Что означает реестр НДС
По действующим нормам запрос «реестр НДС» относится прежде всего к реестру остатка товаров, который составляют на дату постановки на регистрационный учет по НДС или снятия с такого учета. Это не просто перечень наименований: форма связывает фактические остатки с документами об их приобретении и отдельно показывает стоимость товаров и сумму НДС.
Для бухгалтера важно сначала определить, какой именно документ нужен организации. Процедуры возврата превышения НДС и соответствующие уведомления относятся к другим налоговым процедурам. Реестр остатка товаров не следует смешивать с требованием о возврате превышения НДС, декларацией по НДС или уведомлением налогового органа.
Основанием для заполнения реестра служат документы, подтверждающие приобретение товаров. В форме предусмотрены электронный счет-фактура, декларация на товары или заявление о ввозе товаров. Если в учетной системе используется внутреннее название «реестр НДС», бухгалтеру стоит проверить, соответствует ли сформированный документ официальной форме и нужному основанию.
Кого касается и когда составляется
Форма предназначена для плательщика НДС и формируется по состоянию на дату постановки или снятия с регистрационного учета по НДС. Постановка на регистрационный учет по НДС бывает добровольной, обязательной и условной. Обязательная и добровольная постановка производятся в базе налогоплательщиков, а основанием служит налоговое заявление, представленное в налоговый орган по месту нахождения налогоплательщика (ст. 99 НК РК).
Реестр заполняется в разрезе товаров. Поэтому свести все запасы одной общей строкой без детализации по наименованиям недостаточно: официальная форма предусматривает отдельные сведения о каждом товаре, его единице измерения и количестве или объеме.
Документ особенно важен для бухгалтера, который отвечает за согласование данных бухгалтерского учета с первичными и налоговыми документами. К работе могут потребоваться данные склада, закупок, импорта и электронных счетов-фактур. До заполнения полезно согласовать единую дату среза остатков: движения товаров после нее не должны изменять показатели реестра на установленную дату.
Какие сведения проверить
В реестре предусмотрены следующие данные:
- наименование товара;
- единица измерения;
- количество или объем;
- вид документа, оформленного при приобретении;
- сведения из документа, подтверждающего приобретение;
- регистрационный номер и дата документа;
- цена за единицу без учета НДС;
- стоимость товаров без учета НДС;
- сумма НДС, указанная в документе;
- итоговые показатели.
Вид подтверждающего документа выбирают из предусмотренных формой вариантов: ЭСФ, декларация на товары или заявление о ввозе товаров. Остальные сведения переносят из соответствующего документа. Это означает, что цену, стоимость и НДС нельзя восстанавливать приблизительно или подменять текущей продажной ценой.
Практическая проверка может проходить в несколько этапов. Сначала бухгалтер фиксирует остатки на нужную дату и сверяет их с аналитикой учета. Затем по каждой позиции устанавливает документ приобретения. После этого сопоставляет единицы измерения, количество, стоимость без НДС и сумму НДС. В завершение проверяет итоги и реквизиты подписанта.
Если одна товарная позиция поступала по нескольким документам или партиям, данные следует подготовить так, чтобы сохранялась связь остатка с подтверждающими документами. Отражать такую ситуацию следует по официальной форме, не объединяя суммы таким образом, при котором невозможно проверить документ, подтверждающий приобретение, и указанную в нем сумму НДС.
Что делать бухгалтеру
Начать лучше с выгрузки товарных остатков на установленную дату. Затем нужно исключить из выборки сведения, которые не относятся к товарам, и проверить расхождения между складским и бухгалтерским учетом. Отдельного внимания требуют импортные товары, позиции с измененными единицами измерения, возвраты, списания и документы, по которым учетные данные были исправлены.
Рабочий алгоритм может выглядеть так:
- Подтвердить дату, на которую составляется реестр.
- Получить перечень и количество остатков в разрезе товаров.
- Найти для каждой позиции документ приобретения.
- Перенести регистрационный номер, дату и стоимостные показатели из документа.
- Сверить стоимость без НДС и сумму НДС с учетными регистрами.
- Проверить итоговые значения и отсутствие незаполненных обязательных реквизитов.
- Передать форму на подпись должностному лицу плательщика НДС.
Официальная форма предусматривает указание должности, ФИО и подписи должностного лица. Поэтому до оформления нужно определить уполномоченного подписанта и проверить, как его полномочия подтверждены внутри организации.
Не стоит переносить в реестр неподтвержденные суммы, использовать вместо документа приобретения внутреннюю складскую карточку или автоматически считать весь учетный остаток подходящим без проверки. Если первичный документ отсутствует либо сведения учета с ним расходятся, сначала нужно выяснить причину и только после этого заполнять соответствующую строку.
Дата снятия с регистрационного учета зависит от его основания. Например, при прекращении деятельности или ликвидации, не связанных с банкротством, снятие производится с даты представления заявления о прекращении деятельности в соответствующий регистрирующий орган. При переходе с общеустановленного порядка налогообложения на специальный налоговый режим датой снятия считается дата начала применения специального налогового режима (ст. 103 НК РК). Бухгалтеру необходимо соотнести дату реестра с применимым основанием снятия.
При реорганизации юридического лица даты также определяются отдельно. При слиянии или присоединении снятие производится с даты представления ликвидационной налоговой отчетности и передаточного акта, а при разделении — с даты представления ликвидационной налоговой отчетности и разделительного акта (ст. 103 НК РК). Эти правила помогают определить дату, на которую следует подготовить сведения об остатках товаров, когда реестр оформляется в связи со снятием с учета.
Частые вопросы
Что обычно понимают под реестром НДС? — В контексте официальной формы это реестр остатка товаров на дату постановки или снятия с регистрационного учета по НДС. Перед подготовкой документа следует определить, не имеется ли в виду другой налоговый регистр или процедура.
Какие документы подтверждают приобретение товара? — В форме названы ЭСФ, декларация на товары и заявление о ввозе товаров. Сведения о товаре, стоимости и НДС заполняют на основании соответствующего документа.
Можно ли указать товары одной общей суммой? — Форма предусматривает заполнение в разрезе товаров с указанием наименования, единицы измерения и количества или объема. Обобщение не должно уничтожать связь конкретного остатка с документом приобретения.
Нужно ли включать в реестр продажную цену? — В форме указана цена за единицу товара без учета НДС, а также стоимость товаров без учета НДС и сумма НДС из подтверждающего документа. Оснований заменять эти показатели текущей продажной ценой нет.
Кто подписывает реестр? — В форме предусмотрена подпись должностного лица плательщика НДС с указанием должности и ФИО.
Источники
Правила и сроки возврата превышения НДС участникам зернового рынка
Уведомление об отсутствии права на упрощенный возврат превышения НДС