Когда оформляют ЭСФ за нерезидента
При работе с нерезидентом у казахстанской организации может возникнуть необходимость отразить НДС и оформить электронный счет-фактуру. Перед созданием документа важно определить основание операции по первичным документам и учетной политике организации. Исходные данные должны соответствовать договору, акту, инвойсу и другим документам, подтверждающим приобретение товаров, работ или услуг.
Не следует автоматически оформлять ЭСФ только потому, что контрагент является нерезидентом. Сначала бухгалтеру нужно проверить характер операции, статус сторон и порядок ее отражения в налоговом учете. Если для конкретной операции требуется ЭСФ за нерезидента, документ формируют на основании учетных данных по НДС.
В 1С рабочая последовательность обычно начинается с создания счета-фактуры по НДС за нерезидента. Затем на основании этого документа формируется ЭСФ за нерезидента. Названия команд и расположение документов могут отличаться в зависимости от конфигурации и версии программы, поэтому их следует сверять с интерфейсом используемой информационной базы.
Какие сведения подготовить
До формирования ЭСФ рекомендуется проверить сведения о нерезиденте и самой операции. Это уменьшает риск расхождений между электронным документом, первичными документами и налоговым учетом.
Понадобятся:
- реквизиты организации и иностранного контрагента;
- договор или контракт, относящийся к операции;
- документы, подтверждающие приобретение товаров, работ или услуг;
- дата операции, принятая в налоговом учете;
- наименование, количество и стоимость товаров, работ или услуг;
- сведения о НДС, отраженные в учетном документе;
- при необходимости — данные грузоотправителя, грузополучателя, поверенного или оператора.
Форма ЭСФ включает общий раздел, реквизиты поставщика и получателя, банковские сведения поставщика, данные договора и подтверждающих документов, информацию о товарах, работах или услугах, дополнительные сведения и данные электронной цифровой подписи. Заполнять нужно только те реквизиты, которые применимы к конкретной операции.
Регистрационный номер присваивается информационной системой автоматически. Номер учетной системы определяет поставщик в своем налоговом учете. Дата выписки формируется системой при регистрации и отправке ЭСФ, а дату совершения оборота указывают в соответствии с правилами налогового учета.
Как сформировать и проверить документ
Сначала в 1С следует оформить документ по НДС за нерезидента и убедиться, что он проведен с корректными реквизитами. После этого на его основании создают ЭСФ за нерезидента. Автоматически перенесенные сведения необходимо проверить до отправки: сам факт заполнения документа системой не гарантирует правильность исходных учетных данных.
Особое внимание стоит уделить следующим позициям:
- выбранной организации и контрагенту;
- договору и документу-основанию;
- датам учетного документа и операции;
- составу и стоимости приобретения;
- данным по НДС;
- обязательным полям ЭСФ;
- соответствию документа первичным данным.
Если ЭСФ не создается либо заполняется не полностью, нужно проверить исходный счет-фактуру по НДС за нерезидента, настройки обмена с ИС ЭСФ и подключение пользователя. Для работы сервиса важна действующая ЭЦП. В настройках пользователя ИС ЭСФ выбирают ключ идентификации, сохраняют изменения и проверяют подключение. Точный путь в интерфейсе зависит от применяемой конфигурации 1С.
Перед отправкой полезно повторно сопоставить ЭСФ с договором и подтверждающими документами. Исправлять ошибку до регистрации документа обычно проще, чем разбирать расхождения после его отправки.
Частые вопросы
Можно ли сразу создать ЭСФ, не оформляя документ по НДС за нерезидента? — В описанном порядке сначала создают счет-фактуру по НДС за нерезидента, а затем формируют на его основании ЭСФ. Возможности конкретной базы следует проверять с учетом ее конфигурации.
Регистрационный номер ЭСФ нужно вводить вручную? — Нет, его автоматически присваивает ИС ЭСФ при регистрации документа; участник системы это поле не заполняет и не редактирует.
Кто задает номер учетной системы? — Его определяет поставщик самостоятельно в своем налоговом учете. Это поле подлежит заполнению.
Что проверить, если документ не отправляется? — Проверьте обязательные реквизиты, исходный документ по НДС, настройки пользователя, выбранный ключ ЭЦП и подключение к ИС ЭСФ.
Нужно ли переносить в ЭСФ все сведения из договора? — В документ вносят применимые сведения, предусмотренные формой ЭСФ. Они должны согласовываться с договором и первичными документами.