Что означает подтверждение ЭСФ
Исправленный или дополнительный электронный счет-фактура, а также отзыв ЭСФ требуют внимания получателя товаров, работ или услуг. В ИС ЭСФ получатель может подтвердить соответствующее действие либо отклонить его, если не согласен с документом или отзывом.
Правила предусматривают статусы, по которым можно отслеживать обработку документа. До открытия получателем ЭСФ имеет статус «Не просмотрен», а после просмотра — «Доставлен». Кроме того, в системе могут отображаться промежуточные статусы «В ожидании подтверждения получателя» для исправленного или дополнительного ЭСФ и «В ожидании подтверждения отзыва получателя» для отзыва.
Сам факт просмотра не заменяет проверку содержания. Получателю важно сопоставить новый документ с первичным ЭСФ и учетными данными: проверить поставщика, получателя, договор, документы по поставке, сведения о товарах, работах или услугах, а также суммы и иные заполненные реквизиты.
Кого касается и что нужно проверить
Порядок подтверждения или отклонения применяется к получателям товаров, работ и услуг — как являющимся плательщиками НДС, так и не состоящим на регистрационном учете по НДС. Конкретное действие зависит от вида поступившего изменения.
Исправленный ЭСФ следует проверить на соответствие операции и документу, который он заменяет. В частности, необходимо убедиться, что исправление устраняет ошибку и не создает новых расхождений в реквизитах или данных реализации.
Дополнительный ЭСФ нужно сверить с основанием для корректировки. Полезно проверить договор, первичные документы и учетные записи, чтобы понять, согласуется ли изменение с фактическими условиями операции.
Отзыв ЭСФ требует проверки причины и последствий отмены документа. Следует установить, действительно ли исходный ЭСФ не должен оставаться действующим и не нарушит ли отзыв связность документов в учете.
Перед принятием решения рекомендуется:
- найти исходный ЭСФ и сопоставить его с поступившим документом;
- проверить первичные документы и условия договора;
- согласовать расхождения с поставщиком;
- сохранить внутренние подтверждения проведенной проверки;
- убедиться, что выбранное действие отражено в ИС ЭСФ.
Срок и действия при несогласии
Если получатель не согласен с исправленным или дополнительным ЭСФ либо с отзывом, он должен отразить отклонение средствами ИС ЭСФ. По приведенным правилам на это отводится 10 календарных дней со дня выписки соответствующего ЭСФ или отзыва.
Если отклонение не выполнено в установленный срок, документ считается подтвержденным получателем. Поэтому поступившие изменения желательно проверять сразу, не ограничиваясь открытием уведомления в системе.
Практический порядок работы может выглядеть так:
- Открыть поступивший документ в ИС ЭСФ и определить его вид.
- Проверить реквизиты и содержание по исходному ЭСФ, договору и первичным документам.
- При наличии расхождений связаться с поставщиком и зафиксировать основания несогласия.
- До окончания установленного срока выполнить отклонение в ИС ЭСФ.
- После действия проверить актуальный статус документа.
Если организация согласна с изменением, следует выполнить предусмотренное системой подтверждение и затем убедиться, что результат корректно отразился в учете.
Что делать при техническом сбое
Если в течение десятидневного периода произошел технический сбой в ИС ЭСФ, срок для выражения несогласия продлевается на неиспользованное количество календарных дней. Однако правило применяется, когда сбой подтвержден уполномоченным органом.
При технической проблеме разумно сохранить доступные доказательства: снимки экрана, текст сообщения об ошибке, дату и время попытки выполнить действие. Также следует проверить официальную информацию о работе системы. Самостоятельно считать любой локальный сбой основанием для продления срока не стоит: значение имеет его официальное подтверждение.
Частые вопросы
Нужно ли реагировать на исправленный ЭСФ, если он уже просмотрен? — Да. Статус «Доставлен» показывает, что документ просмотрен, но содержание все равно необходимо проверить и принять решение о подтверждении или отклонении.
Сколько времени дается для выражения несогласия? — Отклонение следует отразить в ИС ЭСФ в течение 10 календарных дней со дня выписки дополнительного или исправленного ЭСФ либо со дня отзыва.
Что произойдет, если не отклонить документ вовремя? — По приведенным правилам при отсутствии отклонения в установленный срок ЭСФ считается подтвержденным получателем.
Продлевает ли любая ошибка в системе срок автоматически? — Нет. Учитывается технический сбой в ИС ЭСФ, подтвержденный уполномоченным органом; срок продлевается на неиспользованное количество календарных дней.
К плательщикам НДС и неплательщикам применяется один порядок? — Правила предусматривают подтверждение или отклонение для обеих категорий получателей, при этом основания определяются соответствующими положениями налогового законодательства.