3.0.74.2 «Қазақстан үшін Бухгалтерия» нұсқасында тексерілді (редакция 3.0).
Сіз өткен тоқсанның шот-фактура карточкасын ашып, тіркелген актінің сканерін басасыз — және 1С «Файл табылмады» деп жазады. Немесе сіз жақында барлық тіркемелерді базадан дискке көшіріп, базаның үлкеймеуі үшін тыныш ұйықтамайсыз: бәрі дұрыс көшірілді ме, ештеңе жоғалмады ма? Міне, осы екі жағдай үшін «Томның тұтастығын тексеру» есебі қажет. Ол базада жазылған нәрсені файлдарды сақтау томында дискте не бар екенін салыстырады және айырмашылықтарды көрсетеді.
Тез айтайын: бұл қызметтік (техникалық) есеп, бухгалтерлік құжат емес. Ол бухгалтерлік жазбаларды жасамайды, ЭСФ немесе СНТ қалыптастырмайды, регистрлерді қозғалтып, ештеңені өзгертпейді — тек оқиды және салыстырады. Сондықтан мұнда 1210/6010 шоттары, ҚҚС және ЖСН болмайды: олар файлдардың тұтастығына қатысы жоқ. Бірақ бухгалтердың жүйкесін сақтайтын нәрсе — жоғалған сканерлерді қайдан іздеу керектігін түсіну.
1. Мақсаты
Есеп файлдарды ақпараттық базада тіркелгендерімен, дисктегі файлдарды сақтау томындағы физикалық файлдармен салыстырады. Ол екі типті проблемаларды табады: базада бар, бірақ дисктен жоғалған файлдар (деректердің жоғалуы) және дискте бар, бірақ базаға сілтемелері жоқ файлдар (орын алатын қоқыс).
2. Қайдан табуға болады
Файлдар бойынша есептер бухгалтерлік бөлімдерде емес, әкімшілендіруде орналасқан:
- Әкімшілендіру → Қызмет көрсету → Файлдарды сақтау (немесе Файлдармен жұмыс істеу параметрлері) — мұнда томдар орнатылады және осы жерден оларға қызметтік есептер қолжетімді.
- Есептер тізімі арқылы: Барлық функциялар → Есептер → Томның тұтастығын тексеру (егер «Барлық функциялар» режимі қосылған болса).
Есепті тікелей ашудың ең жылдам тәсілі — навигациялық сілтеме. Оны көшіріп, 1С мәзірінде Қызмет → «Навигациялық сілтеме бойынша өту» (немесе жоғарғы жағындағы адрес белгішесі) басып, қойыңыз:
e1cib/list/Отчет.ПроверкаЦелостностиТома
Есеп әкімші құқықтары бар пайдаланушыға немесе файлдармен жұмыс істеу рөлі бар пайдаланушыға қолжетімді. Жай бухгалтерге ол әдетте көрінбейді — бұл қалыпты, томдарды тазалау оның міндеті емес.
2а. Өз нұсқаңызды қалай білуге болады
Справка → Бағдарлама туралы (немесе оң жақ жоғарғы бұрыштағы «i» белгішесі). Ашылған терезеде:
- платформа нұсқасы — мысалы,
8.3.24.xxxx; - конфигурация релизі — мысалы,
Қазақстан үшін Бухгалтерия, редакция 3.0 (3.0.74.2).
Файлдар бойынша есептердің орналасуы мен том параметрлерінің құрамы релизден релизге өзгермейді, бірақ әрекеттерден бұрын сіздің нұсқаңыз жоғарғы жағында көрсетілгеннен төмен емес екеніне көз жеткізуіңіз керек.
3. Қалай толтыру керек
Есепте бірнеше өріс бар — бұл оның күші. Әрқайсысын қарастырайық.
| Өріс | Міндетті | Неге қажет және қате болған жағдайда не болады |
|---|---|---|
| Том | Иә | Файлдарды сақтау «Томдар» анықтамалығынан нақты томды таңдайсыз. Дискдегі жолы осы томды тексеретін болады. Егер дұрыс томды көрсетпесеңіз — дұрыс каталогты тексермей, «жоқ» файлдардың қорқынышты тізімін аласыз, олар шын мәнінде осы томда болмауы керек. |
| Томда файлдардың бар-жоғын тексеру | — | Тексеру белгісі базада бар, бірақ дисктен жоғалған файлдарды іздейді. Дәл осы себептен «Файл табылмады» деген хабарлама шығады. Оны қосулы қалдырыңыз — бұл іске қосу үшін басты себеп. |
| Артық файлдарды тексеру | — | Тексеру белгісі дискте бар, бірақ базаға сілтемелері жоқ файлдарды (көшірме кезінде ақаулардан қалған қоқыс) іздейді. Орын тазалау алдында пайдалы. Үлкен томдарда тексеру ұзақ уақыт алады. |
Әрекеттер тәртібі:
- Навигациялық сілтеме арқылы немесе қызмет көрсету бөлімінен есепті ашыңыз.
- Том өрісінде тексеретін томды таңдаңыз. Егер том біреу болса — ол автоматты түрде қойылады.
- Томның жолының қолжетімді екеніне көз жеткізіңіз: сервер (немесе файлдық нұсқада сіздің компьютерыңыз) том каталогын көруі керек. Каталогқа қолжетімділік болмаса — есеп адал түрде бұл туралы айтады, бірақ тексере алмайды.
- Толық көрініс үшін екі тексеру белгісін қосулы қалдырыңыз.
- Формалау батырмасын басыңыз.
- Сканерлеу аяқталғанша күтіңіз. Бірнеше мың файлдары бар томда бұл секундтар–минуттар, он мыңдаған файлдарда — ұзақ.
4. Мысал
Бастапқы деректер. ТОО «Астана Трейд» тіркемелерді «Негізгі том» томына көшірді, сервердегі жол D:\1C_Files\AstanaTrade. Базада 12 480 файл бар, жалпы көлемі 8,3 ГБ (шот-фактуралардың, актілердің, келісімдердің сканерлері).
Бас бухгалтер Айгуль жеткізушінің актінің сканерін аша алмайтынын байқайды. Есепті ашады, Том = Негізгі том таңдайды, екі тексеру белгісін қойып, Формалау батырмасын басады.
Есептің нәтижесі:
| Көрсеткіш | Мәні |
|---|---|
| Том бойынша базадағы файлдар саны | 12 480 |
| Дискде жоқ (базада бар, файл жоқ) | 3 |
| Дискде артық (файл бар, базада жоқ) | 27 |
| Сәйкес келеді | 12 477 |
Айгуль одан әрі не істейді (есеп ештеңені түземейді):
- үш жоғалған файл бойынша — оларды қажетті күнге томның резервтік көшірмесінен қалпына келтіреді немесе, егер резервтік көшірме болмаса, сәйкес құжаттарға сканерлерді қайта тіркейді;
- 27 артық файл — бұл тоқтаған көшірмелердің қалдықтары; оларды дискден қолмен жоюға болады, бірақ алдымен есеп бойынша базаға сілтемелері жоқ екеніне көз жеткізіңіз.
Бұл мысал ешқандай Дт/Кт жазбаларын тудырмайды — есеп тек диагностика жасайды. Мысалдың құндылығы — бір минутта сіз жоғалтулардың нақты санын және олардың мекенжайларын білесіз, «Файл табылмады» деп бір құжатты іздеудің орнына.
5. Операция түрлері
Есепте құжаттардағыдай «операция түрлері» жоқ. Екі тексеру режимі бар, олар тексеру белгілерімен қосылады — жеке-жеке немесе бірге:
- Жоғалған файлдарды іздеу — база файлға сілтеме жасайды, ал физикалық түрде томда жоқ.
- Артық файлдарды іздеу — файл томда бар, ал базаға сілтемелері жоқ.
6. Қандай нәрселер қалыптастырылады
Негізгі сәт: есеп жүргізілмейді және ештеңе жазылмайды.
- Жазбалар жоқ — бұл шаруашылық операция емес.
- Электрондық құжаттар (ЭСФ, СНТ) жоқ — ИС ЭСФ-те есептің қатысы жоқ.
- Регистрлер бойынша қозғалыстар жоқ — том, файлдар анықтамалығы және файлдар дискте өзгеріссіз қалады.
Бір ғана нәтиже — экрандағы кестелік құжат айырмашылықтар мен қорытынды есептегіштер тізімімен. Барлық кейінгі әрекеттер (резервтік көшірмеден қалпына келтіру, қоқысты жою, сканерлерді қайта тіркеу) сіздің қолыңызбен, осы есептен тыс жасалады.
7. Баспа формалары
Есептің жеке бланкі жоқ — баспа формасы болып қалыптасқан кестелік құжат табылады. Онымен стандартты 1С командалары қолжетімді:
- Басып шығару (Ctrl+P) — айырмашылықтар тізімін басып шығару, мысалы, деректерді қалпына келтіру актісіне қосымша ретінде.
- Сақтау — нәтижені файлға экспорттау:
.mxl, Excel (.xlsx), PDF,.html. - Жіберу — нәтижені хатқа тіркеп, әкімшіге немесе қолдау қызметіне жіберу.
8. Жиі кездесетін қателіктер
«Томға қол жеткізу мүмкін болмады» / «Том каталогы қолжетімсіз». 1С сервері том жолын көрмейді (желі дискісі ажырап қалды, қызметтік есептік жазбада құқықтар жоқ). «Файлдарды сақтау томдары» анықтамалығында жолды, каталогтың қолжетімділігін және 1С серверінің осы каталогқа құқықтарын тексеріңіз.
Есеп жүздеген «жоқ» файлдарды көрсетеді, бірақ бәрі жұмыс істейді. Әдетте, дұрыс том таңдалмаған немесе серверді/дискінің әріпін ауыстырғаннан кейін том жолы дұрыс көрсетілмеген. Том карточкасындағы жолды файлдардың нақты орналасуымен салыстырыңыз.
Құжаттан тіркемені ашқанда «Файл табылмады». Бұл симптом, ол есепті растайды: файл дискте жоғалған. Тексеруді бастаңыз, барлық осындай файлдарды бірден табыңыз және томның резервтік көшірмесінен қалпына келтіріңіз.
Есеп өте ұзақ қалыптасады немесе тоқтап қалады. Томда ондаған–жүздеген мың файлдар бар. «Артық файлдарды тексеру» белгісін алып тастаңыз (ол ең ауыр) және тексеруді жұмыс істемейтін уақытта бастаңыз.
«Артық» тізімі үлкен, бәрін жойғыңыз келеді. Көзсіз жоймаңыз. Бұл шынымен де жетім файлдар екеніне көз жеткізіңіз және тазалау алдында том каталогының резервтік көшірмесін жасаңыз — есеп жойылғанды қалпына келтіруге көмектеспейді.
9. Жиі қойылатын сұрақтар
Бұл есеп жазбаларды жасай ма? Жоқ. Бұл қызметтік есеп, ол жүргізілмейді, жазбалар мен регистрлер бойынша қозғалыстарды жасамайды. Тек базаны дискімен салыстырады және айырмашылықтарды көрсетеді.
Есеп файлдарды қалпына келтіреді немесе жоя ма? Жоқ. Ол тек проблемаларды табады. Резервтік көшірмеден қалпына келтіру, сканерлерді қайта тіркеу және артық файлдарды жоюды сіз қолмен орындайсыз.
«Жоқ» файл «артық» файлдан қалай ерекшеленеді? Жоқ файл — базада жазба бар, бірақ дискте файл жоқ (деректердің жоғалуы). Артық файл — дискте файл бар, бірақ базаға сілтемелері жоқ (орын алатын қоқыс).
Файлдар — томдар қайда сақталады? Дискдегі каталогта, оның жолы «Файлдарды сақтау томдары» анықтамалығында көрсетілген (Әкімшілендіру → Файлдарды сақтау). Файлдар сонда орналастырылады, егер сіз файлдарды томдарда сақтау параметрлерін орнатсаңыз, ал ақпараттық базада емес.
Неге мен бұл есепті мәзірде көрмеймін? Ол әкімші/файлдармен жұмыс істеу құқықтары бар пайдаланушыға қолжетімді және қызмет көрсету бөлімінде немесе «Барлық функциялар» арқылы көрінеді. Жай бухгалтерге ол әдетте көрсетілмейді.
Есепті ең жылдам қалай ашуға болады?
Навигациялық сілтеме арқылы e1cib/list/Отчет.ПроверкаЦелостностиТома: мәзір Қызмет → «Навигациялық сілтеме бойынша өту».
Есеп ЭСФ, СНТ немесе кезеңді жабуға әсер ете ме? Жоқ. Электрондық шот-фактураларға, СНТ және регламенттік операцияларға қатысы жоқ — тек сақтау файлдарымен жұмыс істейді.
Тексеруді қаншалықты жиі жүргізу керек? Файлдарды томға көшіргеннен кейін, серверді ауыстырғаннан/қалпына келтіргеннен кейін және жоспарлы түрде тоқсан сайын. Тұрақты тексеру жоғалтуларды салық тексеруі немесе контрагенттің сұрауы кезінде пайда болар алдында ұстайды.</