Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4).
Сотрудник вернулся из командировки и сдал вам авансовый отчёт: пачку чеков из супермаркета, накладную на канцелярию, квитанцию за такси. Бумага мнётся, выцветает, теряется, а налоговая при проверке просит первичку по расходам. Вы открываете авансовый отчёт в 1С, жмёте «Присоединённые файлы» и подкладываете сканы прямо к документу. С этого момента каждый чек живёт внутри базы рядом со своей строкой расхода — не в папке на столе. Все эти вложения хранятся в служебном справочнике «АвансовыйОтчетПрисоединенныеФайлы». Отдельно вы его почти никогда не открываете — он наполняется через панель «Присоединённые файлы» самого авансового отчёта, но понимать, как он устроен, полезно: именно от этого зависит, найдёте ли вы скан через два года.
1. Назначение
Справочник хранит файлы (сканы, фото, PDF, документы Word/Excel), которые вы прикрепляете к документу «Авансовый отчёт». Каждый элемент справочника — это одно вложение: сам файл + его реквизиты (кто, когда, версия, электронная подпись). Это подчинённый служебный объект: он всегда «привязан» к конкретному авансовому отчёту и без него не существует.
2. Где найти
Прямого пункта меню у этого справочника нет — он открывается из документа-владельца.
Путь через документ:
- Раздел «Казначейство» (или «Закупки», в зависимости от настроек интерфейса) → журнал «Авансовые отчёты».
- Откройте нужный авансовый отчёт.
- На верхней панди нажмите «Присоединённые файлы» (значок скрепки) — откроется список вложений именно этого отчёта.
- Кнопки «Добавить» → «Файл с диска» / «Отсканировать» / «Создать по шаблону».
Открыть справочник целиком в 1С: меню «Сервис» → «Перейти по навигационной ссылке» и вставьте:
e1cib/list/Справочник.АвансовыйОтчетПрисоединенныеФайлы
Так вы увидите все присоединённые файлы всех авансовых отчётов сразу — это удобно для инвентаризации вложений или поиска «где-то был скан».
2а. Как узнать свой релиз
Меню «Справка» → «О программе». В открывшемся окне:
- Версия платформы (например, 8.3.24.xxxx) — движок «1С:Предприятие»;
- Конфигурация: Управление торговлей для Казахстана, редакция 3.4 и релиз 3.4.5.21 — это то, к чему привязана данная методичка.
Если ваш релиз отличается, расположение кнопок и набор реквизитов файла могут немного меняться.
3. Как заполнить
Форма элемента открывается двойным щелчком по вложению. Большинство полей 1С заполняет за вас в момент прикрепления файла — но знать их смысл нужно.
| Поле | Зачем нужно | Что будет, если ошибиться |
|---|---|---|
| Наименование (обязательное) | Как файл называется в списке вложений. По умолчанию — имя файла с диска. | Если оставить безликое IMG_0473, через год не найдёте нужный чек. Переименуйте осмысленно: «Чек Магнум 12.03.2026». |
| Файл (обязательное) | Само тело файла (данные). Без него элемент бессмысленен. | Пустой элемент = «висяк». Такой файл нельзя открыть и подписать. |
| Владелец (обязательное, заполняется автоматически) | Ссылка на авансовый отчёт, к которому привязано вложение. | Вручную не трогайте. Сменив владельца, вы «оторвёте» скан от его отчёта. |
| Автор | Пользователь, который прикрепил файл. Ставится автоматически по текущему логину. | Нужен для контроля: видно, кто добавил документ. |
| Дата создания / Дата изменения | Когда файл прикреплён и когда правился в последний раз. | Заполняются сами. Помогают понять, актуальна ли версия. |
| Расширение | Тип файла (pdf, jpg, png, xlsx). Берётся из исходника. | От него зависит, в какой программе откроется файл при просмотре. |
| Описание | Ваш свободный комментарий: «оригинал отдан в бухгалтерию», «дубликат чека». | Пустое поле — не ошибка, но комментарий экономит время при проверке. |
| Хранить версии | Флажок: вести историю правок файла. | Если снят, при перезаписи старая версия теряется безвозвратно. Для первички лучше включить. |
| Подписан ЭЦП | Признак, что файл заверен электронной подписью. | Ставится автоматически после команды «Подписать». Вручную не выставляйте. |
| Зашифрован | Признак шифрования файла. | Зашифрованный файл нельзя открыть без сертификата — не шифруйте то, к чему нужен быстрый доступ. |
Практическое правило: руками вы обычно правите только Наименование и Описание. Всё остальное — служебное, его ведёт механизм присоединённых файлов.
Куда физически ложится файл. Место хранения задаётся администратором в разделе «Администрирование» → «Настройки работы с файлами»: либо внутрь базы данных, либо в том на диске (каталог на сервере). Для сканов первички разумнее том — база не распухает.
4. Разобранный пример
Менеджер Асель Нурланова ездила закупить хозтовары. Она сдаёт авансовый отчёт на 58 000 ₸ и прикладывает накладную поставщика ТОО «Канцлер».
Что в накладной (числа Казахстана 2026, ставка НДС 16 %):
- Стоимость товаров без НДС: 50 000 ₸
- НДС 16 %: 8 000 ₸
- Итого к оплате: 58 000 ₸
Ваши действия:
- Открываете авансовый отчёт Асель.
- Жмёте «Присоединённые файлы» → «Добавить» → «Файл с диска», выбираете скан
Накладная_Канцлер.pdf. - Переименовываете в «Накладная ТОО Канцлер №145 от 15.03.2026», в «Описание» пишете «оригинал в деле».
- Выделяете файл и жмёте «Подписать» своей ЭЦП — теперь скан юридически заверен и его нельзя подменить незаметно.
Важно понимать: сам справочник присоединённых файлов никаких бухгалтерских проводок не делает — он только хранит скан. Проводки формирует документ-владелец «Авансовый отчёт» при проведении. На этих же цифрах он даст:
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Смысл |
|---|---|---|---|
| 1330 «Товары» | 3310 «КЗ поставщикам» | 50 000 | Оприходованы хозтовары без НДС |
| 1420 «НДС к возмещению» | 3310 «КЗ поставщикам» | 8 000 | Выделен НДС 16 % по накладной |
| 3310 «КЗ поставщикам» | 1250/3310 (подотчёт) | 58 000 | Закрыт долг перед сотрудником |
Скан накладной, лежащий в справочнике «АвансовыйОтчетПрисоединённыеФайлы», — это документальное основание для строки НДС 8 000 ₸. Именно его вы покажете инспектору, когда он спросит первичку по вычету.
5. Какие операции даёт объект
У справочника нет «видов операции» как у документа. Он даёт набор действий над вложением:
- Добавить файл с диска — прикрепить готовый файл (скан, PDF, фото чека).
- Отсканировать — получить изображение прямо со сканера (если настроен TWAIN).
- Создать по шаблону — сгенерировать файл из шаблона (например, объяснительную).
- Открыть / Редактировать — просмотреть или изменить файл во внешней программе с последующей записью новой версии.
- Подписать / Проверить подпись — заверить файл ЭЦП и проверить её.
- Зашифровать / Расшифровать — защитить содержимое сертификатом.
- Сохранить как — выгрузить файл обратно на диск.
- Пометить на удаление — убрать вложение (физически удаляется через «Удаление помеченных объектов»).
6. Что формируется при работе с объектом
Этот справочник — не проводимый документ. При прикреплении файла:
- Создаётся элемент справочника с реквизитами (автор, даты, расширение, владелец).
- Сохраняется тело файла — либо в базе, либо в томе на диске (по настройке).
- При включённом версионировании создаётся версия файла; каждая перезапись добавляет новую версию, старые остаются в истории.
- При подписании сохраняется электронная подпись и файл получает признак «Подписан ЭЦП».
Чего этот объект НЕ формирует (частое заблуждение): он не создаёт бухгалтерских проводок, не строит движений по регистрам учёта и не отправляет ЭСФ или СНТ в ИС ЭСФ. ЭСФ и СНТ — это отдельные электронные документы, которые выписываются из документов реализации/поступления, а не из вложений авансового отчёта. Присоединённый файл — это исключительно хранилище скана.
7. Печатные формы
Собственных печатных форм у присоединённого файла нет — печатается сам файл своей внешней программой (PDF — в просмотрщике, JPG — в вьюере, DOCX — в Word). Доступные команды:
- «Открыть» — открывает файл в ассоциированном приложении, откуда его можно распечатать.
- «Сохранить как» — выгрузка на диск для печати/пересылки.
- Печать самого авансового отчёта (форма и реестр расходов) выполняется из документа-владельца, а не из вложения.
8. Частые ошибки
«Размер файла превышает максимально допустимый» В настройках работы с файлами задан лимит. Уменьшите разрешение скана (200–300 dpi достаточно для чека) или попросите администратора увеличить лимит в «Администрирование → Настройки работы с файлами».
«Не найден том для хранения файлов» / «Не настроено хранение файлов» Администратор не создал том или не указал каталог на сервере. До настройки тома файлы можно хранить в базе, но лучше решить это заранее — иначе прикрепить вложение не получится.
«Файл занят другим пользователем» / «Файл редактируется» Кто-то открыл вложение на редактирование и не завершил. Попросите коллегу закончить правку и нажать «Закончить редактирование», либо снимите занятость через «Отменить редактирование».
«Недействительная подпись» при проверке ЭЦП Файл изменили после подписания, либо истёк сертификат. Переподпишите актуальной ЭЦП. Помните: подписывать нужно финальную версию скана, а не черновик.
Файл прикрепился, но в списке пусто Скорее всего вы стоите не на том авансовом отчёте — вложения видны только у своего владельца. Проверьте, что открыли именно тот документ.
9. FAQ
В: Можно ли прикрепить несколько чеков к одному авансовому отчёту? О: Да, сколько угодно. Каждый файл станет отдельным элементом справочника с общим владельцем — авансовым отчётом.
В: Файл хранится внутри базы 1С или на диске? О: Зависит от настройки в «Администрирование → Настройки работы с файлами». Для большого объёма сканов первички выбирайте хранение в томе на диске, чтобы не раздувать базу.
В: Удалил авансовый отчёт — что с прикреплёнными сканами? О: Они помечаются на удаление вместе с ним, потому что не существуют без владельца. Окончательно исчезнут после «Удаления помеченных объектов». Ценные оригиналы выгрузите заранее командой «Сохранить как».
В: Нужна ли ЭЦП на прикреплённом чеке? О: Для внутреннего хранения — необязательно. Но подпись фиксирует, что скан не подменяли, и повышает доказательную ценность при налоговой проверке. Для сумм с вычетом НДС 16 % это разумная привычка.
В: Формирует ли этот справочник ЭСФ или СНТ? О: Нет. Присоединённый файл — только хранилище. ЭСФ и СНТ выписываются из документов реализации и поступления через сервис ИС ЭСФ, а не из вложений авансового отчёта.
В: Делает ли прикрепление файла бухгалтерские проводки? О: Нет. Проводки (например, Дт 1330 Кт 3310 на сумму товаров, Дт 1420 Кт 3310 на НДС) формирует сам авансовый отчёт при проведении. Скан лишь подтверждает эти суммы документально.
В: Как вернуть предыдущую версию исправленного файла? О: Если включено версионирование, откройте карточку файла → «Версии» и восстановите нужную. Если флаг «Хранить версии» был снят, старая версия не сохранилась.
В: Можно ли отсканировать чек прямо в 1С, без промежуточного файла? О: Да, кнопка «Отсканировать» берёт изображение напрямую со сканера (нужен настроенный TWAIN-драйвер) и сразу создаёт вложение.
В: Почему я не вижу этот справочник в меню разделов?
О: Он служебный и подчинён авансовому отчёту, поэтому в основном меню его нет. Открывайте вложения через кнопку «Присоединённые файлы» в документе, а весь список — навигационной ссылкой e1cib/list/Справочник.АвансовыйОтчетПрисоединенныеФайлы.
В: Что лучше прикреплять — фото или PDF? О: PDF предпочтительнее: он компактнее многостраничных фото и лучше открывается на любом устройстве. Фото чека допустимо, но следите за читаемостью и размером.
10. Смежные документы
- На основании чего появляется: элемент справочника всегда создаётся из документа «Авансовый отчёт» (владелец). Самостоятельно, «с нуля», такой файл не заводят.
- С чем работает в связке: авансовый отчёт, в свою очередь, вводится на основании выданных подотчёт денежных средств (расходный кассовый ордер, списание с расчётного счёта) и порождает проводки по товарам (1330), НДС к возмещению (1420) и расчётам с поставщиками/подотчётниками (3310).
- Механизм присоединённых файлов — общий для всей конфигурации: аналогичные подчинённые справочники есть у поступлений, реализаций, платёжных документов. Логика везде одинакова, отличается только владелец.
Как узнать свой релиз
«Справка» → «О программе» — там указаны версия платформы «1С:Предприятие» и релиз конфигурации. Данная инструкция составлена для «Управление торговлей для Казахстана», релиз 3.4.5.21 (редакция 3.4). На других релизах расположение кнопок и набор реквизитов файла могут отличаться.
Материал подготовлен для релиза 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4).