На 2026 год график отпусков составляют как внутренний план с предполагаемыми датами ежегодных оплачиваемых отпусков работников; НК РК порядок его составления и утверждения не регулирует. График помогает кадровой службе согласовать отсутствие сотрудников на весь календарный год, но конкретные требования к нему определяются трудовым законодательством и кадровым порядком работодателя.
Для чего нужен график отпусков сотрудников
График трудовых отпусков — это план кадровой службы, в котором по каждому работнику указывают предполагаемый период ежегодного оплачиваемого отпуска. Документ позволяет заранее распределить отсутствие сотрудников и избежать ситуации, когда одновременно отдыхает значительная часть одного подразделения.
Для бухгалтера график полезен как источник предварительной информации. По нему можно оценить будущую нагрузку, подготовиться к оформлению отпусков и планировать связанные с ними расчёты. При этом плановый график не заменяет кадровые документы, которыми оформляются фактический отпуск и его оплата.
График отпусков работников обычно составляют на календарный год. В него включают работников, вид отпуска, даты начала и окончания, а также количество дней. Если планы организации или работника меняются, сведения в графике корректируют в соответствии с принятым у работодателя порядком.
При подготовке графика важно учитывать:
- планы работников на отдых;
- возможность замещения отсутствующих сотрудников;
- сезонную нагрузку организации;
- последовательность отпусков внутри подразделения;
- изменения, которые появились после первоначального планирования.
Организация может разработать собственную форму графика, позволяющую однозначно определить работника, вид отпуска, запланированный период и количество дней. В форме также удобно предусмотреть сведения о согласовании и последующих изменениях.
График отпусков на 2026 год: как составить
Работу удобно начинать со сбора пожеланий работников по подразделениям. Руководители подразделений проверяют, не пересекаются ли критичные периоды отсутствия, после чего сведения передают кадровой службе для объединения в общий график отпусков на год.
Практический порядок может выглядеть так:
- Сформировать список работников, по которым требуется запланировать ежегодный оплачиваемый отпуск.
- Собрать предполагаемые даты отдыха и проверить продолжительность каждого периода.
- Согласовать пересечения внутри отделов и определить порядок замещения отсутствующих.
- Объединить данные подразделений в график отпусков организации.
- Зафиксировать согласованный вариант и определить порядок внесения изменений.
- В течение года сопоставлять плановые даты с фактически оформленными отпусками.
График отпусков — плановый документ. Если период отпуска работника меняется, кадровой службе следует зафиксировать новую дату в порядке, принятом у работодателя, и сохранить связь между первоначальным планом и актуальными сведениями.
Для внутреннего контроля полезно отражать не только даты, но и подразделение, должность, вид отпуска, количество дней и примечание об изменениях. Это снижает риск путаницы между первоначальным планом и актуальной версией.
График отпусков: образец в Excel и ведение в 1С
График отпусков в Excel подходит как рабочий инструмент для сбора и согласования информации. В таблице можно предусмотреть следующие колонки:
- подразделение;
- сотрудник;
- должность;
- вид отпуска;
- дата начала;
- дата окончания;
- количество дней;
- отметка о согласовании;
- примечание или новая дата при корректировке.
Файл «График отпусков — образец» следует хранить так, чтобы кадровая служба могла определить актуальную версию и проследить историю изменений. Если данные собирают несколько подразделений, желательно назначить ответственного за консолидацию и установить порядок редактирования итогового файла.
В актуальных релизах «Зарплата и управление персоналом для Казахстана» 3.1.37.x для планирования отпусков используется документ «График отпусков». Доступ к нему выполняется из раздела «Кадры»; наименование команды и её расположение могут зависеть от интерфейса и прав пользователя.
В документ вносят работников, виды отпусков, плановые периоды и количество дней. Его используют для регистрации запланированных отпусков и подготовки печатной формы графика. Фактический отпуск и связанные с ним расчёты оформляют соответствующими кадровыми и расчётными документами.
Для организаций, которые собирают планы отдельно по подразделениям, в программе может использоваться документ «Сбор графиков отпусков». Он предназначен для организации сбора сведений на заданный год, распределения работы между ответственными и последующего объединения данных подразделений.
При таком порядке общая кампания по организации может объединять сведения, подготовленные ответственными по подразделениям. В итоговой таблице отражают работников, даты начала и окончания планируемых отпусков и количество дней. Это удобно, когда данные готовят несколько руководителей, а кадровая служба формирует общий результат.
Частые вопросы
Какой график отпусков составлять на 2026 год? — В графике следует зафиксировать работников, виды отпусков, плановые периоды и количество дней. Форму и порядок согласования организация определяет с учётом трудового законодательства и своего кадрового процесса.
Можно ли скачать график отпусков и вести его в Excel? — Excel можно использовать как рабочий шаблон для сбора и консолидации данных. Важно определить актуальную версию файла, ответственных за заполнение и порядок фиксации изменений.
Где находится график отпусков в 1С для Казахстана? — В актуальных релизах «Зарплаты и управления персоналом для Казахстана» 3.1.37.x документ следует искать в разделе «Кадры». Доступность команды зависит от настроек интерфейса и прав пользователя.
Начисляет ли документ «График отпусков» отпускные? — Документ используют для планирования и регистрации графика. Для оформления фактического отпуска и расчёта отпускных применяют соответствующие кадровые и расчётные документы.
Можно ли изменить график отпусков в течение года? — Если плановые даты изменились, новые сведения фиксируют по принятому у работодателя кадровому порядку так, чтобы актуальный период отпуска был однозначно понятен.