1С:Документайн айналымы — бұл кіріс хаттарды тіркеуден бастап шарттарды келісуге және тапсырмалардың орындалуын бақылауға дейінгі құжаттармен жұмысты автоматтандыруға арналған бағдарлама. Шешім қазақстандық заңнама талаптарына бейімделген және құжаттар көп, ал келісулер одан да көп болатын, бұл жұмысты баяулататын компанияларға сәйкес келеді.
Кімге арналған
Бағдарлама кез келген көлемдегі ұйымдарға — шағын компаниялардан бастап ірі корпорацияларға дейін, сонымен қатар мемлекеттік мекемелерге арналған. Ол құжат айналымы бір хатшы арқылы «қағаз түрінде» жүрмейтін, бірнеше бөлім мен басшыны қамтитын, құжаттың қай кезеңде тұрғанын және оны қазір кім ұстап отырғанын түсіну маңызды жерлерде әсіресе өзекті.
Қандай тапсырмаларды шешеді және не кіреді
Карточкадан функционал құжаттармен жұмыстың толық циклін жабатыны көрінеді:
- Құжаттарды тіркеу — кіріс және шығыс хат-хабарларға автоматты түрде нөмір беру.
- Құжаттарды келісу — бірнеше қатысушысы бар келісу маршруттары, қағаз данамен кабинеттер бойынша жүгірместен.
- Орындалуын бақылау — тапсырма мерзімдерін қадағалау және жауапты адамдарға хабарлама жіберу, тапсырмалар жоғалып кетпеуі үшін.
- Электронды мұрағат — барлық құжаттар бойынша жылдам іздеуге мүмкіндік беретін орталықтандырылған сақтау.
- Электрондық поштамен интеграция — кіріс хаттар автоматты түрде жүйеге түседі.
- Электрондық цифрлық қолтаңбаны қолдау — құжаттардың заңды мәнділігі үшін.
- Басқа 1С өнімдерімен интеграция — 1С:Бухгалтерия, 1С:Зарплата и кадры бағдарламаларымен, бұл егер сізде бұл жүйелер бар болса және деректерді қолмен қайталауды қаламасаңыз ыңғайлы.
Бағдарлама ҚР заңнамасының электрондық құжат айналымына қойылатын талаптарын ескереді, бұл қазақстандық компаниялар үшін маңызды — «ресейлік» логиканы жергілікті шындыққа қайта бейімдеудің қажеті жоқ.
Қашан алу керек, ал қашан — керек емес
Егер сізде құжаттар бөлімдер арасында үнемі жоғалып жатса, шартты келісу сағаттар орнына күндер алса, ал «бұл акт қазір қайда және оны кім ұстап отыр» деген сұрақ тым жиі айтылса, енгізудің мағынасы бар. Сонымен қатар, егер ішкі құжаттардың қағаз нұсқаларынан толығымен бас тартып, ЭЦҚ-ға көшуді жоспарласаңыз, шешім орынды болады.
Егер компанияда құжат айналымы шағын болса — айына бірнеше ондаған хат пен шарт, бір жауапты адам мәселесіз орындап жүрсе — толық жүйені енгізу артық болып шығуы мүмкін: ақша жағынан да, қызметкерлерді оқытуға кеткен уақыт жағынан да. Бұл жағдайда құжаттардың нақты көлемін бағалап, автоматтандыру дәл қазір орынды ма, соны шешу дұрысырак.
Кез келген «дайын» 1С өнімі сияқты, Документайн айналымына 1С:ИТС шартын жасауды ұсынамыз — бұл «1С» фирмасы мен серіктестен (сіздің жағдайыңызда — Слава КВЦ) тұрақты қолдау, ол жаңартулар мен консультацияларды жабады. Сонымен қатар 1С-Оқу орталығы №5-те қызметкерлерді бағдарламада жұмыс істеуге оқытуға болады, сол арқылы жүйе тез және «енгізу үшін енгізу» деген созылмалы процесссіз жұмыс істей бастайды.
Жиі кездесетін сұрақтар
1С:Документайн айналымы бухгалтерлік бағдарламаны алмастырады ма?
Жоқ, бұл іс қағаздары мен келісулерге арналған жеке шешім, бірақ ол 1С:Бухгалтерия және 1С:ЗУП-пен интеграцияланады.
Шағын компанияға сәйкес келе ме?
Карточка бойынша — иә, бағдарлама кез келген көлемдегі ұйымдарға арналған деп ұсынылады, бірақ енгізудің экономикалық мағынасын нақты құжат айналымының көлеміне қарап бағалау керек.
Қолдауға жеке шарт қажет пе?
Иә, дайын өнімге жаңартулар мен консультациялар алу үшін 1С:ИТС сатып алу ұсынылады.