны:
- Приходный кассовый ордер (форма КО-1) — основной бланк для подшивки в кассовые документы;
- Квитанция к приходному кассовому ордеру — отрывная часть, выдаётся плательщику как подтверждение приёма денег.
Данные в бланк подставляются из полей «Принято от», «Основание», «Приложение», а сумма — прописью автоматически.
8. Частые ошибки
«Поле "Статья движения денежных средств" не заполнено» Программа не проведёт документ без статьи ДДС. Выберите подходящую статью (например, «Оплата от покупателей») в соответствующем поле шапки/табличной части.
«Не заполнено значение реквизита "Касса"» Не выбрана касса. Укажите кассу организации; если её нет в списке — создайте в справочнике «Кассы» с нужной валютой.
«Валюта суммы не соответствует валюте кассы» Вы вносите тенге в валютную кассу (или наоборот). Смените кассу на тенговую либо заведите операцию в правильной валюте.
Оплата «повисла» авансом, хотя долг был В поле «Основание/объект расчётов» не указан конкретный документ реализации или заказ. Откройте ПКО, заполните основание — оплата сама сопоставится с долгом.
Превышен лимит наличных расчётов между юрлицами По законодательству РК платёж наличными по одной сделке между юрлицами ограничен 1000 МРП = 1000 × 4 325 = 4 325 000 ₸. Программа явной блокировки может не дать, но сумму выше лимита проводить наличными нельзя — оформляйте через банк.
Касса «ушла в минус» задним числом Провели ПКО или РКО не той датой — остаток на промежуточную дату стал отрицательным. Проверьте хронологию кассовых документов за день и поправьте даты.
9. FAQ
Чем ПКО отличается от расходного кассового ордера? ПКО — приход наличных в кассу (Дт 1010). РКО (расходный) — выдача наличных из кассы (Кт 1010). Это зеркальные документы.
Какой счёт по дебету у ПКО? Всегда 1010 «Денежные средства в кассе». Меняется только кредит — в зависимости от вида операции (1210, 1250, 3310, 1030 и др.).
Нужно ли выписывать ЭСФ из приходного кассового ордера? Нет. ЭСФ формируется из документа реализации, а не из оплаты. ПКО в ИС ЭСФ и в СНТ не участвует.
Облагается ли аванс от покупателя НДС в ПКО? Нет. В Казахстане предоплата НДС не облагается. НДС по ставке 16 % начисляется в момент реализации и выписки ЭСФ, а не при получении денег.
Что делать, если покупатель внёс больше, чем должен? Проведите ПКО на всю внесённую сумму. Часть закроет долг, остаток зафиксируется как аванс по договору — он зачтётся при следующей отгрузке.
Есть ли лимит наличных расчётов между юрлицами? Да, 1000 МРП по одной сделке (в 2026 году это 4 325 000 ₸ при МРП 4 325 ₸). Сверх лимита — только через банк.
Как оформить снятие денег с расчётного счёта в кассу? Вид операции — «Получение наличных в банке». Проводка Дт 1010 Кт 1030 (через транзитный 1020). Обычно в пару к банковской выписке о снятии.
Почему при проведении ПКО не появился доход (6010)? Потому что ПКО двигает только деньги. Доход и НДС отражает реализация. ПКО лишь переводит долг покупателя (1210) в наличные (1010).
Как распечатать квитанцию для клиента? Кнопка «Печать» → «Квитанция к приходному кассовому ордеру». Отдайте отрывную часть плательщику.
Можно ли провести ПКО задним числом? Технически да, но кассовая книга и остатки на промежуточные даты пересчитаются. Делайте это осознанно и проверяйте, что касса нигде не ушла в минус.
10. Смежные документы
На основании чего вводят ПКО:
- «Реализация товаров и услуг» — принять оплату по конкретной накладной;
- «Заказ клиента» — принять аванс под заказ;
- «Счёт на оплату» — оплата по выставленному счёту;
- Банковская выписка / «Списание с расчётного счёта» — при получении наличных из банка.
Что вводят на основании ПКО или в связке с ним:
- «Расходный кассовый ордер» — обратная операция (выдача наличных);
- «Отчёт о розничных продажах» — при приёме розничной выручки;
- «Кассовая книга» — итоговый регистр, куда попадает каждый ПКО;
- «Авансовый отчёт» — если возврат подотчётника связан с закрытием аванса.
Как узнать свой релиз: «Справка» → «О программе» — там указаны версия платформы и релиз конфигурации.
Методичка подготовлена для «Управление торговлей для Казахстана», редакция 3.4, релиз 3.4.5.21. При обновлении конфигурации сверяйте расположение полей.