В 2026 году входящие ЭСФ получают в 1С командой обмена с ИС ЭСФ, после чего проверяют появление документов в журнале, их статус и реквизиты. При электронном обмене документами необходимо соблюдать требования законодательства об электронном документе и электронной цифровой подписи (ст. 49 НК РК).
Как получить ЭСФ в 1С
Перед обменом убедитесь, что в программе выбрана нужная организация и корректно настроено подключение к ИС ЭСФ. Для «Бухгалтерии для Казахстана» в 2026 году актуальна линейка релизов 3.0.74.x. Названия команд и расположение разделов могут отличаться в зависимости от установленного релиза, поэтому ориентируйтесь на разделы, связанные с ЭСФ, электронными документами или обменом.
Практический порядок работы:
- Откройте рабочее место или журнал электронных счетов-фактур.
- Выберите организацию, по которой требуется получить документы.
- Запустите обмен либо команду получения входящих ЭСФ.
- Дождитесь завершения операции и ознакомьтесь с сообщениями программы.
- Отберите полученные документы за нужный период.
- Проверьте отправителя, дату, номер, суммы, налоги и другие заполненные реквизиты.
- Сопоставьте ЭСФ с соответствующим первичным документом в учетной базе.
Не следует считать обмен завершенным только потому, что команда была запущена. Результат нужно подтвердить по журналу документов: новые ЭСФ должны появиться в списке, а сообщения об ошибках загрузки должны отсутствовать. Для электронных документов, направляемых в налоговый орган, датой представления в предусмотренных НК случаях признается дата принятия центральным узлом информационной системы налогового органа либо дата отправки через веб-портал или иной объект информатизации, обеспечивающий обмен документами (ст. 50 НК РК). Поэтому запуск команды сам по себе не подтверждает успешный электронный обмен.
Если бухгалтер ведет несколько организаций или информационных баз, обмен проверяют отдельно для каждой из них. Документ может отсутствовать в видимом списке из-за выбора другой организации, периода или установленного отбора в журнале.
Где найти ЭСФ, полученные в 1С
После обмена входящие документы следует искать в журнале ЭСФ или в рабочем месте электронных документов, предусмотренном используемой конфигурацией. Точный путь по меню зависит от конфигурации и установленного релиза программы.
Если полученный ЭСФ не виден, последовательно проверьте:
- правильно ли выбрана организация;
- не ограничен ли список датой или отчетным периодом;
- не установлен ли отбор по контрагенту, статусу либо виду документа;
- завершился ли последний обмен без ошибки;
- не находится ли документ среди ранее загруженных;
- совпадают ли данные поставщика в ЭСФ и справочнике контрагентов.
Наличие ЭСФ в журнале еще не подтверждает правильность его отражения в учете. Бухгалтеру необходимо установить связь с первичным документом либо проверить уже созданную связь. Особое внимание требуется, если реквизиты поставщика, номер, дата или суммы отличаются от данных, занесенных в учетную систему.
Удобно проверять входящие документы по единому порядку: сначала факт загрузки, затем реквизиты, после этого связь с учетным документом и только затем результат отражения в учете. Такой подход помогает отличить техническую проблему обмена от ошибки в данных или настройках сопоставления.
Что делать, если входящие ЭСФ не загружаются
Сначала повторно проверьте настройки подключения, выбранную организацию, период и обязательные параметры обмена. Если программа показывает сообщение «Не удалось получить данные с сервера ИТС!», зафиксируйте его полный текст, дату и время появления. По одному сообщению нельзя достоверно определить конкретный незаполненный реквизит: причина может быть связана с доступом к сервису, параметрами подключения, установленным релизом или работой отдельного рабочего места.
Проверьте, доступна ли ИС ЭСФ вне 1С под учетной записью организации, действует ли используемое средство электронной подписи и верно ли выбрана организация. Электронное предоставление документов и информации осуществляется с соблюдением требований законодательства об электронном документе и электронной цифровой подписи (ст. 49 НК РК).
Безопасная последовательность диагностики:
- Зафиксируйте точный текст сообщения и этап, на котором оно появляется.
- Проверьте выбранную организацию и заполнение параметров подключения и обмена.
- Запишите название конфигурации и номер установленного релиза.
- Проверьте, возникает ли ошибка у всех пользователей или только на одном рабочем месте.
- После устранения обнаруженной причины снова выполните получение документов.
- Убедитесь по журналу, что ЭСФ действительно появились в базе.
Не стоит многократно запускать обмен, не проверив результат предыдущей попытки. Сначала исключите скрытые отборы, неверно выбранную организацию и наличие уже загруженного документа, затем анализируйте подключение, электронную подпись и параметры программы.
Если ошибка сохраняется, передайте специалисту сопровождения полный текст сообщения, название конфигурации, ее релиз, дату возникновения ошибки и описание выполненных действий. Эти сведения помогут локализовать этап, на котором прерывается обмен.
Как проверить полученный ЭСФ перед учетом
После загрузки сопоставьте электронный счет-фактуру с первичными документами поставщика. Проверка должна охватывать стороны операции, номер и дату документа, содержание операции, суммы и налоговые реквизиты. Используйте сведения из самого ЭСФ, первичного документа и учетной базы.
При расхождении данных не изменяйте содержание полученного электронного документа произвольно. Сначала определите источник несовпадения: карточка контрагента, учетный документ, настройки сопоставления либо сведения, поступившие от поставщика. Требования к форме и содержанию документов устанавливаются законодательством Республики Казахстан, а электронный обмен должен соответствовать требованиям к электронному документу и электронной цифровой подписи (ст. 49 НК РК).
Для контроля обмена бухгалтеру полезно сохранять понятную рабочую последовательность:
- получить документы;
- проверить сообщения программы;
- найти новые ЭСФ в журнале;
- сопоставить их с первичными документами;
- разобрать несоответствия;
- проверить отражение операции в учете.
Статьи 49 и 50 НК РК регулируют общие требования к предоставлению документов и информации, электронному способу их передачи и определению даты представления документа в налоговый орган. Они не устанавливают расположение команд в 1С, поэтому технический порядок получения входящих ЭСФ зависит от конфигурации и установленного релиза программы.
Частые вопросы
Как получить ЭСФ в 1С? — Откройте предусмотренный вашей конфигурацией журнал или рабочее место ЭСФ, выберите организацию и выполните команду обмена. После операции проверьте появление документа, его статус и сообщения программы.
Где находятся ЭСФ, полученные в 1С? — Их следует искать в журнале входящих электронных счетов-фактур либо в рабочем месте электронных документов. Конкретное расположение зависит от конфигурации и релиза 1С.
Почему полученный ЭСФ не отображается в списке? — Проверьте выбранные организацию и период, установленные отборы, наличие документа среди ранее загруженных и результат последнего обмена.
Что означает сообщение «Не удалось получить данные с сервера ИТС!»? — Сообщение указывает на сбой при обращении программы к серверу. Зафиксируйте полный текст ошибки и проверьте параметры подключения, доступ к сервису, электронную подпись и релиз конфигурации.
Можно ли сразу отражать загруженный ЭСФ в учете? — Сначала его нужно сверить с первичным документом и проверить реквизиты. Появление ЭСФ в журнале подтверждает загрузку в базу, но правильность сопоставления с учетным документом бухгалтер проверяет отдельно.
Источники
- Налоговый кодекс Республики Казахстан, статья 49 «Общие положения по предоставлению налоговым органом и налогоплательщиком (налоговым агентом) документов и информации».
- Налоговый кодекс Республики Казахстан, статья 50 «Порядок представления налогоплательщиком (налоговым агентом) документа в налоговый орган».