1С:Документооборот — программа для организации работы с документами, поручениями и согласованиями. В ней можно организовать регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, хранение документов в электронном архиве, их передачу по настроенным маршрутам и контроль этапов обработки.
Решение рассматривают организации, которым уже сложно контролировать документы с помощью бумажных папок, электронной почты и отдельных таблиц. Возможность обмена данными с другими продуктами 1С, его состав и условия необходимо определять для конкретной версии и выбранного сценария работы.
Кому подходит 1С:Документооборот
Программу могут рассматривать ТОО, ИП с сотрудниками, крупные компании и государственные учреждения. Размер организации сам по себе не определяет необходимость покупки: важнее количество документов, участников согласования, поручений и подразделений.
1С:Документооборот может быть полезен, если в работе регулярно возникают следующие ситуации:
- договоры, письма, акты и внутренние документы проходят через несколько сотрудников и руководителей;
- согласование ведётся в электронной почте или мессенджерах, поэтому сложно восстановить последовательность решений;
- документы теряются между отделами или сотрудники работают с разными версиями одного файла;
- руководителю необходимо контролировать поручения, ответственных и сроки исполнения;
- компании нужен централизованный электронный архив с поиском;
- в документообороте участвуют территориально разделённые подразделения;
- организация планирует связать делопроизводство с уже используемыми решениями 1С.
По отраслям решение может быть востребовано в торговых, производственных, сервисных, проектных и образовательных организациях, а также в учреждениях с большим объёмом внутренней и внешней корреспонденции. Главный практический критерий выбора — наличие повторяющихся процессов регистрации, рассмотрения, согласования, исполнения и хранения документов.
Когда продукт может не подойти
Если у ИП или небольшой компании всего несколько участников документооборота, документы появляются нерегулярно, а один ответственный сотрудник без затруднений контролирует их движение, полноценная система может оказаться избыточной. В таком случае сначала стоит упорядочить правила хранения файлов, назначить ответственных и оценить фактический объём операций.
1С:Документооборот предназначен прежде всего для организации делопроизводства, согласований и контроля поручений. Если основная задача — вести бухгалтерский учёт, рассчитывать заработную плату либо оформлять кадровые операции, для неё выбирают соответствующее учётное решение. Документооборот подключают отдельно, когда компании требуется упорядочить движение и хранение документов.
Какие задачи решает программа
При выборе и настройке программы обычно рассматривают следующие этапы работы с документами:
- Регистрация документов. Для входящей и исходящей корреспонденции можно организовать присвоение регистрационных номеров и передачу документов ответственным сотрудникам.
- Согласование. Для документов настраивают последовательные или параллельные маршруты с несколькими участниками.
- Контроль исполнения. В системе организуют учёт задач, ответственных и сроков, чтобы контролировать выполнение поручений.
- Электронный архив. Централизованное хранение и поиск помогают сотрудникам работать с актуальными версиями документов.
- Работа с электронной почтой. Если соответствующая возможность предусмотрена выбранной редакцией и настройками, письма можно включить в общий процесс обработки документов.
- Электронная цифровая подпись. Необходимость и доступность работы с ЭЦП следует определять с учётом выбранной редакции, версии программы и используемого сценария подписания.
- Обмен с продуктами 1С. Возможность связи с бухгалтерскими и кадровыми решениями зависит от совместимости конкретных конфигураций, версий и настроенного механизма обмена.
В результате сотрудники могут получить единое пространство для работы, а руководитель — инструменты контроля движения документов и поручений. Конкретный состав процессов следует определить до установки: одной компании важнее договоры, другой — входящие письма, приказы или контроль поручений.
Если в системе планируется хранить учетную документацию, необходимо учитывать требования Налогового кодекса. Такая документация может составляться на бумажном и (или) электронном носителе на казахском и (или) русском языках. Документы, относящиеся к объектам налогообложения или связанным с ними объектам, хранятся до истечения срока исковой давности по соответствующему налогу или платежу, но не менее пяти лет (ст. 206 НК РК).
Редакция и цена
Подходящую редакцию и состав поставки выбирают с учётом размера организации, количества пользователей, структуры подразделений, требуемых маршрутов и необходимости обмена с другими решениями 1С. Перед покупкой полезно составить перечень документов и описать, кто их создаёт, согласовывает, подписывает, исполняет и хранит.
Цену следует уточнять у выбранного поставщика. Итоговый вариант зависит от редакции, состава поставки и задач внедрения. Установку, перенос данных, настройку маршрутов и обучение оценивают отдельно, если эти услуги не включены в предложение поставщика.
Условия обновления и сопровождения зависят от выбранной поставки и договора. Их следует согласовать при покупке, чтобы заранее определить порядок получения обновлений, консультаций и дальнейшей помощи пользователям.
Что входит во внедрение
Состав внедрения определяют по задачам, которые организация планирует перевести в систему. До установки следует описать действующий порядок работы с документами и ожидаемый результат автоматизации.
- Подбор редакции. Специалист выясняет количество пользователей, типы документов, состав участников согласования, структуру компании и необходимые варианты обмена данными.
- Установка. Выбранное решение устанавливают и подготавливают к работе в согласованной информационной среде.
- Перенос данных. Состав данных для переноса определяют отдельно: заранее решают, какие справочники и документы нужны в новой системе и в каком виде они доступны.
- Настройка. Настраивают роли пользователей, маршруты согласования, правила регистрации и другие согласованные процессы.
- Обучение. Сотрудникам показывают действия, соответствующие их ролям: регистрацию, согласование, исполнение поручений, поиск и контроль.
- Сопровождение. После запуска поставщик оказывает помощь в пределах условий заключённого договора.
Чтобы подготовка прошла предметно, компании желательно собрать примеры используемых документов, перечень подразделений и ролей, действующие правила согласования и список программ 1С, с которыми предполагается обмен данными. Сроки и стоимость услуг определяются после согласования объёма работ.
Отдельно следует предусмотреть порядок предоставления учетной документации при налоговой проверке. Срок исполнения требования налогового органа о представлении документов составляет десять рабочих дней со дня, следующего за днём его вручения; по ходатайству налогоплательщика налоговый орган может продлить срок до тридцати рабочих дней с учётом объёма документов (ст. 164 НК РК). Если необходимые документы не представлены, требование об их представлении или восстановлении исполняется в течение тридцати рабочих дней со дня, следующего за днём вручения (ст. 172 НК РК).
Как подготовиться к выбору и внедрению
- Перечислите виды документов, которые чаще всего создаются или поступают в организацию.
- Опишите текущий путь каждого важного документа от регистрации до исполнения и хранения.
- Укажите сотрудников и подразделения, участвующие в подготовке, согласовании и подписании.
- Отметьте проблемные места: потерю файлов, задержки, повторный ввод данных или отсутствие контроля.
- Составьте список действующих решений 1С и определите, какие сведения предполагается передавать между системами.
- Определите категории учетной документации и сроки её хранения с учётом требований Налогового кодекса (ст. 206 НК РК).
- Передайте эти сведения специалисту для подбора редакции и оценки работ по внедрению.
Такая подготовка помогает обсуждать не абстрактную автоматизацию, а конкретные процессы и ожидаемый результат для сотрудников и руководителей. Она также позволяет заранее определить правила доступа, хранения и предоставления документов ответственными лицами.
Частые вопросы
Заменяет ли 1С:Документооборот бухгалтерскую программу? — Программа ориентирована на делопроизводство, согласования и контроль поручений. Бухгалтерский и кадровый учёт ведут в предназначенных для этого решениях, а возможность обмена данными между конкретными конфигурациями оценивают перед внедрением.
Подходит ли программа небольшой компании или ИП? — Да, если в работе участвуют несколько сотрудников, документы проходят согласование и нужен системный контроль. При небольшом и простом документообороте сначала стоит оценить, оправдано ли полноценное внедрение.
Сколько стоит 1С:Документооборот? — Стоимость уточняют у выбранного поставщика после определения редакции и состава поставки. Услуги по установке, переносу данных, настройке и обучению оцениваются с учётом согласованного объёма работ.
Можно ли перенести существующие документы и справочники? — Возможность и состав переноса определяют до внедрения. Специалисту необходимо показать формат исходных данных и указать, какие документы и справочники должны использоваться в новой системе.
Что делать, если обмен с другой программой 1С не работает? — Следует зафиксировать текст сообщения, версии обеих конфигураций и момент возникновения ошибки, после чего проверить параметры подключения и обратиться к администратору или сопровождающему специалисту. Причину определяют по настройкам конкретной системы и используемого механизма обмена.
Можно ли хранить учетную документацию только в электронном виде? — Налоговый кодекс допускает составление учетной документации на бумажном и (или) электронном носителе. При налоговой проверке электронные документы предоставляются с учётом установленных Кодексом требований и исключений (ст. 206 НК РК).
Чтобы подобрать редакцию 1С:Документооборота, определить состав поставки и оценить внедрение, передайте выбранному специалисту описание процессов, число пользователей, перечень документов и требования к обмену данными.
Источники
- Налоговый кодекс Республики Казахстан, статья 164 «Требование о представлении документов».
- Налоговый кодекс Республики Казахстан, статья 172 «Налоговые проверки при отсутствии учетных и иных документов».
- Налоговый кодекс Республики Казахстан, статья 206 «Требования к составлению и хранению учетной документации».