Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4).
Поставщик прислал вам скан-копию счёта-фактуры на полученный аванс, а к ней — платёжку и договор. Через полгода налоговая просит подтверждение по этому авансу, а бумажный оригинал уже потерялся в папках. Открываете нужный документ в 1С, а к нему — ничего не прикреплено. Знакомо? Чтобы такого не было, файлы кладут прямо в карточку документа. Хранятся они в служебном справочнике «СчетФактураПолученныйАвансПрисоединенныеФайлы». Вручную вы его почти никогда не открываете — работаете через кнопку «Присоединённые файлы» в самом счёте-фактуре. Но знать, как он устроен, полезно: именно здесь лежат ваши сканы, и именно отсюда их можно выгрузить, подписать ЭЦП или удалить.
1. Назначение
Справочник хранит файлы (сканы, PDF, фото, договоры, платёжки), присоединённые к конкретному счёту-фактуре на полученный аванс. Каждый элемент справочника — это один файл, привязанный к одному документу-владельцу. Сам по себе справочник проводок и налоговых движений не делает — это хранилище, а не учётный документ.
2. Где найти
Прямого пункта меню у служебного справочника нет — и это нормально. Вы попадаете в него так:
- Раздел «Продажи» (или «Закупки», в зависимости от места учёта аванса) → журнал «Счета-фактуры полученные».
- Откройте нужный счёт-фактуру на полученный аванс.
- На форме документа нажмите «Присоединённые файлы» (значок скрепки, обычно в панели навигации формы или в меню «Ещё»).
- Откроется список файлов этого документа — это и есть элементы нашего справочника.
Чтобы открыть весь справочник напрямую (например, для администрирования), используйте навигационную ссылку. Меню «Сервис» → «Перейти по навигационной ссылке» (или поле ввода ссылки в главном меню), вставьте:
e1cib/list/Справочник.СчетФактураПолученныйАвансПрисоединенныеФайлы
2а. Как узнать свой релиз
Главное меню (значок в левом верхнем углу) → «Справка» → «О программе». В открывшемся окне вы увидите версию платформы (например, 8.3.24) и релиз конфигурации — строка «Управление торговлей для Казахстана, редакция 3.4 (3.4.5.21)». Если у вас релиз старше, часть кнопок и полей может отличаться.
3. Как заполнить
Отдельную карточку файла вы обычно не создаёте руками — файл добавляется целиком. Но поля у элемента справочника есть, и их полезно понимать.
| Поле | Зачем нужно / что будет при ошибке |
|---|---|
| Наименование (ОБЯЗАТЕЛЬНОЕ) | Имя, под которым файл виден в списке. По умолчанию берётся из имени файла. Если назовёте невнятно («Скан1»), через год не найдёте нужное — задайте осмысленно: «ЭСФ аванс № 152 от 15.09.2026». |
| Файл-владелец / Документ-владелец (ОБЯЗАТЕЛЬНОЕ, заполняется автоматически) | Ссылка на счёт-фактуру, к которому привязан файл. Заполняется 1С при добавлении из карточки документа. Если открыть справочник напрямую и создать элемент без владельца — файл «повиснет» и не будет виден из документа. |
| Расширение | Тип файла (pdf, jpg, docx). Заполняется автоматически из загружаемого файла. Влияет на то, какой программой файл откроется по двойному щелчку. |
| Хранить файл в томах / в базе | Способ хранения. По умолчанию — в информационной базе. Если настроены тома на диске, крупные сканы уходят туда, чтобы не раздувать базу. |
| Автор | Кто добавил файл. Заполняется текущим пользователем. Полезно, когда с базой работают несколько бухгалтеров. |
| Дата создания / изменения | Служебные отметки. Заполняются автоматически, руками не трогаете. |
| Подписан ЭЦП / Зашифрован | Флаги. Ставятся, когда вы подписываете файл электронной подписью прямо в 1С. Подписанный файл нельзя редактировать — только просматривать. |
| Комментарий | Свободный текст: «оригинал получен», «требуется замена» и т. п. |
Как реально добавить файл: в списке присоединённых файлов нажмите «Добавить» → «Файл с диска» (или просто перетащите файл мышью в окно списка). Укажите файл, при необходимости поправьте наименование — готово. Через «Ещё» доступны команды «Открыть», «Сохранить как», «Редактировать», «Подписать ЭЦП», «Удалить».
4. Разобранный пример
Ситуация. 15 сентября 2026 года ваша компания получила от покупателя ТОО «Алатау» аванс 1 160 000 ₸ под будущую поставку товара. По полученному авансу вы выписываете счёт-фактуру на аванс, где выделяете НДС по ставке 16 %.
Расчёт НДС «изнутри» суммы аванса:
- НДС = 1 160 000 × 16 / 116 = 160 000 ₸
- Облагаемый оборот = 1 160 000 − 160 000 = 1 000 000 ₸
Проводки формирует сам счёт-фактура/документ поступления аванса, а не справочник файлов:
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Содержание |
|---|---|---|---|
| 1030 | 3510 | 1 160 000 | Поступил аванс от покупателя на текущий счёт |
| 1210 (аванс НДС) | 3130 | 160 000 | Начислен НДС с полученного аванса, 16 % |
Дальше вы делаете то, ради чего эта методичка: открываете счёт-фактуру на аванс, жмёте «Присоединённые файлы» и добавляете:
ЭСФ_аванс_Алатау_15092026.pdf— распечатка электронного счёта-фактуры;Платежка_1160000.pdf— банковская выписка о зачислении аванса;Договор_Алатау_2026.pdf— договор поставки.
В справочнике «СчетФактураПолученныйАвансПрисоединенныеФайлы» появляются три элемента, у всех троих владелец — тот самый счёт-фактура на аванс. Проводок эти элементы не порождают: их задача — держать доказательную базу рядом с документом. Когда придёт запрос из налоговой, вы за пять секунд выгружаете все три файла из карточки, не роясь в бумажном архиве.
5. Виды операции
У справочника присоединённых файлов «видов операции» в бухгалтерском смысле нет — это хранилище. Но набор действий с файлом составляет его функциональность:
- Добавить — файл с диска, сканирование со сканера, создание из шаблона, ссылка на файл в томе.
- Открыть / Просмотреть — открыть файл ассоциированной программой.
- Редактировать → Закончить редактирование — правка с блокировкой (пока вы редактируете, другой пользователь файл не изменит).
- Сохранить как — выгрузить копию на диск.
- Подписать ЭЦП / Проверить подпись / Зашифровать — работа с электронной подписью.
- Пометить на удаление — файл убирается из карточки (окончательно удаляется через «Удаление помеченных объектов»).
6. Что формируется при проведении
Справочник не проводится — у справочников в 1С нет процедуры проведения в принципе.
- Проводки (Дт/Кт): не формирует. Бухгалтерские движения делает документ-владелец (счёт-фактура на аванс / документ поступления денег).
- Электронные документы (ЭСФ, СНТ): справочник их не выписывает. ЭСФ по авансу отправляется в ИС ЭСФ из самого счёта-фактуры. А вот PDF-квитанцию ЭСФ или подписанный XML удобно присоединить сюда как файл — тогда электронный документ и его печатная копия лежат в одном месте.
- Движения по регистрам: файл сохраняется в регистре хранения файлов (в базе) либо в томе на диске; никаких учётных регистров (НДС, взаиморасчёты) не затрагивает.
Итог: с точки зрения учёта это «нейтральный» объект. Его ценность — в сохранности документов, а не в движениях.
7. Печатные формы
Собственных печатных форм у элемента справочника нет — печатается содержимое самого файла средствами той программы, которой он открывается (Acrobat, средство просмотра изображений и т. п.). Из 1С доступны:
- «Открыть» — просмотр файла;
- «Сохранить как» — выгрузка на диск для печати;
- список присоединённых файлов можно вывести на печать средствами табличного документа формы (кнопка печати списка).
Печатные формы самого счёта-фактуры на аванс (например, форму ЭСФ) вы получаете из документа-владельца, а не из справочника файлов.
8. Частые ошибки
«Файл с таким именем уже присоединён к объекту» — вы дважды перетащили один и тот же скан. Отмените добавление или переименуйте файл, если это действительно другая версия.
«Размер файла превышает максимально допустимый» — админ ограничил размер вложений. Сожмите PDF/скан или попросите увеличить лимит в разделе «Администрирование» → «Настройки работы с файлами».
«Файл занят другим пользователем (редактируется)» — кто-то нажал «Редактировать» и не закончил. Попросите его выполнить «Закончить редактирование» либо снимите блокировку через «Ещё» → «Отменить редактирование» (доступно администратору/автору).
«Не заполнен владелец файла» — вы создали элемент прямо в открытом через навигационную ссылку списке справочника, без привязки к документу. Такой файл не виден из карточки. Правильно — добавлять файл из самого счёта-фактуры кнопкой «Присоединённые файлы».
«Работа с файлами не настроена» или пустая кнопка скрепки — не включена функциональная опция хранения файлов. Включите в «Администрирование» → «Настройки работы с файлами» хранение файлов (в базе или в томах).
9. FAQ
Как прикрепить скан к счёту-фактуре на аванс? Откройте документ, нажмите «Присоединённые файлы», затем «Добавить → Файл с диска» или просто перетащите файл в окно списка мышью.
Делает ли этот справочник проводки или движения по НДС? Нет. Это хранилище файлов. НДС 16 % и все проводки формирует сам счёт-фактура на аванс, а не присоединённый файл.
Где физически лежат прикреплённые файлы? По умолчанию — внутри информационной базы. Если настроены тома, крупные файлы хранятся на диске сервера. Способ виден в карточке файла и настраивается в «Настройках работы с файлами».
Можно ли открыть справочник напрямую?
Да, через «Перейти по навигационной ссылке»: e1cib/list/Справочник.СчетФактураПолученныйАвансПрисоединенныеФайлы. Но для обычной работы удобнее заходить из карточки документа.
Как подписать присоединённый файл ЭЦП? Выделите файл, «Ещё» → «Подписать ЭЦП», выберите сертификат. После подписания файл становится доступен только для чтения.
Почему я не вижу кнопку «Присоединённые файлы»? Не включена работа с файлами. Зайдите в «Администрирование» → «Настройки работы с файлами» и включите хранение файлов.
Удалится ли файл при пометке счёта-фактуры на удаление? Присоединённые файлы — подчинённые объекты. При удалении документа-владельца через «Удаление помеченных объектов» удаляются и его файлы. Отдельно файл тоже можно пометить на удаление.
Можно ли прикрепить квитанцию ЭСФ из ИС ЭСФ? Да. Сохраните PDF или XML квитанции из ИС ЭСФ и присоедините как файл — так электронный счёт-фактура и его подтверждение хранятся вместе.
Сколько файлов можно привязать к одному документу? Количество не ограничено. Ограничен только размер одного файла (настройка администратора) и общий объём базы/тома.
Как выгрузить все файлы разом для налоговой? В списке присоединённых файлов выделите нужные (с Ctrl), затем «Ещё» → «Сохранить как» и укажите папку на диске.
10. Смежные документы
- Документ-владелец: «Счёт-фактура полученный (на аванс)» — именно из его формы вы попадаете в справочник и к нему привязываются все файлы.
- Основания для владельца: платёжное поручение / поступление на расчётный счёт (полученный аванс), договор с покупателем.
- Связанные объекты: ЭСФ в ИС ЭСФ (электронный счёт-фактура), СНТ (при перемещении товаров) — их печатные копии удобно присоединять сюда же.
- Аналогичные справочники: у каждого документа конфигурации есть свой собственный справочник присоединённых файлов (например, у реализации, у поступления) — устроены они одинаково.
Как узнать свой релиз: главное меню → «Справка» → «О программе». Там указаны версия платформы 1С:Предприятие и релиз конфигурации.
Методичка подготовлена для «Управление торговлей для Казахстана», редакция 3.4, релиз 3.4.5.21.