В 2026 году дела главного бухгалтера передают в срок, установленный приказом руководителя: фиксируют дату передачи, участников, состояние учёта, перечень документов и электронных доступов, после чего подписывают акт приёма-передачи с описью. Если на дату передачи проводится или завершена налоговая проверка, в опись включают предписание, возражения, акт проверки и приложения к нему: акт налоговой проверки содержит сведения об ответственных за бухгалтерскую и налоговую отчётность лицах, представленных документах, выявленных нарушениях и результатах проверки (ст. 170 НК РК). Единой формы акта передачи дел в приведённых официальных нормах не установлено, поэтому его содержание определяют приказом и внутренними документами организации.
Кого касается передача дел и зачем она нужна
Передачу дел оформляют при смене главного бухгалтера, переводе на другую должность, длительном отсутствии, а также при передаче учёта от штатного специалиста внешнему исполнителю или обратно. Документальное оформление помогает разграничить периоды работы и зафиксировать состояние учёта на определённую дату:
- уходящий бухгалтер указывает, какие документы, регистры, отчёты и незавершённые вопросы он передал;
- новый бухгалтер получает перечень принятых дел, выявленных расхождений и задач, требующих продолжения;
- руководитель получает подтверждение сохранности документов и непрерывности работы с отчётностью, банками и государственными информационными системами.
Порядок передачи целесообразно закрепить в приказе руководителя и внутренних документах организации. В них можно определить участников, срок, проверяемые участки учёта, состав описи, порядок фиксации замечаний и место хранения подписанного акта. Такой подход позволяет не смешивать передачу бухгалтерских дел с актами налоговых органов: предварительный акт и акт налоговой проверки являются самостоятельными документами, содержание и порядок оформления которых регулирует НК РК (ст. 169, 170 НК РК).
Порядок передачи дел: пошагово
1. Приказ руководителя. В приказе указывают:
- кто сдаёт и кто принимает дела;
- дату начала и срок завершения передачи;
- состав комиссии, если руководитель решил проводить передачу комиссионно;
- дату, на которую фиксируется состояние учёта;
- перечень участков учёта и документов, подлежащих сверке;
- лицо, которому передают документы, если новый главный бухгалтер ещё не назначен.
Если нового главного бухгалтера ещё нет, в приказе следует прямо назвать работника, принимающего документы на хранение или для временного ведения дел, и определить объём его полномочий. Если дела принимает руководитель, это также отражают в приказе и акте.
2. Сверка учёта. До подписания акта целесообразно:
- сформировать оборотно-сальдовую ведомость на дату передачи;
- сопоставить остатки на банковских счетах с выписками банка;
- сверить расчёты с бюджетом по доступным данным информационных систем налоговых органов;
- собрать имеющиеся акты сверки с контрагентами и перечислить неподтверждённые остатки;
- проверить расчёты с работниками по заработной плате и подотчётным суммам;
- зафиксировать отчётность, срок представления которой наступает после даты передачи, но подготовка которой относится к периоду работы уходящего бухгалтера.
3. Инвентаризация. Необходимость и объём инвентаризации определяют с учётом обязанностей уходящего работника, внутренних документов организации и фактического состояния активов и обязательств. Если главный бухгалтер одновременно отвечал за кассу, денежные документы или иные ценности, в приказе следует отдельно предусмотреть проверку и передачу соответствующего участка. Результаты проведённой инвентаризации оформляют отдельными документами и перечисляют в приложениях к акту передачи.
4. Передача документов. В описи указывают наименование документа или комплекта, период, количество папок либо файлов, формат хранения и место нахождения. Для отсутствующих или неполных комплектов делают отдельную отметку с конкретным описанием недостающих документов.
5. Доступы и ЭЦП. Перечень информационных систем, учётных баз и полномочий фиксируют отдельно. Секретные ключи и пароли не следует записывать в открытом тексте акта; в нём достаточно отметить изменение или прекращение соответствующего доступа.
6. Подписание акта приёма-передачи. Акт подписывают сдающая и принимающая стороны, а при комиссионной передаче — также участники комиссии. Количество экземпляров определяют так, чтобы подписанный документ оставался у организации и у сторон, которым он необходим для подтверждения передачи.
Что включить в акт приёма-передачи
В акте полезно отразить сведения, позволяющие определить состав и состояние переданных дел:
- учётную политику, рабочий план счетов и действующие внутренние положения по учёту;
- регистры и отчётность: финансовую и налоговую отчётность за перечисленные периоды, подтверждения её отправки или принятия, оборотно-сальдовые ведомости и главную книгу;
- первичные документы по периодам: банковские и кассовые документы, договоры, накладные, акты выполненных работ и оказанных услуг, счета-фактуры;
- кадровые и зарплатные документы, если их ведение было поручено бухгалтерии: табели, расчёты и ведомости;
- документы по основным средствам и запасам: инвентарные карточки, ведомости и результаты проведённых инвентаризаций;
- документы налогового контроля: предписания, уведомления, предварительные акты, письменные возражения, акты налоговых проверок и приложения к ним;
- перечень незавершённых дел: неподготовленные отчёты, запросы без ответа, документы, ожидаемые от подразделений и контрагентов, а также операции, требующие отражения;
- выявленные расхождения между регистрами, первичными документами и фактическими данными с указанием соответствующего периода;
- электронные архивы и резервные копии: дата создания, место хранения и ответственное лицо.
Если передача проходит во время налоговой проверки, отдельно указывают, где находятся документы, представленные проверяющим. Налогоплательщик обязан обеспечить проверяющим доступ к предусмотренным НК РК помещениям, объектам и просмотру данных программного обеспечения при соблюдении установленных условий допуска (ст. 168 НК РК). Это важно отразить в незавершённых делах, чтобы смена бухгалтера не прервала взаимодействие с налоговым органом.
Замечания принимающего бухгалтера следует формулировать предметно: назвать документ, период, сумму или регистр, описать расхождение и указать, чего именно не хватает. Если стороны не согласны с формулировкой, позицию каждой стороны можно изложить в акте или отдельном приложении. Подписание акта подтверждает зафиксированное содержание передачи, поэтому оговорки и возражения нужно включить до подписания.
Доступы, ЭЦП и учётная программа
При передаче дел проверяют не только наличие документов, но и полномочия пользователей в электронных системах. В перечень действий обычно включают:
- ЭЦП и кабинет налогоплательщика. Проверить, какие полномочия были предоставлены уходящему работнику, прекратить их в установленном порядке и оформить необходимые полномочия принимающему лицу. Закрытые ключи ЭЦП другому работнику не передают.
- ИС ЭСФ. Проверить роли пользователей, отключить полномочия уходящего бухгалтера и предоставить принимающему лицу только необходимые права.
- Банк-клиент. Изменить права пользователей и подписантов по правилам обслуживающего банка, затем прекратить доступ уходящего сотрудника.
- 1С или другая учётная программа. Создать отдельную учётную запись для нового пользователя, изменить административные доступы, заблокировать прежнюю запись и сделать резервную копию базы на дату передачи.
- Прочие сервисы. Проверить электронный документооборот, порталы закупок, системы сдачи отчётности, облачные хранилища и иные ресурсы, в которых бухгалтер действовал от имени организации.
Контрольную резервную копию базы на дату передачи следует хранить в определённом приказом месте с ограниченным доступом. В акте указывают дату и время создания копии, её расположение и лицо, ответственное за хранение. Это позволит сопоставить данные базы на момент передачи с последующими изменениями.
Сроки и ответственность
Срок передачи следует установить в приказе с учётом объёма учёта и даты прекращения или изменения полномочий уходящего бухгалтера. Желательно завершить основные действия до последнего рабочего дня, а задачи, которые объективно переходят на следующий период, перечислить в акте с указанием их текущего состояния и ближайших сроков исполнения.
Особое внимание нужно уделить незавершённым налоговым проверкам. Предварительный акт вручается налогоплательщику до составления акта налоговой проверки, и налогоплательщик вправе представить письменное возражение на него (ст. 169 НК РК). Поэтому при смене бухгалтера в акте передачи фиксируют дату получения предварительного акта, наличие подготовленного возражения и лицо, которому передано дальнейшее сопровождение проверки.
По завершении налоговой проверки налоговый орган составляет акт не менее чем в двух экземплярах; к нему прилагаются необходимые копии документов, расчёты и другие полученные в ходе проверки документы, кроме сведений, составляющих налоговую тайну (ст. 170 НК РК). Полученный экземпляр и приложения следует включить в опись бухгалтерских дел.
Если уходящий бухгалтер не подписывает акт, комиссия может зафиксировать отказ, перечислить фактически полученные документы и описать отсутствующие позиции. Такая запись должна отражать реальные обстоятельства передачи, дату, участников и способ проверки наличия документов. Дальнейшее хранение акта и устранение выявленных недостатков организует руководитель.
Частые вопросы
Обязательно ли составлять акт приёма-передачи дел главного бухгалтера? — В приведённых нормах НК РК отдельная форма такого акта не предусмотрена. На практике письменный акт с описью позволяет определить, какие документы и участки учёта переданы, а какие замечания существовали на дату смены бухгалтера.
Что делать, если нового бухгалтера ещё не наняли? — В приказе назначают лицо, которое принимает документы на хранение или временно выполняет определённые функции, и перечисляют его полномочия. После назначения нового главного бухгалтера передачу от временно ответственного лица оформляют отдельным актом.
Нужно ли проводить инвентаризацию при смене главного бухгалтера? — Решение принимают с учётом функций уходящего бухгалтера, внутренних документов и необходимости подтвердить фактическое наличие активов и обязательств. Если бухгалтер отвечал за кассу или иные ценности, соответствующий участок следует проверить и передать по отдельной описи.
Можно ли новому бухгалтеру работать с ключом ЭЦП предшественника? — Закрытый ключ ЭЦП предшественника передавать нельзя. Для нового пользователя оформляют его собственные полномочия, а доступ уходящего работника прекращают в установленном порядке.
Что делать, если при приёмке нашли ошибки в прошлой отчётности? — Описать каждую ошибку в акте или приложении с указанием периода, регистра и связанных документов, передать сведения руководителю и организовать исправление в бухгалтерском и налоговом учёте по применимым правилам. Если ошибка затрагивает налоговую отчётность, отдельно фиксируют, какие корректирующие действия подготовлены или выполнены.
Что передать по незавершённой налоговой проверке? — Предписание, перечень представленных документов, переписку с налоговым органом, предварительный акт и возражение на него, если они имеются, а после завершения проверки — акт налоговой проверки со всеми приложениями. Право представить письменное возражение на предварительный акт предусмотрено ст. 169 НК РК.
Источники
- Налоговый кодекс Республики Казахстан, статья 168 — доступ к территории, помещениям, объектам и просмотру данных программного обеспечения при проведении налоговой проверки.
- Налоговый кодекс Республики Казахстан, статья 169 — предварительный акт налоговой проверки и право представить письменное возражение.
- Налоговый кодекс Республики Казахстан, статья 170 — содержание акта налоговой проверки, его экземпляры и приложения.