Справочник «Группы рассылок и оповещений» в УТ для Казахстана 3.4.5.21: настройка и применение

Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4).

Каждое утро вы руками пересылаете один и тот же отчёт по продажам директору, заму и двум менеджерам. Кто-то в отпуске, кого-то забыли, письмо ушло не всем. Или наоборот — 1С шлёт оповещения о просроченной дебиторке, но валит их всем подряд, и бухгалтерия тонет в чужих уведомлениях. Чтобы разложить получателей по логичным «пачкам» и не собирать список адресатов заново перед каждой рассылкой, и нужен справочник «Группы рассылок и оповещений». Это не документ и не расчёт — это классификатор. В нём вы один раз создаёте группу («Отчёты руководству», «Уведомления для склада»), а потом просто указываете её там, где настраиваете рассылки отчётов и оповещения.

Сразу честно: этот справочник не делает бухгалтерских проводок, не формирует ЭСФ и СНТ, не считает НДС и налоги. Он служебный. Поэтому денежных примеров с Дт/Кт здесь по существу нет — и это нормально. Ниже я показываю, как его правильно завести и к чему он подключается.

1. Назначение

Справочник группирует настройки автоматических рассылок отчётов и оповещений по смыслу или по адресатам. Группа — это «папка», которая упорядочивает список и позволяет управлять рассылками пачкой, а не по одной. Сам по себе он ничего не отправляет: отправку выполняют «Рассылки отчётов» и механизм оповещений, а группа лишь классифицирует их.

2. Где найти

Справочник служебный, поэтому в основных разделах «на виду» его нет. Пути к нему:

• Через настройку рассылок: НСИ и администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Рассылки отчётов. Открыв список рассылок, вы увидите поле/колонку группы — по кнопке выбора попадёте в этот справочник.

• Через оповещения: механизм «Оповещения» (напоминания, уведомления пользователям) ссылается на те же группы.

• Напрямую по навигационной ссылке. Самый быстрый способ: Сервис → Перейти по навигационной ссылке (или поле ввода ссылки), вставьте:

  e1cib/list/Справочник.ГруппыРассылокИОповещений
  

  Откроется список справочника, где можно создать и отредактировать группы.

2а. Как узнать свой релиз

Меню Справка → О программе (или значок «i» в правом верхнем углу). В окне указаны версия платформы (например, 8.3.2x) и релиз конфигурации — строка вида «Управление торговлей для Казахстана, редакция 3.4 (3.4.5.21)». Инструкция ниже проверена именно на 3.4.5.21; в других релизах состав полей может немного отличаться.

3. Как заполнить

Откройте список и нажмите «Создать». Полей немного — справочник простой.

Порядок действий:

1. Придумайте понятное Наименование — по адресатам или по теме.
2. При необходимости уложите группу в родительскую (папку).
3. Запишите («Записать и закрыть»).
4. Перейдите в Рассылки отчётов и в конкретной рассылке укажите созданную группу. Там же задаются получатели, состав отчётов, расписание и способ доставки (эл. почта, каталог, папка).

Ключевой принцип: группа — это ярлык, а не список адресатов. Кому и что фактически уходит, определяется в самой рассылке/оповещении. Группа только раскладывает их по полкам.

4. Разобранный пример

Задача. Вы хотите, чтобы отчёт «Валовая прибыль» и «Ведомость по расчётам с покупателями» автоматически уходили руководству каждый рабочий день в 9:00.

1. В справочнике создаёте группу: Наименование = «Ежедневные отчёты руководству», комментарий «Директор + фин. директор, будни 09:00». Записываете.
2. В Рассылки отчётов создаёте рассылку, в поле группы выбираете «Ежедневные отчёты руководству».
3. В рассылке добавляете два отчёта, получателей (эл. адреса директора и финдиректора), расписание «ежедневно, 09:00, кроме сб/вс», способ доставки «эл. почта».
4. Сохраняете и включаете рассылку.

Что вы получите на цифрах бизнеса: например, отчёт покажет доход от реализации по счёту 6010, себестоимость по 7010 и валовую прибыль. Если за день продали товар на 1 160 000 ₸ с учётом НДС 16%, то сумма НДС = 160 000 ₸ (1 160 000 ÷ 1,16 × 16%), выручка без НДС = 1 000 000 ₸. Эти суммы попадут в тело отчёта, который уйдёт группе. Но подчеркну: сам справочник групп этих проводок не делает — он лишь адресует готовый отчёт. Проводки (Дт 1210 Кт 6010 на 1 000 000 ₸, Дт 1210 Кт 3130 на 160 000 ₸, Дт 7010 Кт 1330 на себестоимость) формируются документами реализации, а не этой группой.

Итог примера: одна запись справочника избавляет вас от ручной отправки писем и гарантирует, что оба получателя всегда в списке.

5. Виды операции

У справочника, в отличие от документа, нет «видов операции». Его роль сводится к нескольким сценариям использования:

• Группировка рассылок отчётов — раскладка регламентных рассылок по темам/адресатам.
• Группировка оповещений — уведомления и напоминания пользователям.
• Управление пачкой — включить/выключить или отобрать рассылки по группе.
• Разграничение по подразделениям — «для склада», «для бухгалтерии», «для руководства».

6. Что формируется при записи

• Проводки: нет. Это служебный справочник, движений по бухгалтерским регистрам он не создаёт.
• Электронные документы (ЭСФ, СНТ): нет. Справочник к ИС ЭСФ и СНТ отношения не имеет.
• Движения по регистрам: только запись элемента в самом справочнике. Через ссылку на группу на неё «опираются» настройки рассылок отчётов и оповещений.

Фактическую отправку (письма, файлы) выполняют регламентные задания рассылок по своему расписанию — уже после того, как вы привязали рассылку к группе.

7. Печатные формы

Собственных печатных форм у справочника нет — печатать «группу рассылки» незачем. Печатаются и рассылаются те отчёты и печатные формы, которые вы включили в состав конкретной рассылки (например, «Валовая прибыль», ведомости расчётов, счета). Формат вложений (Excel, PDF, ODT и т.п.) задаётся в самой рассылке, а не в справочнике.

8. Частые ошибки

• «Поле "Наименование" не заполнено» — вы нажали «Записать» с пустым именем. Впишите название группы и сохраните.
• «Элемент с таким наименованием уже существует» (или запись «поверх» дубля) — вы создаёте вторую одинаковую группу. Не плодите дубли: используйте существующую, иначе рассылки «размажутся» по двум одинаковым папкам.
• «Данные не могут быть удалены, так как на них есть ссылки» — вы пытаетесь удалить группу, к которой привязаны рассылки/оповещения. Сначала переназначьте рассылки в другую группу или очистите у них поле группы, затем помечайте на удаление и запускайте Администрирование → Удаление помеченных объектов.
• Рассылка не уходит, хотя группа создана — типичная путаница: группа лишь классифицирует. Проверьте в самой рассылке расписание, включённость, адреса получателей и настройки учётной записи эл. почты. Пустая группа сама ничего не отправляет.
• Права доступа — если пользователь не видит справочник или рассылки, дело в ролях. Настройте доступ в НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав.

9. FAQ

Делает ли этот справочник проводки или считает НДС? Нет. Это служебный классификатор. НДС 16%, доход по счёту 6010 и прочие суммы считают документы реализации, а не группа рассылки.

Формирует ли он ЭСФ или СНТ? Нет. К выписке ЭСФ в ИС ЭСФ и к СНТ он отношения не имеет. Электронные счета-фактуры выписываются из документов реализации/приобретения.

Где выбрать созданную группу? В НСИ и администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Рассылки отчётов при настройке конкретной рассылки, а также в настройках оповещений.

Как открыть справочник напрямую? Сервис → Перейти по навигационной ссылке, вставьте e1cib/list/Справочник.ГруппыРассылокИОповещений.

Можно ли удалить ненужную группу? Да, но только если на неё нет ссылок. Сначала уберите привязку у рассылок, потом пометьте на удаление и выполните удаление помеченных объектов.

Почему рассылка не приходит получателям? Причина почти всегда в самой рассылке, а не в группе: выключено расписание, не заданы адреса, не настроена учётная запись почты. Проверьте эти пункты.

Можно ли одну рассылку отнести к нескольким группам? Рассылка привязывается к одной группе-классификатору. Если нужны разные наборы получателей — заведите отдельные рассылки.

Сколько групп имеет смысл заводить? Столько, сколько у вас реальных сценариев: по адресатам (руководство, склад, бухгалтерия) или по темам (отчёты, долги, остатки). Плодить дубли не нужно.

Влияет ли группа на права: кто увидит отчёт? Нет, доступ регулируется ролями пользователей и настройками самой рассылки (список получателей), а не группой.

Это то же самое, что «Оповещения» в шапке программы? Нет. Оповещения — механизм уведомлений; данный справочник лишь группирует их настройки вместе с рассылками отчётов.

10. Смежные объекты

• Рассылки отчётов (НСИ и администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки) — основной «потребитель» справочника: именно в рассылке вы выбираете группу.
• Оповещения / напоминания — используют те же группы для адресации уведомлений.
• Регламентные и фоновые задания — выполняют фактическую отправку по расписанию рассылки.
• Учётные записи электронной почты — без настроенной почты рассылка не уйдёт, как бы аккуратно вы ни завели группу.
• Настройки пользователей и прав — определяют, кто видит и настраивает рассылки.

Как узнать свой релиз: Справка → О программе — там указаны версия платформы и релиз конфигурации.

Материал подготовлен для «Управление торговлей для Казахстана», редакция 3.4, релиз 3.4.5.21. Актуальные ставки РК 2026: НДС 16%, МРП 4 325 ₸, МЗП 85 000 ₸ (приведены для примеров бизнес-отчётов; на работу самого справочника не влияют).