Чтобы изменить фамилию кассира, которая подставляется в подписи кассовых документов, сначала определите причину изменения. Если назначен другой кассир, выберите новое физическое лицо в настройках подписей организации. Если прежний сотрудник сменил фамилию, откорректируйте данные самого физического лица. Ниже разобраны оба варианта для 1С:Бухгалтерия для Казахстана.
Когда какой вариант применять
- Сменился сам кассир — в подписях организации нужно выбрать другое физическое лицо.
- Кассир остался прежним, но сменил фамилию — нужно отредактировать ФИО в карточке физического лица. Менять сотрудника в подписях не требуется.
Как сменить кассира в подписях организации
- Откройте раздел Главное → Организации.
- Перейдите в карточку нужной организации и откройте раздел Подписи.
- В строке «Кассир» выберите нужное физическое лицо — сотрудника, чья фамилия должна отображаться в документах.
- Сохраните изменения.
После этого выбранное лицо должно подставляться в новые документы, где предусмотрена подпись кассира. Названия команд и расположение элементов интерфейса могут отличаться в зависимости от версии и настроек конфигурации [требует проверки].
Как изменить фамилию у того же физического лица
Если кассир не менялся, а изменил только фамилию, корректировать нужно карточку физического лица:
- Откройте справочник физических лиц — обычно через раздел Зарплата и кадры → Физические лица либо через карточку сотрудника [требует проверки].
- Найдите нужное физическое лицо и откройте его карточку.
- Укажите актуальную фамилию.
- Если конфигурация поддерживает историю изменения ФИО, внесите новую фамилию с датой изменения.
- Сохраните данные.
Не создавайте новое физическое лицо только из-за смены фамилии: это может привести к появлению дубля. Если доступна история ФИО, новую фамилию корректнее регистрировать с датой изменения, не затирая прежние сведения. Порядок отражения новой фамилии в ранее созданных документах зависит от конфигурации и даты документа [требует проверки].
Что подставляется в кассовые документы
Реквизит «Кассир» в подписях организации используется при заполнении подписи в кассовых документах, включая приходный кассовый ордер (ПКО) и расходный кассовый ордер (РКО). Проверьте также смежные реквизиты:
- Руководитель;
- Главный бухгалтер;
- Кассир.
В отдельных версиях или настройках конфигурации кассир может указываться непосредственно в кассовом документе [требует проверки]. Тогда в уже созданном документе потребуется проверить реквизит кассира и при необходимости выбрать сотрудника заново.
Пошаговая проверка результата
- Создайте тестовый ПКО или РКО либо откройте документ, который можно использовать для проверки.
- Проверьте, какое физическое лицо указано в реквизитах документа.
- Сформируйте печатную форму.
- Убедитесь, что в строке подписи кассира отображается нужная фамилия.
- Если фамилия осталась прежней, повторно проверьте карточку физического лица, строку «Кассир» в подписях организации и реквизиты самого документа.
Типичные ошибки
- Меняют фамилию только в одном документе. Такая правка не изменяет источник, из которого данные подставляются в другие документы.
- Создают новое физическое лицо при смене фамилии. Если человек остался тем же, следует обновить его существующую карточку.
- Путают смену человека и смену фамилии. При назначении нового кассира выберите другое физическое лицо в подписях, а не переименовывайте прежнее.
- Не проверяют печатную форму. После сохранения изменений сформируйте тестовый ПКО или РКО.
- Не оформляют смену ответственного лица внутри организации. Если назначен другой кассир, изменение в 1С должно соответствовать внутренним документам организации.
Что проверить, если фамилия не изменилась
- Выбрано ли нужное физическое лицо в строке «Кассир» по пути Главное → Организации → Подписи.
- Сохранена ли актуальная фамилия в карточке физического лица.
- Нет ли в базе двух карточек одного человека со старой и новой фамилиями.
- Не указан ли кассир отдельно в реквизитах документа.
- Обновилась ли фамилия после повторного формирования печатной формы.
Если при изменении данных сотрудника появляется сообщение «Сотрудник %1: Фамилия в свидетельстве совпадает с фамилией в изменившихся данных», проверьте фамилию сотрудника и реквизит с фамилией в свидетельстве. Они не должны ошибочно фиксировать изменение при совпадающих значениях.
Частые вопросы
Где изменить кассира в 1С:Бухгалтерии для Казахстана? — Откройте Главное → Организации → Подписи и выберите нужное физическое лицо в строке «Кассир».
Нужно ли создавать новое физическое лицо после смены фамилии? — Нет, если это тот же человек. Измените фамилию в существующей карточке физического лица и используйте историю ФИО с датой, если такая возможность предусмотрена конфигурацией.
Почему в ПКО или РКО остаётся старая фамилия? — Проверьте подписи организации, карточку физического лица и реквизит кассира в самом документе. Затем сформируйте печатную форму повторно.
Изменится ли фамилия в старых кассовых документах? — Это зависит от версии конфигурации, способа хранения истории ФИО и заполнения конкретного документа [требует проверки]. Перед массовой печатью проверьте один ранее созданный документ.