Групповое заполнение и отправка ЭСФ позволяют обработать сразу несколько электронных счетов-фактур одной командой: не нужно открывать каждый документ по отдельности — достаточно выделить их списком и отправить. Это экономит время, когда за период накопилось много документов и обрабатывать их по одному нецелесообразно.
Где выполняется работа
Все действия выполняются в списке созданных ЭСФ. В этом журнале собраны счета-фактуры, которые уже сформированы и требуют дальнейшей обработки — заполнения, проверки и отправки в информационную систему электронных счетов-фактур (ИС ЭСФ).
Как отправить несколько ЭСФ сразу
Порядок групповой отправки простой:
- Откройте список созданных ЭСФ.
- Выделите нужные документы ЭСФ, которые уже созданы и требуют отправки. Для выделения нескольких строк подряд удобно использовать клавишу Shift, а для выборочного выделения — Ctrl.
- Нажмите кнопку «Отправить».
После этого выбранные счета-фактуры уйдут на отправку без необходимости открывать каждую вручную. Это особенно удобно в конце периода, когда документов много и открывать каждый по отдельности нецелесообразно.
Групповое заполнение реквизитов
Прежде чем отправлять пакет документов, имеет смысл убедиться, что во всех ЭСФ корректно заполнены обязательные реквизиты. Групповая обработка эффективна только тогда, когда документы уже готовы: если хотя бы один счёт-фактура заполнен с ошибкой или не проведён, он не пройдёт отправку.
Перед массовой отправкой рекомендуется проверить, что для выделенной группы:
- указаны верные реквизиты продавца и покупателя (БИН/ИИН, наименование, адрес);
- заполнены строки товаров и услуг с корректными наименованиями и кодами;
- правильно определены признаки происхождения товара и, при необходимости, коды ТН ВЭД / данные по прослеживаемости;
- совпадают суммы, ставки НДС и итоги с документом-основанием (реализация, акт, накладная);
- указана дата совершения оборота и корректный номер документа-основания.
Незаполненные или ошибочные реквизиты — самая частая причина, по которой групповая отправка проходит не полностью.
Пошаговый порядок работы с пакетом ЭСФ
- Сформируйте ЭСФ на основании документов реализации за период — они попадут в список созданных ЭСФ.
- Отсортируйте или отфильтруйте список так, чтобы видеть только те документы, которые нужно обработать (например, по контрагенту, дате или статусу).
- Проверьте заполнение обязательных реквизитов у документов группы.
- Выделите нужные ЭСФ.
- Нажмите «Отправить».
- Дождитесь обновления статусов и проверьте результат отправки по каждому документу.
Контроль статусов после отправки
После нажатия кнопки «Отправить» статусы документов меняются. Важно не считать работу завершённой сразу: отправка в ИС ЭСФ — это процесс, и по каждому документу нужно убедиться, что он принят и не вернулся с ошибкой. Обратите внимание на счета-фактуры, которые остались в промежуточном состоянии или получили сообщение об ошибке — их придётся открыть и разобрать отдельно.
Если часть документов из пакета не отправилась, это не значит, что не отправились все: обычно проходит основная масса, а «зависают» единичные ЭСФ с проблемными реквизитами. Их удобно выделить повторно и отправить снова уже после исправления.
Типичные ошибки
- Отправка непроверенных документов. Массовая отправка не отменяет контроль качества — ошибочные ЭСФ всё равно вернутся и потребуют ручной правки.
- Игнорирование статусов. Бухгалтер нажал «Отправить» и закрыл список, не убедившись, что все документы приняты. Часть счётов-фактур может остаться неотправленной.
- Выделение лишних документов. В группу случайно попадают ЭСФ, которые ещё не должны уходить (черновики, документы будущего периода).
- Несовпадение сумм с основанием. Если в документе реализации после формирования ЭСФ внесли изменения, счёт-фактура может содержать устаревшие данные.
- Отправка одним пакетом при разных датах оборота. Стоит следить, чтобы группировка не нарушала сроки выписки ЭСФ, установленные для конкретных операций.
Что проверить
- Все выделенные ЭСФ проведены и содержат заполненные обязательные реквизиты.
- Реквизиты продавца и покупателя (БИН/ИИН) актуальны и без ошибок.
- Суммы, ставки НДС и итоги ЭСФ совпадают с документами-основаниями.
- После отправки у каждого документа проставлен статус успешной обработки в ИС ЭСФ.
- Документы с ошибками выявлены, исправлены и отправлены повторно.
- Соблюдены сроки выписки ЭСФ по каждой операции, входящей в пакет.
Групповая отправка — это инструмент ускорения рутинной работы, а не замена контроля. При правильной подготовке документов она позволяет закрыть отправку ЭСФ за период в несколько кликов, сохраняя при этом достоверность данных, передаваемых в ИС ЭСФ.