Проверено на релизе 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0).
Банк звонит и просит письменно подтвердить назначение платежа по одной из платёжек — иначе валютный контроль не пропускает перевод. Раньше вы бы распечатали письмо на бланке, отнесли в отделение и ждали штамп. Сейчас всё быстрее: вы открываете «Письмо обмена с банками», пишете текст, прикладываете скан договора и отправляете прямо из 1С по защищённому каналу. Банк получает письмо за минуты, а ответ приходит в ту же базу. Разберём этот документ по полочкам.
1. Назначение
«Письмо обмена с банками» — это документ для свободной электронной переписки с банком по технологии 1С:DirectBank (прямой обмен с банком). Через него вы отправляете в банк письма произвольного содержания, прикладываете файлы и получаете ответы, не выходя из программы и не пользуясь браузером банк-клиента. Это служебный документ обмена: бухгалтерских проводок он не делает.
2. Где найти
Путь в интерфейсе:
- Банк и касса → блок 1С:DirectBank (либо Обмен с банком) → Письма банку.
- В журнале нажимаете Создать — открывается форма нового письма.
Открыть список напрямую в 1С можно через навигационную ссылку. Скопируйте её, затем в меню Сервис (или значок ☰ → Файл) выберите Перейти по навигационной ссылке и вставьте:
e1cib/list/Документ.ПисьмоОбменСБанками
Если раздела «Письма банку» на форме не видно — значит для банковского счёта ещё не включён прямой обмен. Проверьте карточку счёта: Банк и касса → Банковские счета → [ваш счёт] → Подключить 1С:DirectBank.
2а. Как узнать свой релиз
Меню Справка (или значок «i» / ☰) → О программе. В открывшемся окне вы увидите две строки: версия платформы («1С:Предприятие 8.3.xx.xxxx») и версия конфигурации («Бухгалтерия для Казахстана, редакция 3.0, 3.0.74.2»). Именно вторая цифра и есть релиз, к которому относится эта инструкция. Если у вас релиз новее — расположение полей может незначительно отличаться, логика останется прежней.
3. Как заполнить
Форма письма компактная. Разберём поля по порядку.
| Поле | Обязательное | Зачем и что будет при ошибке |
|---|---|---|
| Организация | Да | От чьего имени идёт письмо. Если организаций несколько, а вы выбрали не ту — письмо уйдёт от чужого имени и с чужой подписью. Банк сопоставляет отправителя по счёту. |
| Банк / Банковский счёт | Да | Определяет канал DirectBank, по которому уйдёт письмо. Если счёт не подключён к прямому обмену, кнопка отправки будет неактивна. Выберите счёт того банка, которому пишете. |
| Дата | Да | Дата письма. Подставляется рабочая дата. Для переписки некритична, но фигурирует в журнале и в теле письма. |
| Номер | Да (авто) | Присваивается автоматически при записи. Вручную лучше не менять, чтобы не сбить нумерацию. |
| Тема письма | Желательно | Короткий заголовок, по которому вы и операционист банка найдёте письмо в переписке. Пустая тема затруднит поиск ответа. |
| Текст письма | Да | Само содержание обращения. Пишите конкретно: номер платёжки, сумму, дату, суть просьбы. Размытый текст → банк переспросит и потеряете день. |
| Вложения (присоединённые файлы) | По ситуации | Сканы договоров, счетов, инвойсов, актов. Прикладываются через Присоединённые файлы (скрепка). Забудете вложить — банк вернёт письмо с просьбой дослать документ. |
| Направление | Авто | «Исходящее» — вы пишете банку; «Входящее» — письмо, пришедшее от банка. Определяется автоматически. |
| Состояние | Авто | Показывает стадию: «Подготовлено», «Отправлено», «Доставлено», «Получен ответ». По нему вы отслеживаете судьбу письма. |
| Ответственный | Желательно | Кто из сотрудников вёл переписку. Полезно, когда бухгалтеров несколько. |
Порядок работы:
- Создать письмо, выбрать организацию и банковский счёт.
- Заполнить тему и текст.
- При необходимости прикрепить файлы через скрепку.
- Нажать Записать, затем Отправить в банк — программа запросит пароль сертификата ЭЦП (электронной подписи), подпишет и передаст письмо по каналу DirectBank.
- Позднее обновить состояние кнопкой Обновить статусы / Получить из банка — придут отметки о доставке и ответ банка.
4. Разобранный пример
Ситуация. ТОО «Астана Трейд» 6 сентября 2026 года отправило поставщику из-за рубежа платёж на 1 450 000 ₸ по инвойсу № INV-204. Банк в рамках валютного контроля просит письменно подтвердить назначение платежа и приложить копию договора.
Что делает бухгалтер:
- Банк и касса → Письма банку → Создать.
- Организация: ТОО «Астана Трейд».
- Банковский счёт: KZ...1030 (текущий счёт в банке, подключённый к DirectBank).
- Тема: «Подтверждение назначения платежа по п/п № 118 от 06.09.2026».
- Текст:
«Настоящим подтверждаем, что платёж на сумму 1 450 000 ₸ по платёжному поручению № 118 от 06.09.2026 произведён в оплату инвойса № INV-204 по договору поставки № 44 от 12.02.2026. Копию договора прилагаем.»
- Вложение: скан договора № 44 (PDF).
- Записать → Отправить в банк → ввод пароля ЭЦП.
Результат. Письмо получает состояние «Отправлено», затем «Доставлено». На следующий день приходит входящее письмо банка: «Документы приняты, платёж проведён».
Проводки: документ «Письмо обмена с банками» не формирует бухгалтерских проводок — это переписка, а не хозяйственная операция. Никаких движений по счетам 1030, 3310, 1210 он не делает. Деньги по этому платежу списываются другим документом — платёжным поручением / банковской выпиской (Дт 3310 «Расчёты с поставщиками» — Кт 1030 «Деньги на текущих счетах»). Именно там появляются суммы, а письмо лишь сопровождает платёж.
Так что «магнит» этого документа — не проводки, а скорость: подтверждение ушло в банк за минуту, не покидая рабочего места.
5. Виды операции
Отдельного реквизита «Вид операции» у документа нет — он один по сути (переписка). Но по содержанию письма закрывают такие задачи:
- Подтверждение назначения / уточнение платежа (валютный контроль).
- Запрос выписки или справки (об оборотах, об отсутствии задолженности, о состоянии счёта).
- Досыл документов по ранее отправленному платежу (договор, инвойс, счёт).
- Уведомление банка об изменении реквизитов, подписантов, контактов.
- Приём входящих писем банка (запросы, уведомления, ответы).
6. Что формируется при проведении
- Бухгалтерских проводок нет. Регистр бухгалтерии не затрагивается.
- Формируется электронное письмо DirectBank, которое подписывается ЭЦП и уходит по защищённому каналу в банк.
- Обновляются служебные регистры обмена: состояние электронного документа (Подготовлено → Отправлено → Доставлено → Получен ответ), привязка входящего ответа к исходящему письму.
- Прикреплённые файлы сохраняются в присоединённых файлах и передаются вместе с письмом.
7. Печатные формы
- Письмо (текст письма) — печать содержания на экран/принтер для архива или подшивки.
- Протокол обмена — по кнопке в форме или из журнала обмена: показывает даты и статусы отправки/доставки (полезно как доказательство факта отправки).
Отдельного унифицированного бланка (типа «первичка») у документа нет — это не бухгалтерский первичный документ.
8. Частые ошибки
«Банковский счёт не подключён к сервису 1С:DirectBank» Кнопка «Отправить» неактивна. Откройте карточку счёта (Банк и касса → Банковские счета) и выполните Подключить 1С:DirectBank, дождитесь активации на стороне банка.
«Не удалось подписать электронный документ» / «Не найден сертификат ключа подписи» Не установлен или просрочен сертификат ЭЦП, либо не выбран нужный. Проверьте: Администрирование → Обмен электронными документами → Настройки электронной подписи и шифрования. Установите актуальный сертификат и криптопровайдер.
«Неверный пароль сертификата» При отправке введён неправильный ПИН контейнера. Введите корректный пароль ЭЦП; при повторной ошибке уточните пароль у владельца ключа.
«Ошибка соединения с сервером банка» / «Сервис временно недоступен» Нет связи или банк на регламентных работах. Проверьте интернет и повторите Обновить статусы позже; письмо останется в состоянии «Подготовлено» и не потеряется.
Ответ банка «не пришёл» Часто он уже в базе, но вы не обновили статусы. Нажмите Получить из банка / Обновить статусы в журнале писем — входящее письмо подтянется и привяжется к исходящему.
9. FAQ
Делает ли этот документ проводки? Нет. Это переписка с банком по каналу DirectBank. Проводки создают платёжные поручения и банковские выписки, а письмо лишь сопровождает или уточняет их.
Нужна ли электронная подпись для отправки? Да. Исходящее письмо подписывается ЭЦП уполномоченного лица (тем же сертификатом, что и платёжки). Без действующего сертификата отправка невозможна.
Можно ли приложить к письму файлы? Да — договоры, инвойсы, счета, акты через механизм присоединённых файлов (скрепка). Они уходят в банк вместе с письмом.
Чем письмо отличается от заявления на перевод или платёжного поручения? Платёжка — это распоряжение на списание денег с проводкой Дт 3310 — Кт 1030. Письмо — свободный текст без движения денег: подтверждения, запросы, уточнения.
Где увидеть, дошло ли письмо до банка? В поле «Состояние» и в протоколе обмена: «Отправлено» → «Доставлено» → «Получен ответ». Обновляйте статусы кнопкой «Обновить статусы».
Как прочитать ответ банка? Ответ приходит как входящее письмо и привязывается к вашему исходящему. Найдите его в журнале «Письма банку» (направление «Входящее») после обновления статусов.
Работает ли документ без DirectBank, через обычный клиент-банк? Нет. Этот документ — часть технологии прямого обмена. Если банк подключён только через выгрузку файлов (1C-обмен txt), переписку ведут в самом банк-клиенте.
Есть ли у письма НДС, суммы, ставки? Нет. Это не налоговый и не первичный документ, поэтому ни ставки НДС (в РК с 2026 года — 16%), ни сумм, ни ЭСФ/СНТ здесь не возникает. Все налоговые обязательства фиксируются в соответствующих документах реализации и поступления, а не в письме.
Можно ли удалить отправленное письмо? Отправленное и доставленное письмо удалять не стоит — оно уже ушло в банк и служит доказательством переписки. Помечать на удаление имеет смысл только черновики, которые так и не отправили.
Кто считается отправителем письма? Организация из шапки и владелец сертификата ЭЦП, которым подписано письмо. Банк сопоставляет отправителя по банковскому счёту, указанному в документе.
10. Смежные документы
- На основании / в связке: «Платёжное поручение (исходящее)», «Банковская выписка (списание)» — письма чаще всего сопровождают конкретный платёж (подтверждение, досыл документов, валютный контроль).
- Настройки-предпосылки: карточка «Банковский счёт» с включённым 1С:DirectBank; «Настройки электронной подписи и шифрования».
- Что рядом в разделе: «Заявление на конвертацию/перевод валюты», «Запрос выписки», журнал «Обмен с банком» — все они используют тот же канал DirectBank.
- Входящие письма банка — фиксируются тем же документом с направлением «Входящее» и подшиваются к исходящему обращению.
Как узнать свой релиз
Справка → О программе. В окне указаны версия платформы «1С:Предприятие 8.3» и версия конфигурации. Данная методичка составлена для «Бухгалтерия для Казахстана», редакция 3.0, релиз 3.0.74.2. В более новых релизах расположение кнопок обмена может немного отличаться, но принцип работы с письмом сохраняется.
Материал подготовлен для релиза 3.0.74.2 конфигурации «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0).