Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4).
Контрагент прислал вам через оператора ЭДО акт выполненных работ. Вы открываете входящий документ — а сумма в нём не сходится с вашим заказом: у вас было 1 160 000 ₸ с НДС, а поставщик выставил 1 200 000 ₸. Что делать? Не подписывать вслепую и не удалять. Именно для таких ситуаций и существует «Входящий электронный документ ЭДО»: здесь вы сверяете присланное с фактом, решаете — принять, уточнить или отклонить, и только потом заводите на его основании нормальный учётный документ (поступление товаров, услуг, счёт-фактуру).
Ниже — как с этим объектом работать по шагам, с реальным примером и проводками по казахстанскому плану счетов.
1. Назначение
«Входящий электронный документ ЭДО» — это карточка входящего файла, который пришёл вам от контрагента через оператора электронного документооборота (или из ИС ЭСФ). Она хранит присланные данные, статус обработки и связь с вашим учётным документом. Сам по себе документ проводок в бухгалтерию не даёт — он служит «шлюзом»: вы его принимаете и на его основании создаёте поступление или счёт-фактуру.
2. Где найти
Путь в интерфейсе:
- НСИ и администрирование → ЭДО → Текущие дела ЭДО — общий монитор входящих/исходящих.
- Либо Покупки → Электронные документы (входящие) — список именно входящих.
- Открыть входящий файл и нажать «Создать документ» (или «Отразить в учёте»), чтобы завести учётный документ.
Чтобы открыть список напрямую в 1С: Сервис → «Перейти по навигационной ссылке» и вставьте:
e1cib/list/Документ.ЭлектронныйДокументВходящийЭДО
2а. Как узнать свой релиз
«Справка» → «О программе» (значок в правом верхнем углу). В открывшемся окне вы увидите версию платформы (например, 8.3.24.xxxx) и релиз конфигурации «Управление торговлей для Казахстана». Инструкция написана под релиз 3.4.5.21. Если у вас другой — часть кнопок и печатных форм может называться иначе.
3. Как заполнить
Чаще всего документ создаётся автоматически — оператор ЭДО или ИС ЭСФ загружает его в вашу базу. Вручную вы дозаполняете реквизиты сопоставления. Разберём ключевые поля.
| Поле | Зачем оно и что будет при ошибке |
|---|---|
| Контрагент (обязательное) | Кто прислал документ. Подтягивается из данных отправителя по БИН/ИИН. Если БИН не сопоставлен с вашим справочником — 1С не поймёт, чью задолженность двигать, и не даст отразить в учёте. |
| Дата и Номер входящего (обязательные) | Реквизиты присланного документа. По ним идёт нумерация в журнале ЭДО и сверка с оригиналом. Неверная дата — документ попадёт не в тот период. |
| Вид документа (обязательное) | ЭСФ, СНТ, акт, накладная, счёт на оплату и т.д. Определяет, какой учётный документ вы сможете создать на основании. Ошиблись с видом — не появится нужная кнопка «Создать документ». |
| Организация (обязательное) | Ваша фирма-получатель. Должна совпадать с БИН в присланном файле, иначе документ адресован «не вам». |
| Соглашение / Договор | Условия поставки, валюта, порядок расчётов. Влияет на счета учёта и на то, как закроется аванс. Пусто — цены и счета придётся вбивать руками. |
| Табличная часть (номенклатура) | Строки товаров/услуг из присланного файла. Каждую позицию нужно сопоставить со своей номенклатурой. Несопоставленная строка не даст создать поступление. |
| Статус ЭДО | Технический статус: «Требуется отразить в учёте», «Ожидается подтверждение», «Закрыт». Показывает, на каком этапе документ. |
| Флаг / кнопка подписи | Утвердить или отклонить документ, отправить ответную подпись/квитанцию контрагенту. Пока не подпишете — цикл ЭДО не закрыт. |
Главное правило: сначала сверьте суммы и номенклатуру с присланным, потом сопоставьте контрагента и позиции, и только затем нажимайте «Создать документ».
4. Разобранный пример с проводками
Ситуация. ТОО «Астана-Снаб» (плательщик НДС) получило от поставщика ТОО «Каскад» через ЭДО электронную накладную и ЭСФ на партию товара.
Данные из присланного документа:
- Товар «Кабель ВВГ 3×2,5» — 1 000 м по 1 000 ₸ = 1 000 000 ₸ (без НДС).
- НДС 16% = 160 000 ₸.
- Итого к оплате = 1 160 000 ₸.
Вы открываете входящий документ, сверяете: сумма и количество совпадают с заказом. Контрагент «Каскад» сопоставлен, номенклатура «Кабель ВВГ 3×2,5» найдена в справочнике. Нажимаете «Создать документ» → «Поступление товаров».
При проведении созданного поступления формируются проводки:
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Содержание |
|---|---|---|---|
| 1330 | 3310 | 1 000 000 | Оприходован товар на склад |
| 1420 | 3310 | 160 000 | Учтён НДС к зачёту (входящий) |
| 3310 | 1030 | 1 160 000 | Оплата поставщику (при оплате с текущего счёта) |
Примечание: НДС к зачёту в РК учитывается на счёте 1420 «НДС к возмещению». Счёт 3130 «НДС к уплате» задействуется при реализации — там ваш исходящий НДС.
А если суммы не сошлись? Допустим, поставщик прислал 1 200 000 ₸ вместо 1 160 000 ₸. Вы не отражаете документ в учёте. Нажимаете «Отклонить» (или «Запросить уточнение»), указываете причину — контрагент получит уведомление и пришлёт исправленный ЭСФ. Только после совпадения сумм заводите поступление.
5. Виды операции
Документ универсален по типу входящего файла. В зависимости от вида документа вы можете создать на его основании:
- ЭСФ (электронная счёт-фактура) → Счёт-фактура полученный и НДС к зачёту.
- СНТ (сопроводительная накладная на товары) → сопоставление с поступлением, контроль перемещения товара.
- Электронная накладная / акт → Поступление товаров и услуг.
- Счёт на оплату → Заказ поставщику или платёж.
- Корректировочный / исправленный ЭСФ → Корректировка поступления.
6. Что формируется при проведении
Сам входящий документ ЭДО бухгалтерских проводок не делает — он двигает служебные регистры ЭДО:
- Статусы электронных документов — фиксируется этап (получен, отражён, подписан, закрыт).
- Архив ЭДО — хранит оригинал файла и подписи.
- Соответствие электронных и учётных документов — связь входящего файла с созданным поступлением/счётом-фактурой.
Проводки Дт/Кт и движения по регистрам НДС, товаров и взаиморасчётов формирует уже учётный документ, который вы создали на основании (поступление, счёт-фактура полученный). Именно он даёт проводки из примера выше и запись в регистр НДС к зачёту.
7. Печатные формы
Из карточки входящего документа и связанного счёта-фактуры доступны:
- Печать оригинала присланного файла (ЭСФ / СНТ в утверждённом формате).
- Счёт-фактура полученный — печатная форма ЭСФ.
- Протокол/квитанция ЭДО — подтверждение приёма и подписи.
- Из созданного поступления — накладная, акт приёма-передачи.
8. Частые ошибки
«Контрагент не найден по БИН/ИИН отправителя» 1С не сопоставила отправителя со справочником. Откройте карточку контрагента, проверьте БИН, при первом получении — вручную выберите контрагента и сохраните сопоставление.
«Не сопоставлена номенклатура строки №…» Позиция из присланного файла не привязана к вашей номенклатуре. Дважды кликните по строке и выберите свою карточку товара; сопоставление запомнится на будущее.
«Электронный документ не может быть отражён в учёте: статус не позволяет» Документ ещё не подписан или уже закрыт/отклонён. Проверьте статус ЭДО, при необходимости запросите новый экземпляр у контрагента.
«Сумма документа не совпадает с суммой заказа» (предупреждение при сопоставлении) Расхождение цен/количества. Не проводите — отклоните или запросите исправленный ЭСФ.
«Организация в документе не соответствует организациям информационной базы» БИН получателя в файле не совпадает с вашей организацией. Документ адресован не вам — уточните у отправителя.
9. FAQ
Как исправить входящий ЭСФ, если сумма неверная? Сам входящий документ не редактируется — это оригинал контрагента. Нажмите «Отклонить» или «Запросить уточнение», поставщик выпишет исправленный/дополнительный ЭСФ, и вы обработаете уже его.
Какая ставка НДС применяется в 2026 году? Стандартная ставка НДС в Казахстане — 16%. В присланном ЭСФ сумма НДС должна считаться от базы по этой ставке (например, с 1 000 000 ₸ это 160 000 ₸).
На какой счёт попадает входящий НДС? На 1420 «НДС к возмещению» (НДС к зачёту). Счёт 3130 — это ваш НДС к уплате по реализации, к входящим документам он не относится.
Можно ли создать поступление без сопоставления номенклатуры? Нет. Каждая строка должна быть привязана к вашей карточке товара/услуги, иначе 1С не сформирует движения по складу и себестоимости.
Что делать, если контрагент прислал СНТ, но нет ЭСФ? СНТ подтверждает перемещение товара, но не даёт НДС к зачёту. Дождитесь ЭСФ — счёт-фактуру полученный создавайте на его основании.
Как отклонить документ, чтобы контрагент это увидел? В карточке нажмите «Отклонить», укажите причину. Оператор ЭДО отправит уведомление отправителю, и в его базе документ получит статус «Отклонён получателем».
Почему после отражения в учёте не появились проводки? Проводки даёт учётный документ (поступление, счёт-фактура), а не сама карточка ЭДО. Откройте созданный документ и проверьте, проведён ли он.
Как понять, на каком этапе документ? Смотрите поле «Статус ЭДО»: «Требуется отразить в учёте», «Ожидается подтверждение», «Закрыт». Полную историю — в «Текущие дела ЭДО».
Нужно ли подписывать входящий документ ЭП? Да, если этого требует регламент оператора. Подпись/квитанция закрывает цикл ЭДО; без неё документ у отправителя будет висеть неподтверждённым.
Можно ли повторно загрузить документ, если случайно удалил? Да — через «Текущие дела ЭДО» → «Отправить и получить электронные документы»: оператор снова передаст файл из своего архива.
10. Смежные документы
На основании входящего документа ЭДО создаются:
- Поступление товаров и услуг
- Счёт-фактура полученный (ЭСФ)
- Заказ поставщику
- Корректировка поступления (по исправленному/дополнительному ЭСФ)
Входящий документ ЭДО поступает из:
- Оператора ЭДО (файл от контрагента)
- ИС ЭСФ (загрузка электронных счетов-фактур)
- СНТ (сопроводительные накладные на товары)
Материал подготовлен для релиза 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4). Свой релиз проверьте через «Справка» → «О программе» — там указаны версия платформы и релиз конфигурации.