3.0.74.2 «Қазақстан үшін Бухгалтерия» (редакция 3.0) нұсқасында тексерілді.
Контрагент сізге қол қойылған акті мен шот-фактураның скан-көшірмесін поштаға жіберді. ИС ЭСФ жүйесінде құжат уже шығарылған, бірақ қағаз (сканерленген) нұсқасы мөрі мен қолы бар бөлек сақталады — хатта, мессенджерде, «Жүктеулер» папкасында. Алты айдан кейін салық тексеру кезінде инспектор нақты мәміле бойынша бастапқы құжатты көрсетуіңізді сұрайды, ал сіз сканның «поштада бір жерде» екенін еске түсіресіз. Мұның алдын алу үшін файлды 1С-те электронды шот-фактураға тікелей тіркеу қажет. Осы үшін «ЭСФҚосылған файлдар» объектісі жауап береді.
1. Мақсаты
Бұл қызметтік объект-сақтаушы. Ол нақты электронды шот-фактураға байланысты файлдарды (скан, PDF, XML, сурет, ЭЦП-мен қол) сақтайды. Өз бухгалтерлік жазбаларын жасамайды — ол есепке алу құжаты емес, ЭСФ-ке қосымша үшін «қалтасы». Бір ғана міндет: бастапқы құжат пен шот-фактура бірге сақталып, бір рет басу арқылы ашылуы керек.
2. Қайдан табуға болады
Қосылған файлдар үшін жеке мәзір тармағы жоқ — олар әрқашан «ата-анадан», яғни шот-фактурадан ашылады.
- «Сатулар» немесе «Сатып алулар» бөлімі → «Шот-фактуралар (берілген)» немесе «Шот-фактуралар (алынған)» журналы → қажетті ЭСФ-ті ашыңыз.
- Құжат формасында — командалық панельде «Қосылған файлдар» батырмасы (немесе сілтемесі), жиі 📎 белгісімен және тіркемелер санымен.
- Бұл шот-фактураның файлдар тізімінің формасы ашылады — онда «Қосу», «Көру», «Сақтау», «Ашу» батырмалары бар.
Объектінің жалпы тізімін тікелей навигациялық сілтеме арқылы ашуға болады. «Сервис» → «Навигациялық сілтеме бойынша өту» мәзірі (немесе веб-клиенттегі адрес жолында Ctrl+шертуді басу), енгізіңіз:
e1cib/list/Документ.ЭСФҚосылғанФайлдар
Осылайша, сіз барлық сақталған файлдарды бір тізіммен көресіз — «қайда не бар» іздеу үшін ыңғайлы.
2а. Өз нұсқаңызды қалай білуге болады
Мәзір «Справка» → «Бағдарлама туралы». Ашылған терезеде:
- «Платформа нұсқасы» — «1С:Кәсіпорын» нұсқасы (платформа 8.3.x);
- «Конфигурация» — мұнда «Қазақстан үшін Бухгалтерия», редакция 3.0, және нұсқа нөмірі (сізде — 3.0.74.2).
Егер нұсқа өзгеше болса, батырмалардың атаулары мен кейбір өрістер басқаша көрінуі мүмкін — осы нөмірмен салыстырыңыз.
3. Қалай толтыру керек
Файл «Қосылған файлдар» формасында ашық шот-фактураға қосылады. Өрістер аз, олардың көпшілігі жүктеу кезінде автоматты түрде толтырылады.
| Өріс | Неге қажет | Қате болған жағдайда не болады |
|---|---|---|
| Иесі (міндетті) | Файлдың қосылатын шот-фактураға сілтеме. Сіз файлды ЭСФ формасынан қосқанда автоматты түрде толтырылады. | Файлды басқа құжаттан қоссаңыз — тіркеме «дұрыс емес» мәміле бойынша болады, және тексеру кезінде оны таба алмайсыз. |
| Атауы (міндетті) | 1С-те файлдың атауы (жүктелетін файлдың атауы кеңейтусіз қойылады). | «Документ1», «Скан» деп қалдырсаңыз — кейін не екенін түсіну мүмкін болмайды. Мағыналы жазыңыз: «ЭСФ №… от … скан». |
| Кеңейту / типі | Файлдың қалай ашылатынын анықтайды (pdf, xml, jpg, png, xlsx). Бастапқы файлдан автоматты түрде қойылады. | Кеңейтуді қолмен өзгерту файлды ашуды бұзады. Тиісінше өзгермеңіз. |
| Файл (деректер) (міндетті) | Негізгі мазмұн — скан/XML бинарлық деректері. Дискіден жүктеледі. | Бос тіркеме мағынасыз: жол бар, файл жоқ. |
| Автор | Файлды кім тіркеді. Ағымдағы пайдаланушы қойылады. | Тек тарих үшін — есепке әсер етпейді. |
| Жасалған / өзгертілген күні | Файл қашан қосылды және қашан өзгертілді. Автоматты түрде толтырылады. | Ақпараттық өріс. |
| Көлемі | Файлдың көлемі. Автоматты түрде толтырылады. | Үлкен файлдар (ондаған МБ) базаны ұлғайтады — сканерлерді қысқартуға тырысыңыз. |
| ЭЦП-мен қол қойылған | Егер файл қол қойылса, электронды қолтаңбаның белгісі мен деректері. | Егер XML ЭСФ қол қойылса — қолтаңбамен бірге сақтаңыз, әйтпесе заңды маңыздылығын жоғалтады. |
| Пікір | Сіздің ескертпеңіз: «мөрмен оригинал», «жеткізушіден нұсқа». | Міндетті емес, бірақ әріптестерге уақытты үнемдейді. |
Әрекеттер тәртібі: ЭСФ-ті ашыңыз → «Қосылған файлдар» → «Қосу» → «Дисктен жүктеу» (немесе файлды терезеге сүйреп апарыңыз) → файлды таңдаңыз → қажет болса «Атауы» мен «Пікірді» түзетіңіз → «Жазу және жабу». Барлығы, файл енді шот-фактурамен бірге сақталады.
4. Талдау мысалы
Жағдай. ТОО «Астра» (ҚҚС төлеуші) 2026 жылдың 4 қыркүйегінде ТОО «Восток» компаниясына 1 160 000 ₸ с ҚҚС 16 % тауар партиясын сатты. Тауар бұрын 800 000 ₸ сатып алынған. Бухгалтер ИС ЭСФ жүйесінде ЭСФ шығарды, содан кейін сатып алушыдан қол қойылған накладная скан-көшірмесін (PDF, 1,2 МБ) алды және оны шот-фактураға тіркегісі келеді.
Шот-фактурадағы сандарды талдайық (бұл негізгі құжаттың жазбалары, файл емес):
| Көрсеткіш | Сома, ₸ |
|---|---|
| ҚҚС-сыз құны | 1 000 000 |
| ҚҚС 16 % | 160 000 |
| Барлығы ҚҚС-пен | 1 160 000 |
| Тауардың өзіндік құны | 800 000 |
«Реализация» / шот-фактура құжатының жазбалары:
| Дт | Кт | Сома, ₸ | Мазмұны |
|---|---|---|---|
| 1210 | 6010 | 1 000 000 | Сату табысы |
| 1210 | 3130 | 160 000 | ҚҚС төлеу 16 % |
| 7010 | 1330 | 800 000 | Тауардың өзіндік құны есептен шығарылды |
Ал енді қосылған файл. Бухгалтер шығарылған ЭСФ-ті ашады → «Қосылған файлдар» → «Қосу» → nakladnaya_vostok_04-09-2026.pdf таңдайды. Карточкада:
- Иесі — «Шот-фактура (берілген) №… от 04.09.2026»;
- Атауы — «Накладная ТОО Восток от 04.09.2026»;
- Кеңейту — pdf, Көлемі — 1,2 МБ;
- Автор — ағымдағы пайдаланушы; Пікір — «сатып алушының қолы бар оригинал».
Бухгалтерлік есепте не өзгерді? Ештеңе. Қосылған файл жазбаларды қалыптастырмайды — 1 000 000 / 160 000 / 800 000 сандары тек шот-фактурада және реализация құжатында қалады. Файл тек мәмілеге «тіркеледі»: енді тексеру кезінде скан ЭСФ-ден тікелей ашылады, поштаны іздеудің қажеті жоқ.
5. Операция түрлері
Объектте бухгалтерлік жазбалармен «операция түрлері» жоқ — ол қызметтік. Бірақ тіркеменің түріне байланысты тәжірибеде мынадай түрлерді ажыратады:
- Бастапқы құжаттың скан/суреті (PDF, JPG, PNG) — қол қойылған накладналар, актілер, шот-фактуралардың оригиналдары.
- Электронды шот-фактураның XML-і — ИС ЭСФ-дан экспорт.
- ЭЦП файлы (қолтаңба) — қол қойылған XML-мен бірге.
- Қосымша құжаттар (xlsx, docx) — есептеулер, спецификациялар, мәміле бойынша хат алмасу.
6. Құжаттарды жүргізу кезінде не қалыптасады
Объект жүргізілмейді және бухгалтерлік жазбаларды, салық қозғалыстарын, ЭСФ немесе СНТ жасамайды — оларды негізгі шот-фактура қалыптастырады, ал тіркеме емес. Файлды жазу кезінде тек:
- файлдар сақтаушысына бинарлық деректерді сақтау (базада немесе дискте томда, егер томдарда сақтау орнатылса);
- ЭСФ иесінің қосылған файлдар тізімінде жолдың пайда болуы;
- қызметтік реквизиттердің (автор, дата, көлем, ЭЦП белгісі) тіркелуі.
Өз ЭСФ (электронды шот-фактура) және СНТ (тауарларға арналған ілеспе накладная) ИС ЭСФ-ке реализация/поступление құжаттарынан жіберіледі; қосылған файл осы жіберілімге қатысы жоқ, ол сіздің базаңызда қалады.
7. Баспа формалары
Қосылған файлдың өз баспа формасы жоқ — оның мазмұны басылады. Тіркеме формасынан қолжетімді командалар:
- «Ашу» / «Көру» — файлды сыртқы бағдарламада (PDF-ридер, браузер, сурет көруші) ашып, сол жерден басып шығару;
- «Сақтау ретінде…» — файлды қайтадан дискке экспорттау;
- «Басып шығару» — егер формат қолдаса (сурет, PDF), ассоциирленген қосымша арқылы басып шығару.
Шот-фактураның (ЭСФ формасы, реестр) баспа формалары иеленуші құжаттан басылады.
8. Жиі кездесетін қателер
«Файл оқылмайды / бүлінген». Файл толық жүктелмеген немесе бүлінген. Жолды жойып, бастапқыдан қайта жүктеңіз.
«Файлдың максималды көлемі асып кетті». Параметрлер тіркеменің көлемін шектейді. Сканды қысқартыңыз (рұқсатты 150–200 dpi дейін төмендетіңіз) немесе PDF-ті бөліңіз; қажет болса, администратор файлдармен жұмыс параметрлерінде лимитті ұлғайтады.
«Файлдармен жұмыс орнатылмаған» / файл көруге ашылмайды. Жұмыс каталогы немесе сақтау томы белгіленбеген. «Әкімшілік» → файлдармен жұмыс параметрлерін тексеріңіз; веб-клиент үшін 1С файлдармен жұмыс кеңейтімін орнатыңыз.
Файл дұрыс емес құжатқа тіркелген. Дұрыс ЭСФ-ті ашпадыңыз. «Иесі» өрісін тексеріңіз: файлды нақты шот-фактура карточкасынан қосу керек.
«Файлды басқа пайдаланушы редакциялауға ашты». Кімде-кім файлды өзгерту үшін ұстап отыр. Босатуды күтіңіз немесе «Бос файлдар» арқылы блокты алыңыз.
9. Жиі қойылатын сұрақтар
Бұл объект жазбаларды жасай