ЭШФ-ны топтап толтыру және жіберу бір командамен бірнеше электрондық шот-фактураны бірден өңдеуге мүмкіндік береді: әр құжатты бөлек ашудың қажеті жоқ — оларды тізіммен белгілеп, жіберу жеткілікті. Бұл кезең ішінде көп құжат жиналып, оларды бір-бірлеп өңдеу тиімсіз болғанда уақытты үнемдейді.
Жұмыс қай жерде орындалады
Барлық әрекеттер жасалған ЭШФ тізімінде орындалады. Бұл журналда қазірдің өзінде қалыптастырылған және одан әрі өңдеуді — толтыруды, тексеруді және электрондық шот-фактуралардың ақпараттық жүйесіне (ЭШФ АЖ) жіберуді қажет ететін шот-фактуралар жинақталған.
Бірнеше ЭШФ-ны бірден қалай жіберуге болады
Топтап жіберу тәртібі қарапайым:
- Жасалған ЭШФ тізімін ашыңыз.
- Қазірдің өзінде жасалған және жіберуді қажет ететін қажетті ЭШФ құжаттарын белгілеңіз. Бірнеше жолды қатарынан белгілеу үшін Shift пернесін, ал таңдамалы түрде белгілеу үшін Ctrl пернесін пайдалану ыңғайлы.
- «Жіберу» батырмасын басыңыз.
Осыдан кейін таңдалған шот-фактуралар әрқайсысын қолмен ашудың қажеттілігінсіз жіберуге жіберіледі. Бұл әсіресе құжаттар көп болып, әрқайсысын бөлек ашу тиімсіз болатын кезең соңында ыңғайлы.
Деректемелерді топтап толтыру
Құжаттар пакетін жібермес бұрын, барлық ЭШФ-да міндетті деректемелердің дұрыс толтырылғанына көз жеткізген жөн. Топтық өңдеу тек құжаттар дайын болғанда ғана тиімді: егер кем дегенде бір шот-фактура қатемен толтырылса немесе өткізілмесе, ол жіберуден өтпейді.
Жаппай жібермес бұрын, белгіленген топ үшін мыналарды тексеру ұсынылады:
- сатушы мен сатып алушының дұрыс деректемелері (БСН/ЖСН, атауы, мекенжайы) көрсетілген;
- тауарлар мен қызметтердің жолдары дұрыс атаулармен және кодтармен толтырылған;
- тауардың шығу тегінің белгілері және қажет болған жағдайда СЭҚ ТН кодтары / бақылап отыру бойынша деректер дұрыс анықталған;
- сомалар, ҚҚС мөлшерлемелері және қорытындылар негіздеме-құжатпен (өткізу, акт, жүкқұжат) сәйкес келеді;
- айналым жасалған күн және негіздеме-құжаттың дұрыс нөмірі көрсетілген.
Толтырылмаған немесе қате деректемелер — топтап жіберудің толық өтпеуінің ең жиі кездесетін себебі.
ЭШФ пакетімен жұмыс істеудің қадамдық тәртібі
- Кезең ішіндегі өткізу құжаттарының негізінде ЭШФ қалыптастырыңыз — олар жасалған ЭШФ тізіміне түседі.
- Тек өңделуі қажет құжаттарды ғана көру үшін тізімді сұрыптаңыз немесе сүзгіден өткізіңіз (мысалы, контрагент, күн немесе мәртебе бойынша).
- Топ құжаттарының міндетті деректемелерінің толтырылуын тексеріңіз.
- Қажетті ЭШФ-ны белгілеңіз.
- «Жіберу» батырмасын басыңыз.
- Мәртебелердің жаңаруын күтіп, әр құжат бойынша жіберу нәтижесін тексеріңіз.
Жіберуден кейін мәртебелерді бақылау
«Жіберу» батырмасын басқаннан кейін құжаттардың мәртебелері өзгереді. Жұмысты бірден аяқталды деп есептеу маңызды емес: ЭШФ АЖ-ға жіберу — бұл үдеріс, және әр құжат бойынша оның қабылданғанына және қатемен қайтарылмағанына көз жеткізу қажет. Аралық күйде қалған немесе қате туралы хабарлама алған шот-фактураларға назар аударыңыз — оларды бөлек ашып, талдауға тура келеді.
Егер пакеттегі құжаттардың бір бөлігі жіберілмесе, бұл барлығы жіберілмеді дегенді білдірмейді: әдетте негізгі көпшілігі өтеді, ал проблемалы деректемелері бар жекелеген ЭШФ «ілініп» қалады. Оларды түзетуден кейін қайта белгілеп, қайта жіберу ыңғайлы.
Типтік қателер
- Тексерілмеген құжаттарды жіберу. Жаппай жіберу сапаны бақылауды жоймайды — қате ЭШФ бәрібір қайтарылады және қолмен түзетуді талап етеді.
- Мәртебелерді елемеу. Бухгалтер «Жіберу» батырмасын басып, барлық құжаттардың қабылданғанына көз жеткізбей, тізімді жапты. Шот-фактуралардың бір бөлігі жіберілмей қалуы мүмкін.
- Артық құжаттарды белгілеу. Топқа әлі жіберілмеуі тиіс ЭШФ (жобалар, келешек кезеңнің құжаттары) кездейсоқ түсіп қалады.
- Сомалардың негіздемемен сәйкес келмеуі. Егер өткізу құжатына ЭШФ қалыптастырылғаннан кейін өзгерістер енгізілсе, шот-фактурада ескірген деректер болуы мүмкін.
- Айналым күндері әртүрлі болғанда бір пакетпен жіберу. Топтастыру нақты операциялар үшін белгіленген ЭШФ жазып беру мерзімдерін бұзбауын қадағалаған жөн.
Нені тексеру керек
- Барлық белгіленген ЭШФ өткізілген және толтырылған міндетті деректемелерді қамтиды.
- Сатушы мен сатып алушының деректемелері (БСН/ЖСН) өзекті және қатесіз.
- ЭШФ-ның сомалары, ҚҚС мөлшерлемелері және қорытындылары негіздеме-құжаттармен сәйкес келеді.
- Жіберуден кейін әр құжатта ЭШФ АЖ-да сәтті өңделу мәртебесі қойылған.
- Қатесі бар құжаттар анықталған, түзетілген және қайта жіберілген.
- Пакетке кіретін әр операция бойынша ЭШФ жазып беру мерзімдері сақталған.
Топтап жіберу — бұл рутиналық жұмысты жеделдету құралы, бақылауды алмастыратын құрал емес. Құжаттарды дұрыс дайындаған кезде ол ЭШФ АЖ-ға берілетін деректердің дұрыстығын сақтай отырып, кезең ішіндегі ЭШФ жіберуді бірнеше басумен жабуға мүмкіндік береді.