Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4).
Вы отгружаете партию контролируемого товара — скажем, ГСМ или алкоголь. Оформляете СНТ, нажимаете «Отправить», и 1С выдаёт: «Не удалось определить виртуальный склад для склада „Основной склад"». Отгрузка встала, машина на воротах, а в ИС ЭСФ ваш товар «не числится» на нужной точке. Причина почти всегда одна: не заполнен или неверно сопоставлен справочник «Виртуальные склады». Разберёмся, как настроить его один раз и больше к этой ошибке не возвращаться.
1. Назначение
Справочник хранит виртуальные склады вашей организации так, как они зарегистрированы в модуле «Виртуальный склад» ИС ЭСФ. Каждый элемент связывает физический склад 1С с идентификатором точки в государственной системе. Без этой связки не оформляются СНТ (сопроводительные накладные на товары) и не сходятся остатки по контролируемой (изъятой из свободного обращения) номенклатуре.
2. Где найти
Основной путь: НСИ и администрирование → Электронные документы (или «Настройки СНТ и ЭСФ») → Виртуальные склады. Также справочник доступен из карточки склада (Склады и доставка → Склады → карточка склада → реквизит «Виртуальный склад»).
Быстрее всего открыть список напрямую. Меню Сервис → Перейти по навигационной ссылке (или поле «Ссылка» в служебных функциях) и вставьте:
e1cib/list/Справочник.ВиртуальныеСклады
2а. Как узнать свой релиз
Меню Справка → О программе. В открывшемся окне верхняя строка — версия платформы (например, 8.3.24), ниже — «Управление торговлей для Казахстана, редакция 3.4 (3.4.5.21)». Именно это число (3.4.5.21) и нужно сверять с этой инструкцией: состав полей и логика проверок СНТ меняются от релиза к релизу.
3. Как заполнить
Открывайте новый элемент кнопкой Создать. Заполняйте сверху вниз.
| Поле | Обяз. | Зачем и что будет при ошибке |
|---|---|---|
| Наименование | ✅ | Как склад видите вы в списках 1С. Пишите узнаваемо: «ВС Алматы, ул. Рыскулова». Роли в обмене не играет, но при десятке точек путаница в наименовании = отправка СНТ не на тот склад. |
| Организация | ✅ | Юрлицо-плательщик, от чьего БИН зарегистрирован виртуальный склад в ИС ЭСФ. Ошибётесь — СНТ уйдёт под чужим БИН и не пройдёт форматно-логический контроль. |
| Идентификатор виртуального склада | ✅ | Код точки, присвоенный в кабинете ИС ЭСФ (модуль «Виртуальный склад»). Это ключ сопоставления. Неверный код — товар «повиснет» на несуществующем складе, остатки в госсистеме и в 1С разойдутся. |
| КАТО | ✅ | Код административно-территориального объекта (место фактического нахождения товара). Подтягивается из классификатора. По нему ИС ЭСФ определяет регион. Неверный КАТО — отказ приёмки СНТ с текстом про адрес. |
| Адрес | ✅ | Фактический адрес точки хранения. Должен соответствовать данным в кабинете. Расхождение адреса и КАТО — частая причина отклонения. |
| Склад (сопоставление) | ✅ | Физический склад из справочника «Склады», товародвижение по которому отражается на этой виртуальной точке. Не сопоставите — при оформлении СНТ и получите ошибку «не определён виртуальный склад». |
| Ответственный | ⬜ | Кто ведёт точку. На обмен не влияет, помогает при разборе. |
| Комментарий | ⬜ | Свободный текст для себя. |
Практика: один физический склад = один виртуальный. Если на одном складе хранятся товары двух юрлиц, заводите два элемента справочника — по одному на каждую организацию. После сохранения проверьте сопоставление в карточке физического склада: реквизит «Виртуальный склад» должен ссылаться на созданный элемент.
4. Разобранный пример
Условие. ТОО «Астана-Ойл» (плательщик НДС) продаёт со склада «Нефтебаза №1» 10 000 л дизтоплива — это контролируемый товар, движение оформляется СНТ. Цена — 460 ₸/л с НДС. Себестоимость партии — 3 000 000 ₸.
Шаг 1. В справочнике «Виртуальные склады» уже заведён элемент «ВС Нефтебаза №1»: организация — «Астана-Ойл», идентификатор из ИС ЭСФ, КАТО и адрес нефтебазы, сопоставлен со складом «Нефтебаза №1».
Шаг 2. Расчёт сумм по ставке НДС 16%:
- Стоимость с НДС: 10 000 × 460 = 4 600 000 ₸
- НДС в том числе: 4 600 000 × 16 / 116 = 634 482,76 ₸
- Оборот без НДС: 4 600 000 − 634 482,76 = 3 965 517,24 ₸
Шаг 3. Оформляете «Реализацию товаров и услуг», склад — «Нефтебаза №1». Программа сама подставляет виртуальный склад «ВС Нефтебаза №1» и списывает с него 10 000 л. При проведении формируются проводки:
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Смысл |
|---|---|---|---|
| 1210 | 6010 | 3 965 517,24 | Доход от реализации |
| 1210 | 3130 | 634 482,76 | НДС к уплате (16%) |
| 7010 | 1330 | 3 000 000,00 | Себестоимость реализации |
Шаг 4. На основании реализации создаёте СНТ и ЭСФ. В СНТ раздел «Отправитель» уже содержит виртуальный склад «ВС Нефтебаза №1». Отправляете — в ИС ЭСФ остаток по этой точке уменьшается на 10 000 л. Если бы виртуальный склад был сопоставлен неверно, списались бы 0 л, а в госсистеме товар остался бы «висеть».
Обратите внимание: сам справочник проводок не делает. Проводки выше формирует документ реализации. Роль справочника — обеспечить корректное списание с нужной точки и попадание в СНТ.
5. Виды операции
Справочник не «проводится» и видов операции не имеет. Но задаёт поведение в трёх сценариях:
- Приход — «Поступление товаров», СНТ на входящую поставку: остаток виртуального склада увеличивается.
- Расход — «Реализация», «Списание», СНТ на реализацию/перемещение: остаток уменьшается.
- Перемещение — «Перемещение товаров» между складами с разными виртуальными складами: одна точка минус, другая плюс, оформляется СНТ на перемещение.
6. Что формируется
Сам справочник при записи — только запись элемента и его сопоставление со складом. Бухгалтерских проводок и движений по товарным регистрам он не делает.
Документы, которые на него опираются, формируют:
- Проводки — Дт 1210 Кт 6010 / 3130 при продаже, Дт 1330 Кт 3310 и Дт 1420 Кт 3310 (входной НДС 16%) при поступлении, Дт 7010 Кт 1330 на себестоимость.
- Электронные документы — СНТ (сопроводительная накладная на товары) и ЭСФ (электронная счёт-фактура в ИС ЭСФ). В СНТ виртуальный склад подставляется из этого справочника.
- Движения по регистрам — «Товары на складах», «Себестоимость товаров», а также регистры учёта СНТ и остатков по виртуальным складам.
7. Печатные формы
У элемента справочника собственной печатной формы нет. Виртуальный склад проявляется в печати связанных документов:
- СНТ (форма сопроводительной накладной) — с реквизитами точки отгрузки/приёмки.
- Счёт-фактура (ЭСФ) — печатная форма из ИС ЭСФ.
- Накладная на отпуск запасов на сторону (З-2).
- Счёт на оплату, Акт приёма-передачи — где место хранения берётся из сопоставленного склада.
8. Частые ошибки
«Не удалось определить виртуальный склад для склада „…"». Физический склад не сопоставлен с элементом справочника. Откройте карточку склада и заполните реквизит «Виртуальный склад».
«Идентификатор виртуального склада не найден в ИС ЭСФ» / отклонение СНТ. Код в поле «Идентификатор» не совпадает с зарегистрированным в кабинете. Сверьте код в модуле «Виртуальный склад» ИС ЭСФ и перезапишите элемент.
«Расхождение адреса (КАТО) отправителя». КАТО или адрес в справочнике не соответствуют данным точки в госсистеме. Приведите КАТО и адрес к тому, что указано в кабинете.
«По виртуальному складу недостаточно остатка». Товар не оприходован на эту точку (входящая СНТ не подтверждена или поступление оформлено на другой склад). Проверьте, что приход шёл через тот же виртуальный склад.
«Виртуальный склад принадлежит другой организации». В шапке документа одна организация, а виртуальный склад заведён на другую. Заведите отдельный элемент под нужное юрлицо.
9. FAQ
Что такое виртуальный склад и зачем он в 1С? Это точка учёта товаров в государственном модуле «Виртуальный склад» ИС ЭСФ. Справочник в 1С хранит её идентификатор и связывает с вашим физическим складом, чтобы автоматически формировать СНТ и списывать/приходовать контролируемые товары.
Для всех товаров нужен виртуальный склад? Нет. Только для товаров, по которым обязательна СНТ (изъятые из свободного обращения, подакцизные, импортные из перечня и т.п.). Обычные товары продаются без привязки к виртуальному складу.
Можно один физический склад привязать к двум виртуальным? Штатно — нет, связка «один к одному». Если на складе товар разных организаций, заводите отдельные виртуальные склады по каждому юрлицу и разносите движения документами соответствующей организации.
Где взять идентификатор виртуального склада? В личном кабинете ИС ЭСФ, модуль «Виртуальный склад» — там перечислены зарегистрированные точки с их кодами, КАТО и адресами. Эти данные и переносите в справочник 1С.
Почему СНТ ушла, а остаток в госсистеме не изменился? Скорее всего, физический склад документа сопоставлен не с тем виртуальным складом. Товар списался с одной точки, а вы ждёте изменения по другой. Проверьте сопоставление в карточке склада.
Какая ставка НДС в примерах — 12% или 16%? С 2026 года действует ставка 16%. В формуле «в том числе» используйте коэффициент 16/116. Значение 12% устарело.
Влияет ли виртуальный склад на бухгалтерские проводки? Напрямую — нет. Проводки (1210/6010, 3130, 7010/1330 и т.д.) делает документ реализации или поступления. Виртуальный склад отвечает за корректное списание количества по точке и за СНТ.
Что делать, если товар физически на одном складе, а по СНТ должен числиться на другом? Оформите «Перемещение товаров» между складами: 1С сформирует СНТ на перемещение, и остаток перейдёт с одной виртуальной точки на другую. Разбежка «факт vs. виртуальный склад» — источник ошибок при отгрузке.
Можно ли удалить виртуальный склад, которым больше не пользуетесь? Пометьте на удаление, но только если по нему нет движений и открытых СНТ. При наличии истории лучше снять сопоставление со склада и оставить элемент в архиве — иначе потеряете связь со старыми документами.
Нужно ли заводить виртуальный склад для услуг? Нет. Услуги не проходят через виртуальный склад и не требуют СНТ. Справочник касается только товародвижения.
10. Смежные документы
На основании чего заполняется: данные из личного кабинета ИС ЭСФ (модуль «Виртуальный склад») — идентификатор, КАТО, адрес; справочник «Склады» — для сопоставления.
Где используется / что вводят с опорой на него:
- СНТ — сопроводительная накладная (реализация, поступление, перемещение, импорт/экспорт).
- Реализация товаров и услуг, Поступление товаров и услуг, Перемещение товаров, Списание запасов — берут виртуальный склад из сопоставленного физического.
- ЭСФ — формируется в связке с реализацией и СНТ.
Как узнать свой релиз. Меню Справка → О программе: там указаны версия платформы и релиз конфигурации. Эта инструкция актуальна для «Управление торговлей для Казахстана» 3.4.5.21 (ред. 3.4).