3.4.5.21 релизінде тексерілді «Қазақстанға арналған сауданы басқару» (3.4 редакциясы).
Контрагент орындалған жұмыстар актісін жіберді. Сіз сканды түсу құжатына тіркедіңіз, содан кейін ашып, түсініктемеде бірдеңе түзеттіңіз, сақтадыңыз. Бір күннен кейін бухгалтер «түзетуге дейінгі сол бірінші файлды» сұрайды — ал сізде қолда өзгертілген нұсқа ғана бар. Түпнұсқа жоғалып кеткен сияқты. Ол жоғалған жоқ. 1С тіркелген файлдың әр сақтауын «ФайлдардыҢұсқалары» анықтамалығына салады, ал кез келген бұрынғы редакцияға оралу — екі рет шертудің ісі. Бұл әдістеме осы нұсқалардың қайда жатқаны, оларды қалай оқу керектігі және қалай кері қайтару керектігі туралы.
1. Мақсаты
«ФайлдардыҢұсқалары» — «Файлдармен жұмыс» ішкі жүйесінің қызметтік анықтамалығы. Онда тіркелген файлдардың барлық редакциялары сақталады: құжатқа немесе анықтамалыққа тіркелген файлды әр түзеткен және сақтаған сайын жаңа жазба-нұсқа құрылады. Файлдың өзі (екілік деректер), оның өлшемі, түзетуші авторы, күні және түсініктеме — мұның бәрі анықтамалықтың бір жолы. Сіз оны тікелей дерлік ешқашан ашпайсыз: файл карточкасы мен нұсқалар тарихы арқылы жұмыс істейсіз. Бірақ оның бар екенін білу маңызды — «файл өшіп кетті» кезде дәл осы құтқарады.
2. Қайдан табуға болады
Анықтамалық қызметтік, командалық интерфейс бөлімдерінде ол жоқ. Нұсқаларға сіз екі жолмен келесіз.
Файл карточкасы арқылы (негізгі жол):
- Кез келген құжатты немесе анықтамалық элементін ашыңыз (мысалы, «Тауарлар мен қызметтердің түсуі»).
- Форма навигация панеліндегі «Тіркелген файлдар» түймесін (қыстырғыш белгісі) басыңыз.
- Керекті файлды қос шертумен ашыңыз — оның карточкасы ашылады.
- «Тағы» → «Нұсқалар» командасы (немесе «Нұсқалар тарихы» қойындысы/түймесі). Мұнда осы файлдың барлық нұсқаларының тізімі.
Тікелей тізімге (әкімші/талдау үшін): «Қызмет және баптаулар» → «Техникалық маман үшін функциялар» мәзірі (режим қосулы болуы керек), содан кейін анықтамалық тізімін ашу. Тезірек — навигациялық сілтеме арқылы.
1С навигациялық сілтемесі (Басты мәзір → «Қызмет» → «Навигациялық сілтеме бойынша өту», жолды қойып, «Өту» батырмасын басыңыз):
e1cib/list/Справочник.ВерсииФайлов
Осылайша сіз базаның барлық файлдарының барлық нұсқаларының жалпы тізіміне түсесіз. Бұл техникалық терезе — нұсқалармен нақты файл карточкасынан жұмыс істеу ыңғайлырақ.
2а. Өз релизіңізді қалай білуге болады
Басты мәзір (сол жоғарғы бұрыштағы үшбұрышы бар белгіше) → «Анықтама» → «Бағдарлама туралы». Ашылған терезеде: «Платформа нұсқасы» (1С:Кәсіпорын 8.3.x) және «Конфигурация: Қазақстанға арналған сауданы басқару, 3.4 редакциясы (3.4.5.21)» жолы. Сіздің релизіңіз ескірек немесе жаңарақ болса — файл карточкасындағы түймелердің орналасуы сәл өзгеше болуы мүмкін, бірақ нұсқалар логикасы сол қалпында.
3. Қалай толтыру керек
Маңызды сәт: жаңа нұсқаны қолмен жасамайсыз және өрістерді толтырмайсыз. Анықтамалық файлдармен жұмыс кезінде автоматты түрде жүргізіледі. Барлық өрістерді 1С файлды сақтау сәтінде өзі қояды. Тарихты дұрыс оқу үшін оларды білу қажет. Нұсқа жолында сіз мыналарды көресіз.
| Өріс | Не білдіреді және неге қарау керек |
|---|---|
| Иесі (файл) | Нұсқа қай тіркелген файлға қатысты. Керек емес файлдың нұсқасын ашсаңыз — бұл өрісті керекті құжат атауымен салыстырыңыз. |
| Нұсқа нөмірі | Реттік нөмір (1, 2, 3…). Неғұрлым көп болса — соғұрлым түзету жаңарақ. Осы бойынша қай редакцияға оралу керектігін бағдарлайсыз. |
| Автор | Осы нұсқаны сақтаған пайдаланушы. «Файлды кім өзгертті» деген сұраққа жауап береді. |
| Құрылған күні | Нұсқаны сақтау сәті. «Қашан түзетілді» деген негізгі бағдар. |
| Түсініктеме | Нұсқаға түсіндірме («сомасын түзеттім», «қол қойылған скан»). Сақтау кезінде қолмен толтырылады — мұнда бірнеше сөз жазуға үйреніп алыңыз, кейін сағаттарды үнемдейді. |
| Файл өлшемі | Байт/КБ-мен. Күрт «арықтаған» файл — бос нәрсе немесе басқа құжат сақталғанының белгісі. |
| Кеңейтім | pdf, xlsx, docx… Нұсқаның кеңейтімі қалғандардан өзгеше болса — файл басқа түрмен ауыстырылған. |
| Файл қоймасы | Екілік деректердің өзі (немесе дискідегі томда сақтау қосылса, том сілтемесі). Тікелей түзетілмейді. |
| Мәтінді алу мәртебесі | Толық мәтіндік іздеу үшін мәтін алынған-алынбағаны. Файлдардың мазмұны бойынша толық мәтіндік іздеуге арналған техникалық өріс. |
| Жою белгісі | Нұсқа жоюға белгіленген бе. Белгіленген нұсқалар «Белгіленген объектілерді жою» кезінде физикалық түрде кетеді. |
Өріс «дұрыс емес» болса не болады: мысалы, түсініктеме бос болса, файлды жоғалтпайсыз — бірақ ондаған нұсқада қайсысы өзекті екенін түсінбей, әрқайсысын ашуға тура келеді. Сондықтан сіздің қолыңызда шынымен болатын жалғыз өріс — түсініктеме. Әрбір маңызды сақтау кезінде оны толтырыңыз.
4. Талданған мысал
Жағдай. 23.09.2026 сіз «Астана-Снаб» ЖШС-нен PDF форматында шот-фактура алдыңыз және оны № 000000123 «Тауарлар мен қызметтердің түсуі» құжатына тіркедіңіз. Тауар құны — 500 000 ₸, ҚҚС 16% (ҚР 2026 жылғы ставкасы) — 80 000 ₸, барлығы 580 000 ₸. Түсудің өз бухгалтерлік проводкаларын файл емес, құжат қалыптастырады:
| Дт | Кт | Сома, ₸ | Мазмұны |
|---|---|---|---|
| 1330 | 3310 | 500 000 | Тауар кіріске алынды |
| 1420 | 3310 | 80 000 | Есепке жатқызылатын ҚҚС (16%) |
Енді нұсқалар туралы — біз осы жерде отырған нәрсе.
- 1-нұсқа файлды бірінші рет тіркегенде автоматты түрде құрылды. Авторы — Сидорова, күні 23.09.2026 09:14, өлшемі 214 КБ, кеңейтімі pdf, түсініктеме бос.
- Бір сағаттан кейін бухгалтер файлды редакторда ашып, қолмен «30.09-ға дейін төлеу» деп жазды, оны 1С-ке қайта сақтады. 2-нұсқа пайда болды: авторы Иванов, 23.09.2026 10:40, өлшемі 231 КБ, түсініктемесі «төлем бойынша белгі».
- Келесі күні қателесіп сол файлға басқа шоттың сканы сақталды. 3-нұсқа: 24.09.2026 08:05, өлшемі 198 КБ.
Аудитор жеткізушінің бастапқы шотын — бөгде белгілерсіз сұрайды. Сіз файл карточкасын → «Нұсқалар тарихы» → 1-нұсқаны таңдап → «Белсенді ету» (немесе «Нұсқаға өту») командасын ашасыз. 1С 1-нұсқаның көшірмесін жаңа өзекті нұсқа ретінде жасайды (4-нұсқа), ал 2 және 3-нұсқалар тарихта қалады — ешнәрсе жоғалмайды. Түсу файлы қайтадан бастапқы шот-фактураны көрсетеді. Бұл әрекеттер ешқандай бухгалтерлік проводкалар туғызбайды: тек тіркелген файл өзгереді, есеп деректері емес.
Мысалдың қорытындысы: түзетулермен толығымен «бүлінген» файл да тарихтан қалпына келтіріледі, ал түсудің сомалары (16% ҚҚС-пен 580 000 ₸) бұл кезде мүлдем қозғалмайды.
5. Операция түрлері
Құжаттардағыдай жеке «Операция түрі» өрісі бұл анықтамалықта жоқ — бұл каталог, құжат емес. Бірақ жазбаларды туғызатын әрекеттер бойынша нұсқалар мынадай болады:
- Бастапқы нұсқа — файл объектіге алғаш тіркелгенде құрылады.
- Түзетуден кейінгі нұсқа — өзгертілген файл базаға қайта сақталғанда.
- Алу/босату кейінгі нұсқа — «Түзету үшін алу» режимі қосылса, файл босатылғанда нұсқа тіркеледі.
- Белсенді (ағымдағы) нұсқа — файл ашылғанда көрсетілетін нұсқа; қалғандары — тарихи.
- Жоюға белгіленген нұсқа — белгіленген объектілерді жою кезінде тарихтан алынып тасталады.
6. Жұмыс кезінде не қалыптасады
Мұнда күтуді алып тастау маңызды: бұл анықтамалық бухгалтерлік проводкаларды да, ЭШФ-ты да, ЖЖШТ-ны да, салықтық есеп регистрлері бойынша қозғалыстарды да қалыптастырмайды. Ол құжаттарды өткізуге қатыспайды. Электрондық құжаттарды (ЭШФ ЭШФ АЖ-де, ЖЖШТ) сату/түсу құжаттары қалыптастырады, ал «ФайлдардыҢұсқалары» олардың баспа/сканерленген бейнелерін ғана сақтайды, егер сіз оларды сол жерге тіркесеңіз.
Нұсқа құрылған кезде мыналар орын алады:
- «ФайлдардыҢұсқалары» анықтамалығына файлдың екілік деректерімен (базада немесе томдарда сақтау бапталған болса — диск томында) жаңа жол жазылады;
- иесі-файл карточкасында «Ағымдағы нұсқа» сілтемесі жаңартылады;
- толық мәтіндік іздеу қосулы болса — мазмұны бойынша іздеу үшін файлдан мәтін алынады;
- тіркеу журналына жазба (кім, қашан, қай файлды өзгертті) жасалады — бұл даулы жағдайларды талдау үшін сіздің ізіңіз.
7. Баспа нысандары
Анықтамалықтың (шот немесе жүкқұжат сияқты) өз баспа нысандары жоқ — бұл қызметтік объект. Мына әрекеттер қолжетімді:
- «Былайша сақтау…» — файлдың нақты нұсқасын дискіге түсіру (мәні бойынша, бұрынғы редакцияны бастапқы форматта «басып шығару»).
- «Ашу» / «Қарау» — нұсқаны кеңейтіміне сай сыртқы қосымшада ашу.
- «Нұсқаларды салыстыру» — мәтіндік форматтар үшін (doc/docx/txt) екі нұсқаны бір-бірімен салыстыру (орнатылған кеңсе қосымшасын қажет етеді — ортаға тәуелді жалғыз тармақ).
8. Жиі кездесетін қателер
«Файлды … пайдаланушысы түзету үшін алды» Біреу (мүмкін, сіз басқа сеанста) файлды түзетуге алды да, босатпады. Жаңа нұсқа сақталмайды. Шешімі: осы пайдаланушыдан файлды жабуды/босатуды сұраңыз, немесе әкімші файл карточкасында «Босату» («Түзетуді аяқтау») командасымен блокировканы алып тастайды.
«Файл нұсқасы табылмады» / файл ашылмайды Әдетте файлдар дискідегі томдарда сақталғанда — том қолжетімсіз (желі жолы үзілген) немесе файл дискіден 1С-тен тыс жойылған. Томдар баптауын тексеріңіз: «НСА және әкімшілендіру» → «Файлдармен жұмысты баптау», желі каталогының қолжетімділігі.
«Файл өлшемі рұқсат етілгеннен асып кетті» Тіркелетін файлдың максималды өлшеміне шектеу іске қосылды. «Файлдармен жұмысты баптауда» шектеуді ұлғайтыңыз немесе файлды кішірейтіңіз (PDF/суретті сығыңыз).
«Белгіленген объектілерді жою» кейін ескі нұсқалар жоғалды Нұсқалар жоюға белгіленген еді (қолмен немесе иесі-файлды жойған кезде) және физикалық түрде жойылды. Қалпына келтіру — тек базаның сақтық көшірмесінен ғана. Мораль: нұсқаларды қажетсіз жоюға белгілемеңіз.
Белсенді болып басқа нұсқа шықты Кездейсоқ ескі редакцияда «Белсенді ету» басылды. Дүрбелеңге түспеңіз: тарихқа кіріп, керекті (күні бойынша ең жаңасын) таңдап, оны қайта белсенді етіңіз — бұрынғылары ешқайда кетпейді.
9. Жиі қойылатын сұрақтар
С: Маған «ФайлдардыҢұсқалары»-на қолмен кіру керек пе? Ж: Әдеттегі жұмыста — жоқ. Сіз файл карточкасындағы «Тіркелген файлдар» және «Нұсқалар тарихы» түймесі арқылы жұмыс істейсіз. Тікелей тізім әкімшіге талдау және қызмет көрсету үшін қажет.
С: Мен файлды түзетіп сақтадым. Ескі нұсқа сақталды ма? Ж: Иә, базада нұсқаларды сақтау қосулы болса (әдепкі бойынша қосулы). Бұрынғы редакция тарихи нұсқаға айналды, өзекті — сіздің жаңа нұсқаңыз. Кез келген уақытта кері қайтуға болады.
С: Файлдың алдыңғы редакциясын қалай қайтаруға болады? Ж: Файл карточкасы → «Нұсқалар тарихы» → керекті нұсқаны бөлектеңіз → «Белсенді ету» (немесе «Нұсқаға өту»). Ағымдағы оның көшірмесі болады, қалғандары тарихта қалады.
С: Файл нұсқалары құжаттағы сомаларға, ҚҚС-қа немесе проводкаларға әсер ете ме? Ж: Ешқандай. Тіркелген файлдар мен олардың нұсқалары — бұл тіркемелер. Сомаларды, ҚҚС 16%-ды, проводкалар мен ЭШФ-ты файл емес, құжаттың өзі қалыптастырады.
С: Файлды өзгерткенімді кім көре алады? Ж: Әр нұсқаның авторы мен күні тарихта көрінеді, ал өзгеріс фактісінің өзі тіркеу журналына жазылады. Бұл қалыпты аудиторлық із.
С: Базаны үлкейтпеу үшін нұсқаларды сақтауды өшіруге бола ма? Ж: Иә, файлдармен жұмыс баптауларында нұсқаларды сақтау керек пе және қаншасын сақтау керектігі көрсетіледі. Бірақ сонда сіз кері қайту мүмкіндігінен айырыласыз — салмақтаңыз. Үлкеюдің баламасы — файлдарды базаның ішінде емес, дискідегі томдарда сақтау.
С: Неге файл базада емес, дискіде жатыр? Ж: Томдарда сақтау режимі қосулы. Бұл дерекқорды жеңілдетеді. Сіз үшін нұсқалармен жұмыс өзгермейді — тек томның желі каталогы қолжетімді болуы маңызды.
С: Файлды жойдым — нұсқалар да жойылды ма? Ж: Иесі-файл жойылған кезде оның нұсқалары онымен бірге жоюға белгіленеді және «Белгіленген объектілерді жою» кезінде физикалық түрде жоғалады. Осы операцияға дейін оларды белгіден алып тастауға әлі болады.
С: Не дәл өзгертілгенін көру үшін екі нұсқаны салыстыруға бола ма? Ж: Мәтіндік және кеңсе форматтары үшін — иә, «Нұсқаларды салыстыру» командасымен (орнатылған кеңсе қосымшасы қажет). PDF пен суреттер үшін салыстыру тек көрнекі — екеуін де ашасыз.
С: Файлды құжатқа қалай тіркеу керек, оның жалпы нұсқалары пайда болуы үшін? Ж: Құжатты ашыңыз → «Тіркелген файлдар» → «Қосу» (дискіден немесе сканерден). Бірінші нұсқа автоматты түрде құрылады, кейін әр түзету жаңасын қосады.
10. Ілеспе объектілер
- «Файлдар» анықтамалығы (тіркелген файлдар) — нұсқалардың иесі. Әр нұсқа нақты файлға сілтеме жасайды, ал файл — құжатқа немесе анықтамалық элементіне (түсу, сату, шарт, контрагент).
- Иесі-құжаттар — «Тауарлар мен қызметтердің түсуі», «Тауарлар мен қызметтерді сату», «Төлеуге шот», шарттар, «Контрагенттер» анықтамалығының элементтері т.б. Дәл осыларға сіз файлдарды тіркейсіз, ал нұсқалар соның салдары ретінде пайда болады.
- Электрондық құжаттар (ЭШФ/ЖЖШТ) — олардың баспа бейнелерін сіз тіркелген файлдар ретінде сақтай аласыз; сонда оларда да нұсқалар пайда болады. Бірақ ЭШФ мен ЖЖШТ-ның өздері мұнда емес, ЭШФ АЖ өз объектілерінде өмір сүреді.
- Файлдармен жұмысты баптау («НСА және әкімшілендіру») — нұсқаларды сақтауды, дискідегі томдарды, өлшем шектеулерін белгілейді. Осы анықтамалықтың мінез-құлқын басқарады.
Өз релизіңізді қалай білуге болады. Басты мәзір → «Анықтама» → «Бағдарлама туралы». «Конфигурация» жолы редакция мен релиз нөмірін көрсетеді, «Нұсқа» — 1С:Кәсіпорын платформасын.
Әдістеме «Қазақстанға арналған сауданы басқару», 3.4 редакциясы, 3.4.5.21 релизі үшін дайындалды. Басқа релиздерде файл карточкасындағы түймелердің орналасуы аздап өзгеше болуы мүмкін.