Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4).
Вы оформляете ЭСФ на физлицо-покупателя, жмёте «Отправить в ИС ЭСФ», а система возвращает отказ: «Не заполнен вид документа получателя» или «Недопустимый код документа, удостоверяющего личность». Открываете карточку покупателя — там в реквизитах документа пусто или выбран «Загранпаспорт», хотя человек рассчитался по казахстанскому удостоверению личности. Чтобы это поправить, вы попадаете в справочник «Виды документов физических лиц». Именно он хранит список типов документов (удостоверение, паспорт, вид на жительство, свидетельство о рождении), из которого вы выбираете значение в карточке физлица. Ниже — как он устроен и как его вести, чтобы ЭСФ уходили с первого раза, а формы 200.00 и 910.00 собирались без ручных правок.
1. Назначение
Справочник — это классификатор типов документов, удостоверяющих личность. Из него подставляется значение в реквизит «Документ» карточки физического лица (покупателя, ответственного лица, работника-ИП). Само по себе значение не порождает проводок: оно нужно ЭСФ, электронным документам и налоговой отчётности, где законом требуется указать тип и код документа получателя.
2. Где найти
Справочник служебный, отдельного пункта на панели разделов у него нет. Три рабочих способа открыть:
Из карточки физлица.
НСИ и администрирование→Физические лица(илиПокупатели→ карточка → закладкаДокумент) → в поле «Вид документа» нажмите кнопку выбора и внизу списка —Показать все/+ Создать.Через «Все функции». Главное меню (☰) →
Функции для технического специалиста→Справочники→ «Виды документов физических лиц».Прямой переход по навигационной ссылке. Главное меню →
Сервис→Открыть URL(илиCtrl+Shift+Fв некоторых сборках) и вставьте:e1cib/list/Справочник.ВидыДокументовФизическихЛиц
Ссылку удобно сохранить в «Избранное» — тогда справочник всегда под рукой.
2а. Как узнать свой релиз
Справка (или значок ☰ в правом верхнем углу) → «О программе». В открывшемся окне вы увидите две строки: версию платформы (например, 8.3.24.xxxx) и релиз конфигурации — Управление торговлей для Казахстана, редакция 3.4 (3.4.5.21). Всё, что описано ниже, относится к релизу 3.4.5.21. Если у вас другой релиз, отдельные подписи полей могут отличаться на слово-два, логика — нет.
3. Как заполнить
Карточка справочника короткая. Разберём каждое поле.
| Поле | Обязательно | Зачем и что будет при ошибке |
|---|---|---|
| Наименование | Да | Текст, который вы видите в списке выбора и который печатается в документах. Пишите так, как в законе: «Удостоверение личности гражданина РК», а не «уд-ние». Пустое наименование сохранить нельзя — выйдет ошибка «Поле "Наименование" не заполнено». Дубли с разными формулировками («Удостоверение» и «Уд. личности») приводят к разнобою в отчётах. |
| Код | Заполняется автоматически | Внутренний код элемента справочника. Меняют редко. Если вручную поставите код, уже занятый другим элементом, получите «Значение поля "Код" не уникально». |
| Код вида документа (код для обмена / ИС ЭСФ) | Да, если элемент используется в ЭСФ | Это числовой код документа по классификатору, который уходит в ИС ЭСФ и в налоговые формы. Именно по нему госсистема опознаёт тип документа получателя. Неверный код — отказ приёма ЭСФ. Для стандартных предзаполненных элементов он уже проставлен; при создании своего элемента заполняйте его строго по классификатору. |
| Использовать (Действует / Пометка удаления) | — | Ненужные экзотические виды не удаляйте, если они уже фигурируют в документах, — пометьте на удаление либо оставьте, но не выбирайте. Удаление используемого элемента заблокирует «Контроль ссылочной целостности». |
Практический порядок действий при создании нового вида:
- Откройте справочник по навигационной ссылке.
- Проверьте, нет ли уже нужного вида в списке — типовые (удостоверение личности РК, паспорт РК, вид на жительство, свидетельство о рождении, паспорт иностранного гражданина) обычно уже заведены.
- Если нет —
Создать, впишите Наименование по формулировке закона. - Заполните Код вида документа по классификатору ИС ЭСФ (для физлиц-резидентов это удостоверение личности; для нерезидентов — паспорт иностранного государства).
Записать и закрыть.
4. Разобранный пример
Важно понимать: этот справочник — классификатор, он не формирует бухгалтерских проводок. Проводки рождают документы реализации, а не запись в справочнике. Поэтому пример показывает, где именно значение всплывает и во что превращается ошибка в нём.
Ситуация. ИП на общеустановленном режиме, ставка НДС 16%. Розничный покупатель — физлицо Ахметов А., рассчитался за товар на 116 000 ₸ (в т.ч. НДС). Товар себестоимостью 70 000 ₸. Покупатель просит ЭСФ, значит в его карточке нужен корректный документ.
Шаг 1. В карточке физлица «Ахметов А.» на закладке Документ выбираете из справочника Вид документа = «Удостоверение личности гражданина РК», вносите серию/номер, дату и орган выдачи.
Шаг 2. Оформляете Реализацию товаров и услуг. Проводки формирует именно она (справочник тут ни при чём), на наших цифрах:
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Содержание |
|---|---|---|---|
| 1210 | 6010 | 100 000 | Выручка от реализации (без НДС) |
| 1210 | 3130 | 16 000 | НДС 16% к уплате |
| 7010 | 1330 | 70 000 | Списана себестоимость товара |
| 1030 | 1210 | 116 000 | Поступила оплата на текущий счёт |
Шаг 3. На основании реализации создаёте ЭСФ. В раздел «Получатель» из карточки Ахметова автоматически подтягивается вид документа и его код. ЭСФ уходит в ИС ЭСФ и принимается.
А если бы в справочнике/карточке стоял неверный вид (например, «Загранпаспорт» с чужим кодом), ИС ЭСФ вернула бы отказ, реализация «повисла» бы без электронного документа, а в форме 200.00 данные по физлицу собрались бы некорректно. Само значение справочника денег не двигает — но без него не закрывается юридически значимый электронный документооборот.
5. Виды операции
У справочника нет «видов операции» в смысле документа. Функционально его элементы делятся так:
- Документы резидентов РК — удостоверение личности гражданина РК, паспорт гражданина РК.
- Документы нерезидентов — паспорт иностранного гражданина, удостоверение лица без гражданства.
- Разрешительные документы — вид на жительство иностранца в РК.
- Прочие — свидетельство о рождении (для несовершеннолетних), военный билет, водительское удостоверение (там, где допускается).
6. Что формируется при записи
- Проводок нет. Запись в справочник — это только новый элемент классификатора.
- Движения по регистрам тоже отсутствуют: справочник не является источником движений.
- Влияние идёт косвенно. Выбранное значение хранится в реквизитах физлица и оттуда попадает в: ЭСФ (код документа получателя), СНТ — при оформлении сопроводительных накладных на товары, где нужно идентифицировать физлицо, и в налоговые формы 200.00 (ИПН/соцплатежи), 910.00 (упрощёнка). Изменили значение в справочнике задним числом — перепроведите/перевыпустите зависящие электронные документы.
7. Печатные формы
Собственной печатной формы у элемента справочника нет — это классификатор. Наименование и код вида документа печатаются в составе других форм, где фигурируют данные физлица:
- реквизиты получателя в печатной форме счёта-фактуры / ЭСФ;
- сопроводительная накладная на товары (СНТ) — блок данных о лице;
- анкетные и договорные печатные формы, куда выводится строка «Документ, удостоверяющий личность».
Список самого справочника можно вывести на печать стандартной кнопкой Ещё → Вывести список (для сверки классификатора).
8. Частые ошибки
- «Поле "Наименование" не заполнено». Пытаетесь записать пустой элемент. Впишите наименование по формулировке закона.
- «Значение поля "Код" не уникально». Вручную задали код, уже занятый. Верните автонумерацию либо укажите свободный код.
- Отказ ИС ЭСФ: «Недопустимый код документа получателя». В элементе не заполнен или неверен код вида документа. Откройте элемент, проставьте код по классификатору ИС ЭСФ, перевыпустите ЭСФ.
- «Не удалось удалить, объект используется…» при попытке удалить вид напрямую. Не удаляйте кнопкой Delete — пометьте на удаление, затем выполните
Администрирование→Удаление помеченных объектов. Ссылки покажут, где вид ещё используется. - Дубли вида в списке («Удостоверение личности» и «Уд. личности РК»). В карточках физлиц выбраны разные — отчёты расходятся. Оставьте один корректный, у второго снимите использование и переназначьте ссылки обработкой поиска и замены значений.
9. FAQ
В: Этот справочник делает проводки? О: Нет. Это классификатор типов документов. Проводки формируют документы реализации, поступления, оплаты — а справочник лишь хранит вид документа для карточки физлица, ЭСФ и отчётности.
В: Где выбирается значение из этого справочника? О: В карточке физического лица (покупателя, ответственного лица) на закладке «Документ», в поле «Вид документа».
В: Нужно ли самому заводить удостоверение личности РК? О: Обычно нет — типовые виды предзаполнены в поставке. Сначала проверьте список, создавайте новый элемент только если нужного вида нет.
В: ЭСФ не принимается из-за документа получателя — что делать? О: Откройте нужный вид в справочнике, проверьте и проставьте «Код вида документа» по классификатору ИС ЭСФ, затем перевыпустите ЭСФ. Проверьте также, что в карточке физлица выбран правильный вид.
В: Можно ли удалить лишний вид документа? О: Напрямую — нет, если он используется. Пометьте на удаление и запустите «Удаление помеченных объектов». Программа предупредит, если на элемент есть ссылки.
В: Чем «Код» и «Код вида документа» отличаются? О: «Код» — внутренний код элемента справочника (для нумерации в 1С). «Код вида документа» — код по внешнему классификатору, который уходит в ИС ЭСФ и налоговые формы. Для обмена важен именно второй.
В: Как быть с иностранным покупателем? О: Выберите вид «Паспорт иностранного гражданина» (или «Вид на жительство иностранца в РК», если он проживает в РК) с соответствующим кодом. От этого зависит корректность ЭСФ и формы 200.00.
В: Влияет ли вид документа на расчёт ИПН и вычета? О: Сам вид — нет. Суммы налога считают документы начисления. Но данные документа физлица попадают в форму 200.00, поэтому неверный вид/код искажает отчётность. Напомним ориентиры 2026 года: ИПН 10% (15% сверх 8 500 МРП годового дохода), стандартный вычет 30 МРП в месяц при МРП 4 325 ₸.
В: Я исправил вид документа в справочнике — старые ЭСФ обновятся сами? О: Нет. Уже выписанные электронные документы нужно перевыпустить, чтобы в них попало новое значение.
В: Почему у элемента нет печатной формы? О: Это справочник-классификатор. Его наименование и код печатаются в составе ЭСФ, СНТ и договорных форм физлица, а отдельной печатной формы у элемента нет.
10. Смежные документы
- На основании чего заполняется: значения справочника выбираются в карточке физического лица (
Физические лица,Покупатели) — это главный «потребитель» справочника. - Что использует значение дальше: ЭСФ (создаётся на основании
Реализации товаров и услуг), СНТ, налоговые формы 200.00 и 910.00, договорные и анкетные печатные формы. - Служебные обработки:
Поиск и замена значений(объединить дубли),Удаление помеченных объектов(убрать лишние виды).
Как узнать свой релиз
Справка → «О программе»: в окне указаны версия платформы (8.3.x) и релиз конфигурации. Сверьте с подписью ниже — если релиз отличается, названия отдельных полей могут слегка расходиться.
Материал подготовлен для «1С:Управление торговлей для Казахстана», редакция 3.4, релиз 3.4.5.21.