В 2026 году нотариально заверять статус ИП как общее правило не требуется: НК РК предусматривает удостоверение только для отдельных документов и процедур. Например, специальная нотариальная форма установлена для копии документа, подтверждающего резидентство нерезидента, а не для регистрационных документов казахстанского ИП (ст. 702 НК РК). Для электронных счетов-фактур действует отдельный порядок их выписки в информационной системе ЭСФ (ст. 209 НК РК).
Что обычно понимают под «заверением» ИП
Под этим запросом обычно скрываются три разных вопроса:
- Регистрация. Чем подтверждается, что физическое лицо ведет деятельность в качестве ИП.
- Подтверждение документов. В какой форме должны быть оформлены счета-фактуры, договоры, акты, доверенности и копии документов.
- Допуск к деятельности. Нужны ли для выбранного вида деятельности лицензия, разрешение или уведомление.
Бухгалтеру важно разделять эти вопросы. Регистрация предпринимателя, форма конкретного документа и право заниматься регулируемым видом деятельности — разные юридические процедуры. Наличие регистрационных данных само по себе не заменяет требования, установленные для отдельного документа или операции.
Регистрация ИП: заверять не нужно, нужно уведомить
Для подтверждения статуса ИП используют сведения о регистрации предпринимателя. НК РК не устанавливает общего требования нотариально удостоверять такие сведения при каждой сделке, сдаче налоговой отчетности или выписке счета-фактуры.
Не следует смешивать регистрацию ИП с постановкой на регистрационный учет по НДС. Учет по НДС ведется в базе налогоплательщиков, а обязательная и добровольная постановка осуществляются на основании налогового заявления, представленного в налоговый орган по месту нахождения налогоплательщика. Датой постановки является дата представления заявления (ст. 99 НК РК).
При этом специальный налоговый режим влияет на возможность постановки на учет по НДС: налогоплательщик, применяющий специальный налоговый режим, постановке на такой учет не подлежит (ст. 99 НК РК). Поэтому регистрационные сведения ИП и сведения о его статусе по НДС нужно проверять раздельно.
Совет бухгалтеру: храните актуальные регистрационные сведения ИП и отдельно фиксируйте его налоговый статус. Перед оформлением документов сопоставляйте данные предпринимателя с теми реквизитами, которые требуются для конкретного документа и налоговой процедуры.
Печать, подпись и ЭЦП
Требования к оформлению зависят от вида документа. Для счета-фактуры НК РК предусматривает электронную форму в информационной системе ЭСФ. Бумажный счет-фактуру можно выписать в случаях, прямо перечисленных в Кодексе: при отсутствии сети телекоммуникаций по месту нахождения налогоплательщика, при подтвержденной технической невозможности работы информационной системы, при приостановлении выписки ЭСФ, а также в период чрезвычайной ситуации или чрезвычайного положения (ст. 209 НК РК).
Если бумажный счет-фактура выписан из-за технических ошибок или приостановления выписки в системе, его вводят в информационную систему ЭСФ в течение 15 календарных дней после устранения технических ошибок либо отмены приостановления. После завершения чрезвычайной ситуации или чрезвычайного положения срок ввода составляет 30 календарных дней (ст. 209 НК РК).
Бумажный счет-фактура оформляется по форме электронного счета-фактуры в двух экземплярах, один из которых передается получателю товаров, работ или услуг. Стоимостные и суммовые значения указываются в национальной валюте Республики Казахстан (ст. 209 НК РК). Эти требования относятся именно к счету-фактуре и не заменяются произвольной отметкой, печатью или нотариальным заверением.
На практике бухгалтеру стоит:
- Определять форму оформления по виду документа, а не применять единое правило ко всем документам ИП.
- При выписке счета-фактуры учитывать установленный порядок работы в информационной системе ЭСФ и предусмотренные НК РК исключения для бумажного документа.
- При работе через представителя заранее оформлять его полномочия в форме, установленной для соответствующего действия.
Когда нотариус всё-таки нужен
Нотариальное удостоверение применяют не ко всей деятельности ИП, а к определенному документу или действию, если соответствующая форма прямо предусмотрена для него. Наличие статуса предпринимателя само по себе не превращает все подписываемые им документы в нотариальные.
Конкретный пример содержится в правилах о подтверждении резидентства нерезидента. Для применения положений соответствующего раздела НК РК принимается, в частности, нотариально засвидетельствованная копия оригинала документа о резидентстве. Подпись и печать иностранного нотариуса должны быть легализованы в установленном порядке, если не действует предусмотренное исключение (ст. 702 НК РК).
Легализация не требуется, когда документ о резидентстве размещен на интернет-ресурсе компетентного органа иностранного государства либо иной порядок удостоверения установлен международным договором Республики Казахстан или соглашением между компетентными органами (ст. 702 НК РК). Эти правила относятся к документу нерезидента и не означают, что регистрационные документы каждого ИП необходимо удостоверять нотариально.
Лицензии и разрешения: то, что часто путают с «заверением»
Разрешительный документ и удостоверение документа решают разные задачи. Разрешение относится к праву осуществлять определенную деятельность, а нотариальное действие подтверждает документ, подпись, копию или юридически значимое действие в предусмотренной для него форме.
Поэтому бухгалтеру не следует считать нотариальную копию регистрационных сведений заменой лицензии или разрешения. Наличие требований к конкретному виду деятельности устанавливается профильным законодательством, включая Закон РК «О разрешениях и уведомлениях» и содержащиеся в нем перечни.
Порядок действий для бухгалтера:
- Зафиксируйте фактически осуществляемый вид деятельности ИП.
- Сопоставьте его с актуальными перечнями лицензий, разрешений и уведомлений в официальной редакции законодательства.
- Храните полученное разрешение или подтверждение уведомления отдельно от регистрационных и налоговых документов ИП.
Регистрационные данные ИП в учетной системе
В карточке ИП должны быть заполнены те регистрационные и налоговые реквизиты, которые используются в создаваемом документе. При появлении сообщения о незаполненных данных следует проверить карточку организации или контрагента и сопоставить реквизиты с регистрационными сведениями предпринимателя.
Отдельно проверьте статус ИП по НДС. Постановка на регистрационный учет плательщика НДС осуществляется в базе налогоплательщиков на основании налогового заявления, а после постановки руководитель и лицо, ответственное за расчеты с бюджетом, должны пройти в налоговом органе ознакомление с информационной системой ЭСФ и порядком выписки электронных счетов-фактур (ст. 99 НК РК).
Сообщение учетной системы о незаполненном реквизите означает необходимость корректно заполнить карточку или документ. Оно само по себе не устанавливает нотариальную форму и не заменяет требования НК РК к счету-фактуре, налоговой регистрации или документу нерезидента.
Частые вопросы
Нужно ли ИП нотариально заверять документы о регистрации? — Общего требования о нотариальном удостоверении регистрационных сведений ИП для каждой операции НК РК не устанавливает. Нотариальная форма применяется к конкретному документу, когда она предусмотрена для соответствующей процедуры.
Обязана ли у ИП быть печать? — Требование к реквизитам нужно определять по виду документа. В частности, для счета-фактуры НК РК устанавливает электронную форму и специальные случаи оформления на бумаге, но не заменяет эти правила одной лишь печатью (ст. 209 НК РК).
Нужно ли дополнительно нотариально заверять электронный счет-фактуру? — НК РК предусматривает выписку счета-фактуры в информационной системе ЭСФ и не устанавливает для него дополнительного нотариального удостоверения. Бумажная форма допустима только в предусмотренных Кодексом случаях (ст. 209 НК РК).
Когда без нотариального удостоверения не обойтись? — Когда специальная норма предусматривает нотариально удостоверенный документ. Например, одним из допустимых видов подтверждения резидентства нерезидента является нотариально засвидетельствованная копия соответствующего оригинала (ст. 702 НК РК).
Чем лицензия отличается от «заверения»? — Лицензия или разрешение относятся к допуску к определенной деятельности. Заверение относится к форме и подтверждению конкретного документа или действия. Одна процедура не заменяет другую.