Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4).
Вы списываете товары на внутренние нужды — канцелярию в офис, спецодежду на склад, образцы в торговый зал. Оформили документ «Внутреннее потребление товаров», кладовщик принёс подписанный акт на бумаге, а бухгалтер требует скан для архива и для налоговой проверки. Класть его в отдельную папку на диске — потерять через месяц. Правильное место — прямо внутри документа. Именно эти вложения и хранит справочник «Внутреннее потребление товаров: Присоединённые файлы». Это служебный справочник-хранилище: он не делает проводок и не формирует ЭСФ, но держит все файлы привязанными к конкретному документу списания, и открываются они одним кликом из самого документа.
1. Назначение
Справочник хранит файлы, присоединённые к документам «Внутреннее потребление товаров»: сканы актов, фото, служебные записки, PDF-распоряжения, таблицы Excel. Каждый файл жёстко привязан к своему документу-владельцу. Сам справочник — техническое хранилище; вы почти никогда не открываете его напрямую, а работаете через кнопку «Присоединённые файлы» в документе.
2. Где найти
Основной, правильный путь — через сам документ:
- Раздел «Склад и доставка» (или «Запасы и закупки») → «Внутреннее потребление товаров» → откройте нужный документ → в верхней командной панели нажмите «Присоединённые файлы» (значок скрепки). Откроется список файлов именно этого документа.
- Внутри — кнопки «Добавить» → «Файл с диска», «Отсканировать», «Создать по шаблону».
Открыть весь справочник целиком (все файлы всех документов сразу) можно через навигационную ссылку. Меню «Сервис» (или главное меню) → «Перейти по навигационной ссылке» и вставьте:
e1cib/list/Справочник.ВнутреннееПотреблениеТоваровПрисоединенныеФайлы
Прямой доступ к списку нужен редко — для чистки «тяжёлых» вложений или поиска потерянного файла. В обычной работе идите от документа.
2а. Как узнать свой релиз
«Справка» → «О программе» (или значок ℹ в правом верхнем углу). В окне видно версию платформы (например, 8.3.25.x) и релиз конфигурации — «Управление торговлей для Казахстана, редакция 3.4 (3.4.5.21)». Если ваш номер отличается — расположение кнопок и набор полей может немного не совпасть с этой инструкцией.
3. Как заполнить
Отдельную карточку файла вы обычно не создаёте руками — она рождается в момент присоединения файла. Но поля карточки важно понимать.
| Поле | Зачем нужно и что будет при ошибке |
|---|---|
| Наименование (обязательное) | Как файл виден в списке. При загрузке подставляется имя файла с диска. Назовите по смыслу — «Акт списания №14 подписанный», а не «IMG_20260923». Иначе через полгода не найдёте нужный скан среди десятка «Скан 1, Скан 2». |
| Файл (обязательное — сами данные) | Двоичное содержимое: PDF, JPG, PNG, XLSX, DOCX. Хранится либо в базе, либо в томах на диске (зависит от настройки «Хранение файлов»). Пустой карточки без данных не бывает — она создаётся вместе с файлом. |
| Владелец | Ссылка на документ «Внутреннее потребление товаров». Проставляется автоматически при добавлении из документа. Вручную не трогайте: разорвёте связь — файл «повиснет» и исчезнет из документа. |
| Расширение | Тип файла (pdf, jpg…). Заполняется само по имени. От него зависит, чем файл откроется по двойному клику. |
| Автор | Кто присоединил файл (текущий пользователь). Ставится автоматически — удобно для разбора «кто загрузил не тот скан». |
| Дата создания / изменения | Служебные отметки. Показывают, когда файл добавили и когда правили в последний раз. |
| Комментарий | Свободная заметка: «оригинал у кладовщика», «повторный скан, первый нечитаемый». Не обязательно, но экономит время при проверке. |
| Редактирует | Заполняется, когда вы открыли файл на редактирование («Занять для редактирования»). Пока стоит ваше имя — другие видят, что файл занят. Не забудьте «Закончить редактирование», иначе коллега не сможет его изменить. |
Порядок присоединения по шагам:
- Откройте документ «Внутреннее потребление товаров» и проведите его (файлы можно цеплять и к непроведённому, но по регламенту сначала документ, потом первичка).
- Нажмите «Присоединённые файлы».
- «Добавить» → «Файл с диска», выберите скан. Либо «Отсканировать», если подключён сканер (задайте разрешение и цветность в настройках сканирования).
- Поправьте Наименование на понятное.
- При необходимости заполните Комментарий.
- Закройте окно. Файл сохранён и привязан к документу.
4. Разобранный пример
Компания «Астана-Снаб» списывает на нужды офиса канцтовары. Оформлен документ «Внутреннее потребление товаров» №ВП-0000014 от 23.09.2026:
- Бумага А4 — 20 пачек × 2 000 ₸ = 40 000 ₸;
- Картриджи — 4 шт × 15 000 ₸ = 60 000 ₸;
- Итого списано по себестоимости — 100 000 ₸, статья расходов «Административные расходы».
Кладовщик и бухгалтер подписали бумажный акт. Бухгалтер сканирует его в PDF (файл Akt_VP14.pdf, 380 КБ), открывает документ, нажимает «Присоединённые файлы» → «Добавить» → «Файл с диска», выбирает скан, переименовывает в «Акт на внутреннее потребление №14 подписанный», в комментарии пишет «оригинал в папке за сентябрь». Всё — скан навсегда привязан к ВП-0000014.
Что важно понимать про проводки. Их делает не справочник файлов, а сам документ «Внутреннее потребление товаров». На нашем примере при проведении документа-владельца формируется:
| Дт | Кт | Сумма | Содержание |
|---|---|---|---|
| 7210 (административные расходы) | 1330 (товары) | 100 000 ₸ | Списание канцтоваров на нужды офиса по себестоимости |
Присоединённый PDF никаких движений не создаёт — он лишь хранит первичку рядом с этой проводкой. НДС по внутреннему потреблению на собственные нужды к начислению не возникает (реализации нет), ЭСФ и СНТ по такому документу не выписываются. Ставка НДС 16%, вычеты и налоги с зарплаты к этому объекту отношения не имеют.
5. Виды операции
Отдельных «видов операции», как у учётных документов, у справончика файлов нет. Практически он поддерживает такие действия:
- Присоединить файл с диска — загрузить готовый скан/документ.
- Отсканировать — получить файл прямо со сканера.
- Создать по шаблону — сформировать файл из шаблона (например, бланк служебной записки).
- Занять для редактирования / Закончить редактирование — версионная правка office-файлов без потери связи.
- Сохранить копию на диск — выгрузить вложение обратно в файл.
- Хранить версии — если включено версионирование, каждая правка сохраняется как отдельная версия с возможностью отката.
6. Что формируется при добавлении
При присоединении файла:
- создаётся элемент справочника «…ПрисоединённыеФайлы» с автором, датой и ссылкой на документ-владелец;
- двоичные данные записываются либо в базу, либо в том хранения файлов на диске (настройка «Администрирование → Настройки работы с файлами → Хранить файлы в томах на диске») — второе снижает размер базы;
- при включённом версионировании фиксируется первая версия файла.
Проводок, движений по регистрам учёта, ЭСФ и СНТ этот справочник не создаёт. Это принципиально: он — хранилище первички, а не учётный документ. Все проводки, регистры себестоимости и запасов формирует документ-владелец «Внутреннее потребление товаров».
7. Печатные формы
Собственных печатных форм у справочника присоединённых файлов нет. Доступны действия с самим файлом:
- «Открыть» — просмотр вложения штатным приложением (PDF-ридер, просмотр изображений, Excel/Word);
- «Печать» — печать вложения, если формат это поддерживает (PDF, изображение, office-документ);
- «Сохранить как…» — выгрузка файла на диск.
Печатные формы самого акта (например, «Акт на внутреннее потребление», «Требование-накладная») печатаются из документа-владельца «Внутреннее потребление товаров», а не отсюда.
8. Частые ошибки
«Превышен максимальный размер файла». Файл больше лимита, заданного в настройках работы с файлами. Сожмите скан (меньше DPI, ч/б вместо цвета) или попросите администратора увеличить лимит.
«Файл занят для редактирования пользователем …». Кто-то нажал «Занять для редактирования» и не закрыл. Дождитесь, пока коллега нажмёт «Закончить редактирование», либо администратор снимет блокировку. Не снимайте блокировку силой при открытом у коллеги файле — потеряете его правки.
«Не удалось сохранить файл в том хранения файлов». Нет доступа к каталогу тома на сервере или он переполнен. Проблема администраторская — проверьте права на сетевую папку тома и свободное место.
Файл пропал из документа. Чаще всего у карточки файла вручную изменили или очистили Владельца — связь с документом разорвалась. Найдите файл через навигационную ссылку в общем списке и восстановите ссылку на нужный документ.
«Помеченные на удаление объекты нельзя записать». Вы пытаетесь работать с файлом документа, помеченного на удаление. Снимите пометку с документа-владельца.
9. FAQ
Нужно ли создавать элемент этого справочника вручную? Нет. Он создаётся автоматически, когда вы присоединяете файл через кнопку «Присоединённые файлы» в документе. Открывать сам справочник напрямую в обычной работе не требуется.
Делает ли этот справочник проводки? Нет. Это хранилище файлов. Все проводки (Дт счёта затрат Кт 1330) и движения по регистрам делает документ «Внутреннее потребление товаров».
Выписывается ли ЭСФ по внутреннему потреблению? Нет. Списание товаров на собственные нужды — не реализация, ЭСФ и СНТ по такому документу не формируются, поэтому и присоединённый файл к ним отношения не имеет.
Где физически лежат файлы — в базе или на диске? Зависит от настройки «Хранить файлы в томах на диске» (Администрирование → Настройки работы с файлами). Для крупных архивов сканов включайте тома на диске, иначе база быстро «распухнет».
Можно ли прикрепить несколько файлов к одному документу? Да, сколько угодно: акт, служебную записку, фото, распоряжение руководителя. Все они видны в одном списке «Присоединённые файлы» документа.
Как отредактировать вложенный Word/Excel без потери связи? Нажмите «Занять для редактирования», откройте, поправьте, сохраните и нажмите «Закончить редактирование». Файл обновится, связь с документом сохранится, при версионировании появится новая версия.
Как вернуть предыдущую версию файла? Если включено хранение версий, откройте карточку файла, зайдите в список версий и восстановите нужную. Без включённого версионирования доступна только последняя версия.
Ограничен ли размер и формат файлов? Формат — любой (PDF, JPG, PNG, XLSX, DOCX и др.). Размер ограничен настройкой максимального размера файла; при превышении сжимайте скан или просите администратора поднять лимит.
Файл случайно удалили — можно восстановить? Если он только помечен на удаление и обработка «Удаление помеченных объектов» ещё не выполнялась — снимите пометку. После физического удаления восстановление возможно только из резервной копии базы (или из тома на диске, если файл там ещё есть).
Влияет ли присоединённый файл на закрытие месяца и себестоимость? Нет. На расчёты влияет только сам документ списания. Файл — это приложенная первичка для архива и проверок.
10. Смежные документы
- Документ-владелец: «Внутреннее потребление товаров» — единственный «родитель» этих файлов. Справочник существует только как приложение к нему; отдельно, «на основании», он не вводится.
- На основании «Внутреннего потребления товаров» обычно вводят корректировки и связанные складские документы, а к самому документу присоединяют: акт на списание, требование-накладную, служебную записку, приказ/распоряжение о списании, фото ТМЗ.
- Механизм присоединённых файлов в конфигурации единый — такие же справочники есть у заказов, реализаций, поступлений и прочих документов; принцип работы идентичен описанному здесь.
Как узнать свой релиз: «Справка» → «О программе» — там указаны версия платформы 1С:Предприятие и релиз конфигурации.
Материал подготовлен для 1С:Управление торговлей для Казахстана, релиз 3.4.5.21 (редакция 3.4). При обновлении конфигурации сверяйтесь с номером релиза в «О программе».