Проверено на релизе 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0).
Вы открываете карточку счёта‑фактуры за прошлый квартал, жмёте на прикреплённый скан акта — и вместо документа 1С пишет «Файл не обнаружен». Или вы недавно перенесли все вложения из базы на диск, чтобы база не разбухала, и теперь не спите спокойно: а точно ли всё перенеслось, ничего не потерялось? Вот ровно для этих двух ситуаций и нужен отчёт «Проверка целостности тома». Он сверяет то, что записано в базе, с тем, что реально лежит на диске в томе хранения файлов, и показывает расхождения.
Сразу честно: это служебный (технический) отчёт, а не бухгалтерский документ. Он не делает проводок, не формирует ЭСФ или СНТ, не двигает регистры и вообще ничего не меняет — только читает и сравнивает. Поэтому здесь не будет счетов 1210/6010, ставок НДС и ИПН: они к целостности файлов отношения не имеют. Зато будет то, что реально спасает бухгалтеру нервы — понимание, где искать пропавшие сканы.
1. Назначение
Отчёт сверяет файлы, зарегистрированные в информационной базе, с физическими файлами в томе хранения на диске. Он находит два типа проблем: файлы, которые числятся в базе, но пропали с диска (потеря данных), и файлы, которые лежат на диске, но в базе на них нет ссылок (мусор, занимающий место).
2. Где найти
Отчёты по файлам живут не в бухгалтерских разделах, а в администрировании:
- Администрирование → Обслуживание → Хранение файлов (или Настройки работы с файлами) — здесь настраиваются тома и отсюда доступны сервисные отчёты по ним.
- Через список отчётов: Все функции → Отчёты → Проверка целостности тома (если включён режим «Все функции»).
Самый быстрый способ открыть отчёт напрямую — навигационная ссылка. Скопируйте её, затем в 1С меню Сервис → «Перейти по навигационной ссылке» (или значок с адресом в шапке) и вставьте:
e1cib/list/Отчет.ПроверкаЦелостностиТома
Отчёт доступен пользователю с правами администратора или с ролью на работу с файлами. Рядовому бухгалтеру он обычно не виден — это нормально, чистка томов не его задача.
2а. Как узнать свой релиз
Справка → О программе (или значок «i» в правом верхнем углу). В открывшемся окне:
- версия платформы — например,
8.3.24.xxxx; - релиз конфигурации — например,
Бухгалтерия для Казахстана, редакция 3.0 (3.0.74.2).
Расположение отчётов по файлам и состав настроек тома от релиза к релизу почти не меняются, но перед действиями стоит убедиться, что у вас версия не ниже указанной в шапке.
3. Как заполнить
Полей у отчёта немного — это его сила. Разберём каждое.
| Поле | Обяз. | Зачем оно и что будет при ошибке |
|---|---|---|
| Том | Да | Выбираете конкретный том хранения файлов из справочника «Тома хранения файлов». Именно его путь на диске отчёт и будет сканировать. Если укажете не тот том — проверите не тот каталог и получите пугающий список «отсутствующих» файлов, которых на самом деле в этом томе и не должно быть. |
| Проверять наличие файлов в томе | — | Флажок ищет файлы, которые есть в базе, но пропали с диска. Именно из‑за них выскакивает «Файл не обнаружен». Оставляйте включённым — это главная причина запуска. |
| Проверять лишние файлы | — | Флажок ищет файлы на диске, на которые в базе нет ссылок (осиротевший мусор после сбоев переноса). Полезно перед чисткой места. На больших томах проверка идёт дольше. |
Порядок действий:
- Откройте отчёт по навигационной ссылке или из раздела обслуживания.
- В поле Том выберите том, который проверяете. Если том один — он подставится сам.
- Убедитесь, что путь тома доступен: сервер (или ваш компьютер в файловом варианте) должен видеть каталог тома. Нет доступа к каталогу — отчёт честно об этом скажет, но проверить не сможет.
- Оставьте оба флажка проверки включёнными для полной картины.
- Нажмите Сформировать.
- Дождитесь окончания сканирования. На томе в несколько тысяч файлов это секунды–минуты, на десятках тысяч — дольше.
4. Разобранный пример
Исходные данные. ТОО «Астана Трейд» перенесло вложения из базы в том «Основной том», путь на сервере D:\1C_Files\AstanaTrade. В базе числится 12 480 файлов общим объёмом 8,3 ГБ (сканы счетов‑фактур, актов, договоров).
Главбух Айгуль замечает, что не открывается скан акта от поставщика. Открывает отчёт, выбирает Том = Основной том, оба флажка, жмёт Сформировать.
Результат отчёта:
| Показатель | Значение |
|---|---|
| Всего файлов в базе по тому | 12 480 |
| Отсутствуют на диске (есть в базе, нет файла) | 3 |
| Лишние на диске (есть файл, нет в базе) | 27 |
| Совпадают | 12 477 |
В блоке «Отсутствующие» отчёт показывает три строки со ссылками на карточки файлов: тот самый акт от поставщика и два договора. Видно ожидаемый путь, например D:\1C_Files\AstanaTrade\2a\f1e9c3b4..., а файла там нет.
Что делает Айгуль дальше (сам отчёт ничего не исправляет):
- по трём отсутствующим файлам — восстанавливает их из резервной копии тома за нужную дату либо, если бэкапа нет, прикрепляет сканы заново к соответствующим документам;
- 27 лишних файлов — это остатки прерванного переноса; их можно удалить с диска вручную, чтобы освободить место, предварительно убедившись по отчёту, что на них действительно нет ссылок в базе.
Никаких проводок Дт/Кт этот пример не порождает — отчёт только диагностирует. Ценность примера в том, что за минуту вы узнаёте точное число потерь и их адреса, вместо того чтобы ловить «Файл не обнаружен» по одному документу.
5. Виды операции
Отдельных «видов операции», как у документов, у отчёта нет. Есть два режима сверки, включаемые флажками, — можно по отдельности, можно вместе:
- Поиск отсутствующих файлов — база ссылается на файл, а физически его в томе нет.
- Поиск лишних файлов — файл лежит в томе, а в базе на него нет ни одной ссылки.
6. Что формируется при проведении
Ключевой момент: отчёт не проводится и ничего не записывает.
- Проводок нет — это не хозяйственная операция.
- Электронных документов (ЭСФ, СНТ) нет — к выписке в ИС ЭСФ отчёт отношения не имеет.
- Движений по регистрам нет — том, справочник файлов и сами файлы на диске остаются без изменений.
Единственный результат — табличный документ на экране со списком расхождений и итоговыми счётчиками. Все дальнейшие действия (восстановление из бэкапа, удаление мусора, повторное прикрепление сканов) вы делаете руками, вне этого отчёта.
7. Печатные формы
Отдельного бланка у отчёта нет — печатной формой служит сам сформированный табличный документ. С ним доступны стандартные команды 1С:
- Печать (Ctrl+P) — распечатать список расхождений, например для приложения к акту о восстановлении данных.
- Сохранить — выгрузить результат в файл:
.mxl, Excel (.xlsx), PDF,.html. - Отправить — приложить результат к письму, чтобы передать его администратору или в поддержку.
8. Частые ошибки
«Не удалось получить доступ к тому» / «Каталог тома недоступен». Сервер 1С не видит путь тома (сетевой диск отвалился, нет прав у учётной записи службы). Проверьте путь в справочнике «Тома хранения файлов», доступность каталога и права учётной записи сервера 1С на этот каталог.
Отчёт показывает сотни «отсутствующих» файлов, хотя всё работает. Почти всегда выбран не тот том или неверно указан путь тома после переезда сервера/смены буквы диска. Сверьте путь в карточке тома с реальным расположением файлов.
«Файл не обнаружен» при открытии вложения из документа. Это симптом, который и подтверждает отчёт: файл потерян на диске. Запустите проверку, найдите все такие файлы разом и восстановите из резервной копии тома.
Отчёт формируется очень долго или подвисает. Том содержит десятки–сотни тысяч файлов. Снимите флажок «Проверять лишние файлы» (он самый тяжёлый) и запускайте проверку в нерабочее время.
Список «лишних» большой, хочется всё удалить. Не удаляйте вслепую. Убедитесь, что это действительно осиротевшие файлы, и делайте резервную копию каталога тома до чистки — восстановить удалённое с диска отчёт не поможет.
9. FAQ
Делает ли этот отчёт проводки? Нет. Это служебный отчёт, он не проводится, проводок и движений по регистрам не создаёт. Только сравнивает базу с диском и показывает расхождения.
Отчёт сам восстановит или удалит файлы? Нет. Он только находит проблемы. Восстановление из бэкапа, повторное прикрепление сканов и удаление лишних файлов вы выполняете вручную.
Чем «отсутствующий» файл отличается от «лишнего»? Отсутствующий — есть запись в базе, но файла на диске нет (потеря данных). Лишний — файл на диске есть, но в базе на него нет ссылок (мусор, занимающий место).
Где хранятся сами файлы — тома? В каталоге на диске, путь которого задан в справочнике «Тома хранения файлов» (Администрирование → Хранение файлов). Файлы кладутся туда, если вы настроили хранение в томах, а не в информационной базе.
Почему я не вижу этот отчёт в меню? Он доступен пользователю с правами администратора/работы с файлами и виден в разделе обслуживания или через «Все функции». Рядовому бухгалтеру он обычно не показывается.
Как открыть отчёт быстрее всего?
Через навигационную ссылку e1cib/list/Отчет.ПроверкаЦелостностиТома: меню Сервис → «Перейти по навигационной ссылке».
Влияет ли отчёт на ЭСФ, СНТ или закрытие периода? Никак. К электронным счетам‑фактурам, СНТ и регламентным операциям он отношения не имеет — работает только с файлами хранилища.
Как часто запускать проверку? После переноса файлов в том, после переезда/восстановления сервера и планово раз в квартал. Регулярная проверка ловит потери до того, как они всплывут при налоговой проверке или запросе контрагента.
Что делать, если бэкапа тома нет, а файл потерян? Восстановить сам файл нечем. Откройте документ, к которому он был прикреплён, и приложите скан заново (получите копию у контрагента или отсканируйте оригинал).
Можно ли выгрузить результат для передачи в поддержку? Да. Сформированный отчёт сохраняется в Excel, PDF или .mxl и отправляется письмом стандартными кнопками формы.
10. Смежные документы и объекты
- Тома хранения файлов (справочник, Администрирование → Хранение файлов) — источник поля «Том»; именно его настройки (путь, доступность) определяют результат проверки.
- Настройки работы с файлами — включают хранение файлов в томах и переносят их из базы на диск; после такого переноса и логично запускать этот отчёт.
- Присоединённые файлы документов и справочников — те самые вложения (сканы актов, счетов‑фактур, договоров), целостность которых вы проверяете.
- Резервная копия тома (средствами ОС/администратора) — не объект 1С, но именно из неё восстанавливают файлы, помеченные отчётом как отсутствующие.
Как узнать свой релиз
Справка → О программе — там указаны версия платформы (8.3.x.xxxx) и релиз конфигурации. Инструкция написана и проверена для релиза 3.0.74.2.
Проверено на релизе 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0).