Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4).
Контрагент прислал акт выполненных работ. Вы приложили скан к документу поступления, потом открыли, что-то поправили в комментариях, сохранили. Через день бухгалтер просит «тот самый первый файл, до правок» — а у вас на руках уже изменённая версия. Кажется, что оригинал потерян. Он не потерян. Каждое сохранение присоединённого файла 1С складывает в справочник «ВерсииФайлов», и вернуться к любой прошлой редакции — дело двух кликов. Эта методичка о том, где эти версии лежат, как их читать и как откатиться назад.
1. Назначение
«ВерсииФайлов» — служебный справочник подсистемы «Работа с файлами». В нём хранятся все редакции присоединённых файлов: каждый раз, когда вы правите и сохраняете файл, прикреплённый к документу или справочнику, создаётся новая запись-версия. Сам файл (двоичные данные), его размер, автор правки, дата и комментарий — всё это одна строка справочника. Вы почти никогда не открываете его напрямую: работаете через карточку файла и историю версий. Но знать, что он есть, важно — именно он спасает, когда «файл затёрли».
2. Где найти
Справочник служебный, в командном интерфейсе разделов его нет. К версиям вы приходите двумя путями.
Через карточку файла (основной путь):
- Откройте любой документ или элемент справочника (например, «Поступление товаров и услуг»).
- Нажмите кнопку «Присоединённые файлы» (значок скрепки) на панели навигации формы.
- Двойным кликом откройте нужный файл — откроется его карточка.
- Команда «Ещё» → «Версии» (или закладка/кнопка «История версий»). Здесь весь список версий этого файла.
Напрямую в список (для администратора/разбора): Меню «Сервис и настройки» → «Функции для технического специалиста» (режим должен быть включён), затем открыть список справочника. Быстрее — по навигационной ссылке.
Навигационная ссылка 1С (Главное меню → «Сервис» → «Перейти по навигационной ссылке», вставьте строку и нажмите «Перейти»):
e1cib/list/Справочник.ВерсииФайлов
Так вы попадёте в общий список всех версий всех файлов базы. Это техническое окно — работать с версиями удобнее из карточки конкретного файла.
2а. Как узнать свой релиз
Главное меню (значок с треугольником в левом верхнем углу) → «Справка» → «О программе». В открывшемся окне: «Версия платформы» (1С:Предприятие 8.3.x) и строка «Конфигурация: Управление торговлей для Казахстана, редакция 3.4 (3.4.5.21)». Если ваш релиз старше или новее — расположение кнопок в карточке файла может чуть отличаться, но логика версий та же.
3. Как заполнить
Важный момент: вручную новую версию вы не создаёте и поля не заполняете. Справочник ведётся автоматически при работе с файлами. Все поля 1С проставляет сама в момент сохранения файла. Знать их нужно, чтобы правильно читать историю. Вот что вы видите в строке версии.
| Поле | Что означает и зачем смотреть |
|---|---|
| Владелец (файл) | К какому присоединённому файлу относится версия. Если открыли версию не того файла — сравните это поле с именем нужного документа. |
| Номер версии | Порядковый номер (1, 2, 3…). Чем больше — тем свежее правка. По нему ориентируетесь, к какой редакции откатываться. |
| Автор | Пользователь, сохранивший эту версию. Отвечает на вопрос «кто изменил файл». |
| Дата создания | Момент сохранения версии. Главный ориентир «когда правили». |
| Комментарий | Пояснение к версии («исправил сумму», «подписанный скан»). Заполняется вручную при сохранении — приучите себя писать сюда пару слов, потом сэкономит часы. |
| Размер файла | В байтах/КБ. Резко «похудевший» файл — сигнал, что сохранили пустышку или не тот документ. |
| Расширение | pdf, xlsx, docx… Если у версии расширение отличается от остальных — файл заменили другим типом. |
| Хранилище файла | Сами двоичные данные (или ссылка на том тома, если включено хранение в томах на диске). Напрямую не редактируется. |
| Статус извлечения текста | Извлечён ли текст для полнотекстового поиска. Техническое поле, для полнотекстового поиска по содержимому файлов. |
| Пометка удаления | Помечена ли версия на удаление. Помеченные версии физически уходят при «Удалении помеченных объектов». |
Что будет, если поле «не то»: если, например, в комментарии пусто, вы не потеряете файл — но при десятке версий не поймёте, где актуальная, и будете открывать каждую. Поэтому единственное поле, которое реально в ваших руках, — комментарий. Заполняйте его при каждом значимом сохранении.
4. Разобранный пример
Ситуация. 23.09.2026 вы получили от ТОО «Астана-Снаб» счёт-фактуру в PDF и приложили его к документу «Поступление товаров и услуг» № 000000123. Стоимость товара — 500 000 ₸, НДС 16% (ставка РК 2026) — 80 000 ₸, итого 580 000 ₸. Проводки самого поступления формирует документ, а не файл:
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Содержание |
|---|---|---|---|
| 1330 | 3310 | 500 000 | Оприходован товар |
| 1420 | 3310 | 80 000 | НДС, относимый в зачёт (16%) |
Теперь про версии — то, ради чего мы здесь.
- Версия 1 создана автоматически при первом присоединении файла. Автор — Сидорова, дата 23.09.2026 09:14, размер 214 КБ, расширение pdf, комментарий пуст.
- Через час бухгалтер открыл файл в редакторе, дописал от руки «оплатить до 30.09», сохранил обратно в 1С. Появилась Версия 2: автор Иванов, 23.09.2026 10:40, размер 231 КБ, комментарий «пометка по оплате».
- На следующий день по ошибке в тот же файл сохранили скан другого счёта. Версия 3: 24.09.2026 08:05, размер 198 КБ.
Аудитор просит исходный счёт от поставщика — без чужих пометок. Вы открываете карточку файла → «История версий» → встаёте на Версию 1 → команда «Сделать активной» (или «Перейти к версии»). 1С делает копию версии 1 как новую актуальную (Версия 4), а версии 2 и 3 остаются в истории — ничего не теряется. Файл поступления снова показывает оригинальный счёт-фактуру. Никаких бухгалтерских проводок эти действия не порождают: меняется только присоединённый файл, а не учётные данные.
Вывод примера: даже полностью «испорченный» правками файл восстанавливается из истории, а суммы поступления (580 000 ₸ с НДС 16%) при этом не затрагиваются вовсе.
5. Виды операции
Отдельного поля «Вид операции», как у документов, у этого справочника нет — это каталог, а не документ. Но по действиям, которые порождают записи, версии бывают:
- Первичная версия — создаётся при первом присоединении файла к объекту.
- Версия после редактирования — при сохранении изменённого файла обратно в базу.
- Версия после занятия/освобождения — если включён режим «Занять для редактирования», версия фиксируется при освобождении файла.
- Активная (текущая) версия — та, что показывается при открытии файла; остальные — исторические.
- Версия, помеченная на удаление — исключается из истории при удалении помеченных объектов.
6. Что формируется при работе
Здесь важно снять ожидание: этот справочник не формирует ни бухгалтерских проводок, ни ЭСФ, ни СНТ, ни движений по регистрам налогового учёта. Он не участвует в проведении документов. Электронные документы (ЭСФ в ИС ЭСФ, СНТ) формируют документы реализации/поступления, а «ВерсииФайлов» лишь хранит их печатные/скан-образы, если вы их туда приложили.
При создании версии происходит:
- запись новой строки в справочник «ВерсииФайлов» с двоичными данными файла (в базе или на дисковом томе, если настроено хранение в томах);
- обновление ссылки «Текущая версия» в карточке файла-владельца;
- при включённом полнотекстовом поиске — извлечение текста из файла для поиска по содержимому;
- запись в журнал регистрации (кто, когда, какой файл изменил) — это ваш след для разбора спорных ситуаций.
7. Печатные формы
Собственных печатных форм (как счёт или накладная) у справочника нет — это служебный объект. Доступны действия:
- «Сохранить как…» — выгрузить конкретную версию файла на диск (по сути, «распечатать» прошлую редакцию в исходном формате).
- «Открыть» / «Просмотреть» — открыть версию во внешнем приложении по расширению.
- «Сравнить версии» — для текстовых форматов (doc/docx/txt) сопоставить две версии между собой (требует установленного офисного приложения — единственный пункт, зависящий от окружения).
8. Частые ошибки
«Файл занят для редактирования пользователем …» Кто-то (возможно, вы в другой сессии) взял файл на редактирование и не освободил. Новая версия не сохранится. Решение: попросите этого пользователя закрыть/освободить файл, либо администратор снимает блокировку командой «Освободить» («Закончить редактирование») в карточке файла.
«Версия файла не найдена» / файл не открывается Обычно при хранении файлов в томах на диске — том недоступен (сетевой путь отвалился) или файл на диске удалён в обход 1С. Проверьте настройки томов: «НСИ и администрирование» → «Настройка работы с файлами», доступность сетевого каталога.
«Размер файла превышает допустимый» Сработало ограничение на максимальный размер присоединяемого файла. Увеличьте лимит в «Настройке работы с файлами» или уменьшите файл (сожмите PDF/картинку).
Пропали старые версии после «Удаления помеченных объектов» Версии были помечены на удаление (вручную или при удалении файла-владельца) и физически удалены. Восстановление — только из резервной копии базы. Мораль: не помечайте версии на удаление без необходимости.
Активной стала не та версия Случайно нажали «Сделать активной» на старой редакции. Не паникуйте: зайдите в историю, встаньте на нужную (самую свежую по дате) и снова сделайте её активной — прежние никуда не делись.
9. FAQ
В: Нужно ли мне вообще заходить в «ВерсииФайлов» вручную? О: В обычной работе — нет. Вы работаете через кнопку «Присоединённые файлы» и «Историю версий» в карточке файла. Прямой список нужен администратору для разбора и обслуживания.
В: Я исправил и сохранил файл. Старый вариант точно сохранился? О: Да, если в базе включено хранение версий (по умолчанию включено). Прежняя редакция стала исторической версией, актуальной — ваша новая. Откатиться можно в любой момент.
В: Как вернуть предыдущую редакцию файла? О: Карточка файла → «История версий» → выделите нужную версию → «Сделать активной» (или «Перейти к версии»). Текущей станет её копия, остальные останутся в истории.
В: Влияют ли версии файлов на суммы, НДС или проводки в документе? О: Никак. Присоединённые файлы и их версии — это вложения. Суммы, НДС 16%, проводки и ЭСФ формирует сам документ, а не файл.
В: Кто может видеть, что я менял файл? О: Автор и дата каждой версии видны в истории, а сам факт изменения пишется в журнал регистрации. Это нормальный аудиторский след.
В: Можно ли отключить хранение версий, чтобы не раздувать базу? О: Да, в настройках работы с файлами задаётся, хранить ли версии и сколько. Но тогда вы теряете возможность отката — взвесьте. Альтернатива раздуванию — хранение файлов в томах на диске, а не внутри базы.
В: Почему файл лежит не в базе, а на диске? О: Включён режим хранения в томах. Это разгружает базу данных. Для вас работа с версиями не меняется — важно лишь, чтобы сетевой каталог тома был доступен.
В: Удалил файл — версии тоже удалились? О: При удалении файла-владельца его версии помечаются на удаление вместе с ним и физически исчезают при «Удалении помеченных объектов». До этой операции их ещё можно снять с пометки.
В: Можно ли сравнить две версии, чтобы увидеть, что именно изменили? О: Для текстовых и офисных форматов — да, командой «Сравнить версии» (нужно установленное офисное приложение). Для PDF и картинок сравнение только визуальное — открываете обе.
В: Как приложить файл к документу, чтобы у него вообще появились версии? О: Откройте документ → «Присоединённые файлы» → «Добавить» (с диска или сканера). Первая версия создастся автоматически, дальше каждая правка добавляет новую.
10. Смежные объекты
- Справочник «Файлы» (присоединённые файлы) — владелец версий. Каждая версия ссылается на конкретный файл, а файл — на документ или элемент справочника (поступление, реализация, договор, контрагент).
- Документы-владельцы — «Поступление товаров и услуг», «Реализация товаров и услуг», «Счёт на оплату», договоры, элементы справочника «Контрагенты» и т.д. Именно к ним вы прикрепляете файлы, а версии появляются как следствие.
- Электронные документы (ЭСФ/СНТ) — их печатные образы вы можете сохранять как присоединённые файлы; тогда у них тоже появятся версии. Но сами ЭСФ и СНТ живут в своих объектах ИС ЭСФ, а не здесь.
- Настройка работы с файлами («НСИ и администрирование») — задаёт хранение версий, тома на диске, лимиты размера. Управляет поведением этого справочника.
Как узнать свой релиз. Главное меню → «Справка» → «О программе». Строка «Конфигурация» покажет редакцию и номер релиза, «Версия» — платформу 1С:Предприятие.
Методичка подготовлена для «Управление торговлей для Казахстана», редакция 3.4, релиз 3.4.5.21. На других релизах расположение кнопок в карточке файла может незначительно отличаться.