Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4).
1. Назначение
Поставщик прислал вам сертификат соответствия и фото на новую партию кофе. Раньше вы складывали такие файлы в папку на диске, а потом полдня искали, к какому товару они относятся. Справочник «НоменклатураПрисоединённые Файлы» решает это: он хранит все файлы, прикреплённые к конкретной карточке номенклатуры, прямо внутри базы 1С. Сертификаты, ГОСТы, изображения, инструкции, договоры на позицию, прайсы поставщика — всё лежит рядом с товаром, а не в почте.
Это служебный (подчинённый) справочник. Вы почти никогда не открываете его напрямую и не создаёте элементы «с нуля» — файлы появляются в нём, когда вы нажимаете «Присоединить файл» в карточке номенклатуры. Бухгалтерских проводок он не делает и в отчётность не попадает.
2. Где найти
Обычный путь — через карточку товара:
НСИ и администрирование → Номенклатура → открыть карточку товара → панель навигации карточки → «Присоединённые файлы» (либо кнопка-скрепка 📎 на форме).
Прямой доступ к списку всех элементов справочника (для администратора):
- Навигационная ссылка 1С:
e1cib/list/Справочник.НоменклатураПрисоединенныеФайлы - Чтобы её открыть: главное меню (значок ☰ слева вверху) → «Сервис» → «Перейти по навигационной ссылке», вставьте строку выше, нажмите «Перейти».
Чтобы работа с файлами вообще включилась, в НСИ и администрирование → Общие настройки → Присоединённые файлы должен стоять флажок «Использовать присоединённые файлы» и настроено место хранения (том на диске или таблица информационной базы).
2а. Как узнать свой релиз
Главное меню → «Справка» → «О программе». В открывшемся окне вы увидите две строки: «Версия платформы» (например, 8.3.24) и «Конфигурация: Управление торговлей для Казахстана, редакция 3.4 (3.4.5.21)». Именно номер конфигурации сверяйте с шапкой этой методички — расположение полей от релиза к релизу может меняться.
3. Как заполнить
Отдельной «формы документа» тут нет — вы работаете с формой присоединённого файла. Поля простые, но каждое влияет на то, найдёте ли вы файл потом.
Шаги присоединения:
- Откройте карточку номенклатуры → «Присоединённые файлы» → «Добавить» → «Файл с диска» (или перетащите файл мышью в окно списка).
- Выберите файл. Он загрузится в базу; исходный на диске можно удалять — копия уже внутри 1С.
Ключевые поля карточки файла:
| Поле | Зачем нужно и что будет при ошибке |
|---|---|
| Наименование (обязательное) | Имя, под которым файл виден в списке. По умолчанию берётся имя файла с диска. Назовёте невнятно («скан_01») — через месяц не поймёте, что это, и загрузите дубль. Пишите по делу: «Сертификат соответствия до 2027», «Фото упаковки 1 кг». |
| Расширение | Заполняется автоматически (pdf, jpg, docx). Определяет, какой программой откроется файл. Руками менять не нужно — смените на неверное, файл не откроется. |
| Владелец (обязательное, заполняется автоматически) | Ссылка на карточку номенклатуры, к которой привязан файл. Именно она связывает файл и товар. Если открыть файл не из карточки, а из общего списка, проверьте это поле — привяжете к чужому товару, файл «потеряется». |
| Автор | Кто загрузил. Ставится автоматически по текущему пользователю. Помогает понять, к кому идти с вопросом. |
| Дата создания / изменения | Проставляются автоматически. По дате видно, не устарел ли сертификат. |
| Описание | Свободный комментарий: срок действия документа, номер партии, к какой цене относится прайс. Не обязательное, но экономит время при поиске. |
| Признак редактирования («Занят») | Пока файл открыт вами на редактирование, он «занят» — другие пользователи видят это и не перезапишут вашу правку. Забудете нажать «Закончить редактирование» — файл останется заблокированным для коллег. |
После загрузки нажмите «Записать и закрыть». Файл сохранён в базе и виден всем, у кого есть права на эту номенклатуру.
4. Разобранный пример
Вы оприходовали новую партию — кофе «Арабика», 1 кг, цена реализации 5 800 ₸. Поставщик прислал:
- сертификат соответствия (PDF, 1,2 МБ),
- фото упаковки (JPG, 3 МБ),
- удостоверение о безопасности (PDF).
Действия:
- Открываете карточку «Кофе Арабика 1 кг» → «Присоединённые файлы».
- Перетаскиваете все три файла в окно. Даёте им внятные имена:
- «Сертификат соответствия KZ.7500529.30 до 15.03.2027»,
- «Фото упаковки лицевая сторона»,
- «Удостоверение о безопасности партии №A-114».
- В описании сертификата пишете: «Действует до 15.03.2027, проверять при отгрузке на экспорт».
- Записываете.
Что с бухгалтерией и налогами? Ничего. Присоединённый файл — это вложение, а не хозяйственная операция. Проводки и налоги живут в других документах:
- продажу этого кофе вы оформите документом «Реализация товаров и услуг», и там уже пойдут проводки Дт 1210 Кт 6010 на сумму дохода, Дт 3130 Кт 3130/НДС на НДС по ставке 16 % (при цене 5 800 ₸ с НДС: доход без НДС = 5 000 ₸, НДС = 800 ₸), Дт 7010 Кт 1330 — списание себестоимости;
- на эту же реализацию вы выпишете ЭСФ в ИС ЭСФ и, при необходимости, СНТ.
А сертификат из присоединённых файлов вы просто откроете, когда покупатель или таможня попросят подтвердить качество. То есть файл — это доказательная «обвязка» товара, участвующая в тех документах, а не источник собственных движений.
Важно понимать разницу: суммы, ставка НДС 16 %, счёт 1330 и т. д. относятся к документам движения товара, а не к справочнику файлов. Сам справочник цифр и проводок не порождает.
5. Виды операции
Отдельного реквизита «Вид операции», как в документах, у справочника нет. Но набор действий с файлом фиксированный:
- Добавить файл с диска — загрузить внешний файл в базу.
- Создать файл по шаблону / со сканера — при подключённом сканере оцифровать бумажный документ прямо в карточку.
- Открыть / просмотреть — открыть копию для чтения.
- Редактировать → Закончить редактирование — правка с блокировкой файла от других пользователей.
- Сохранить как… — выгрузить копию обратно на диск.
- Хранить версии — при включённом версионировании каждая правка сохраняется отдельной версией, можно вернуться к прежней.
- Пометить на удаление — файл удаляется не сразу, а через «Удаление помеченных объектов».
6. Что формируется при проведении
Справочник не проводится и не формирует:
- бухгалтерских проводок;
- электронных документов (ЭСФ, СНТ) — их создают документы реализации/поступления;
- движений по регистрам накопления и себестоимости.
При записи файла происходит только служебное:
- в томе хранения (на диске) или в таблице базы сохраняется двоичная копия файла;
- фиксируется связь файл ↔ номенклатура (реквизит «Владелец»);
- при включённом версионировании создаётся запись версии;
- в журнале регистрации остаётся запись «добавлен/изменён присоединённый файл» с автором и датой.
7. Печатные формы
Собственной печатной формы у элемента справочника нет — печатается содержимое самого файла средствами той программы, которой он открыт (PDF-ридер, просмотр изображений, Word/Excel). Из 1С доступны только команды «Печать» и «Сохранить как…» в форме просмотра файла. Если нужен перечень всех вложений по товару — используйте команду «Вывести список» над списком присоединённых файлов: получите табличный документ (Наименование, Автор, Дата, Размер), который уже можно распечатать.
8. Частые ошибки
«Работа с файлами не настроена. Обратитесь к администратору» Не включена функциональная опция. Зайдите: НСИ и администрирование → Общие настройки → Присоединённые файлы → поставьте «Использовать присоединённые файлы» и укажите место хранения.
«Недостаточно прав для выполнения операции над информационной базой» У пользователя нет права на добавление файлов к номенклатуре. Администратор добавляет соответствующий профиль/роль в «Настройке пользователей и прав».
«Файл занят пользователем …» Кто-то (возможно, вы сами с другого сеанса) открыл файл на редактирование и не нажал «Закончить редактирование». Попросите освободить или, с правами администратора, снимите блокировку через «Отменить редактирование».
«Размер файла превышает допустимый» Сработало ограничение на максимальный размер вложения. Уменьшите файл (сожмите PDF/картинку) либо администратор увеличивает лимит в настройках присоединённых файлов.
Файл не открывается после загрузки Чаще всего — подменённое или пустое Расширение. Проверьте поле «Расширение» в карточке файла; загрузите файл заново из корректного источника.
Файл прикрепился «не к тому» товару Загружали из общего списка, а не из карточки. Откройте файл, проверьте реквизит «Владелец»; при ошибке проще пометить на удаление и присоединить заново из нужной карточки.
9. FAQ
Где физически хранятся эти файлы — на диске или в базе? Зависит от настройки. Возможны два варианта: в томе хранения на диске сервера или прямо в таблицах информационной базы. Настраивается в разделе «Присоединённые файлы». Для больших объёмов рекомендуют тома на диске, чтобы не раздувать базу.
Можно ли прикрепить несколько файлов сразу? Да. Выделите нужные файлы на диске и перетащите их мышью в окно списка присоединённых файлов — загрузятся все разом.
Файлы попадают в бухгалтерский или налоговый учёт? Нет. Это справочное вложение. На проводки, НДС (16 %), ЭСФ и СНТ присоединённый файл не влияет — он лишь хранит документ рядом с карточкой товара.
Можно ли редактировать файл прямо в 1С? Да. Нажмите «Редактировать» — файл откроется во внешней программе, а в 1С он пометится как «занят». После правки нажмите «Закончить редактирование», и обновлённая копия сохранится в базе.
Как вернуть предыдущую версию файла? Только если включено версионирование присоединённых файлов. Тогда в карточке файла доступна команда работы с версиями — выбираете нужную и делаете её активной. Если версионирование выключено, старая копия не сохраняется.
Удалил файл — можно ли восстановить? Пометка на удаление обратима: снимите пометку до запуска «Удаления помеченных объектов». После физического удаления восстановление возможно только из резервной копии базы.
Почему я не вижу кнопку «Присоединённые файлы» в карточке товара? Либо выключена опция «Использовать присоединённые файлы», либо у вашего пользователя нет прав на работу с файлами. Проверьте настройки и права доступа.
Занимают ли файлы место и как это контролировать? Да, каждый файл увеличивает объём хранилища (базы или тома). Крупные изображения и сканы лучше сжимать перед загрузкой. Общий объём администратор отслеживает по размеру томов/базы.
Можно ли открыть файл другому пользователю, пока я его редактирую? Просмотреть — да, но на редактирование файл заблокирован до тех пор, пока вы не нажмёте «Закончить редактирование». Это защищает вашу правку от перезаписи.
Переносятся ли присоединённые файлы при копировании карточки номенклатуры? Нет. При создании нового товара «копированием» файлы прежней карточки не дублируются — их нужно присоединить заново.
10. Смежные документы
- Основной «владелец» — справочник «Номенклатура». Файлы всегда подчинены конкретной карточке товара; отдельно, без владельца, элемент этого справочника не имеет смысла.
- Документы движения товара, где эти файлы реально «работают» как подтверждение: «Поступление товаров и услуг», «Реализация товаров и услуг» (проводки Дт 1210 Кт 6010, НДС 16 % на счёт 3130, себестоимость Дт 7010 Кт 1330), а также ЭСФ (ИС ЭСФ) и СНТ, которые оформляются по этим документам.
- Аналогичные механизмы вложений в других объектах: присоединённые файлы есть у контрагентов, договоров, заказов. Механизм тот же — меняется только владелец.
Как узнать свой релиз: главное меню → «Справка» → «О программе» — там указаны версия платформы 1С:Предприятие и релиз конфигурации.
Методичка подготовлена для «Управление торговлей для Казахстана», редакция 3.4, релиз 3.4.5.21.