Что изменилось
Комитет государственных доходов сообщил об обновлениях в работе информационной системы электронных счетов-фактур (ИС ЭСФ). Изменения затрагивают порядок подтверждения документов и правила работы с исправленными, дополнительными ЭСФ и отзывом ранее выписанных счетов-фактур.
Суть нововведений — в уточнении того, как участники сделки согласуют корректировки. Если раньше корректировочные операции нередко проводились без явного двустороннего подтверждения, то теперь акцент сделан на том, чтобы получатель ЭСФ видел и подтверждал изменения. Это снижает риск расхождений в учёте между поставщиком и покупателем и делает цепочку документов более прозрачной для контроля.
Для бизнеса это означает, что процесс исправления ошибок в ЭСФ становится строже регламентированным: важно не только выписать корректный документ, но и убедиться, что контрагент его получил и обработал.
Кого касаются изменения
Обновления актуальны для всех, кто выписывает и получает электронные счета-фактуры в ИС ЭСФ:
- Плательщики НДС и участники оборота товаров, для которых выписка ЭСФ обязательна.
- Бухгалтеры и операторы, которые ежедневно оформляют реализацию, возвраты и корректировки.
- Компании с большим документооборотом, где ошибки в реквизитах, суммах или номенклатуре встречаются регулярно и требуют исправления.
- Пользователи 1С, которые выгружают и синхронизируют документы с ИС ЭСФ через встроенные механизмы обмена.
Особенно внимательными стоит быть тем, у кого настроен автоматический обмен между учётной системой и ИС ЭСФ: изменения в логике подтверждения могут потребовать корректировки регламента работы.
Как работать с исправленными и дополнительными ЭСФ
Важно чётко различать типы корректировочных документов и не подменять один другим:
- Исправленная ЭСФ оформляется, когда в исходном документе допущена ошибка (например, в реквизитах, наименовании товара, ставке или сумме). Она заменяет собой первоначальный счёт-фактуру.
- Дополнительная ЭСФ используется, когда меняются условия сделки уже после её оформления — например, при изменении цены или объёма поставки.
- Отзыв ЭСФ применяется, когда документ был выписан ошибочно и его нужно аннулировать.
Практические шаги:
1. Определите правильный тип документа под конкретную ситуацию — от этого зависит корректность учёта у обеих сторон.
2. Проверьте связь корректировочного документа с исходной ЭСФ, чтобы система корректно отследила цепочку.
3. После выписки убедитесь, что контрагент получил документ и при необходимости подтвердил его.
4. Отслеживайте статусы документов в ИС ЭСФ — незавершённое подтверждение может привести к расхождениям.
Как настроить процесс в 1С
В конфигурациях 1С для оформления корректировок предусмотрены отдельные документы, которые формируют соответствующие типы ЭСФ и выгружают их в информационную систему. Чтобы адаптироваться к изменениям:
- Обновите конфигурацию до актуального релиза, поддерживающего действующий формат обмена с ИС ЭСФ.
- Проверьте настройки обмена и учётные записи для синхронизации.
- Отрабатывайте корректировки строго через корректировочные документы, а не ручным редактированием уже выгруженных данных.
- Контролируйте статусы отправленных и полученных ЭСФ прямо из учётной системы, если такая возможность поддерживается.
Рекомендуется заранее протестировать сценарии исправления, дополнения и отзыва на тестовых документах, чтобы сотрудники освоили новый порядок подтверждения без ошибок в рабочем контуре.
Что делать в ближайшее время
Начните с ревизии текущего регламента: как в компании оформляются исправления, кто отвечает за подтверждение документов и как контролируются статусы в ИС ЭСФ. Обновите инструкции для бухгалтеров, назначьте ответственных за отслеживание подтверждений и убедитесь, что учётная система работает на актуальном релизе. Точные сроки и технические детали уточняйте в официальных публикациях Комитета государственных доходов.
Частые вопросы
Чем исправленная ЭСФ отличается от дополнительной? — Исправленная оформляется для устранения ошибки в первоначальном документе и заменяет его, а дополнительная — при изменении условий сделки, например цены или объёма, уже после выписки основного счёта-фактуры.
Нужно ли подтверждение контрагента при корректировке? — Изменения делают акцент на двустороннем согласовании: получателю важно видеть и обрабатывать корректировки, чтобы данные в учёте обеих сторон совпадали. Ориентируйтесь на актуальный порядок в ИС ЭСФ.
Можно ли отозвать ошибочно выписанную ЭСФ? — Да, для этого предусмотрена процедура отзыва. Её применяют, когда документ выписан ошибочно и подлежит аннулированию, а не исправлению.
Как оформлять корректировки в 1С? — Через специализированные корректировочные документы конфигурации, которые формируют нужный тип ЭСФ и выгружают его в информационную систему. Ручное редактирование уже выгруженных данных не рекомендуется.
Где узнать точные требования и сроки? — В официальных публикациях Комитета государственных доходов, где приводятся действующие правила подтверждения, исправления и отзыва ЭСФ.