Исправленная ЭСФ заменяет ранее выписанный документ: исходный ЭСФ и связанные с ним дополнительные счета аннулируются (ст. 499 НК РК). Дополнительная ЭСФ применяется, когда нужно изменить сумму оборота без аннулирования исходного документа; это различие КГД разъяснил в публикации от 28 октября 2026 года (разъяснение КГД).
В чем главное различие
Выбор между исправленной и дополнительной ЭСФ зависит от характера изменения.
Исправленная ЭСФ нужна для внесения изменений или дополнений в ранее выписанный счет-фактуру, а также для исправления ошибок, которые не приводят к замене поставщика или получателя. После ее выписки прежний счет-фактура аннулируется. Если к нему оформлялись дополнительные счета-фактуры, они также аннулируются (ст. 499 НК РК).
Дополнительная ЭСФ корректирует сумму оборота, но сохраняет исходный счет-фактуру действующим. Поэтому ее не следует использовать как замену документа с ошибочными реквизитами (разъяснение КГД).
Иными словами: ошибка в самом документе ведет к исправленной ЭСФ, а изменение суммы по уже отраженной операции — к дополнительной.
Когда выписывать исправленную ЭСФ
Исправленный счет-фактуру оформляют, когда требуется изменить сведения ранее выписанного документа или устранить ошибку без замены сторон сделки (ст. 499 НК РК). В новом документе должны быть пометка об исправлении, его порядковый номер и дата, а также номер и дата аннулируемого счета-фактуры.
В форме ЭСФ отмечают строку 4 «Исправленный». Одновременно строку 5 «Дополнительный» не отмечают. Обязательному заполнению подлежат строки 4.1, 4.2 и 4.3: дата аннулируемого ЭСФ, его номер в учетной системе и регистрационный номер (п. 23 Правил выписки ЭСФ).
Исправленную ЭСФ оформляют по форме, которая действует на дату ее выписки (п. 4 пояснения по заполнению формы). Это важно, если первоначальный документ создавался по прежней форме.
Когда нужна дополнительная ЭСФ
Дополнительную ЭСФ выбирают, если требуется изменить сумму оборота по операции, не аннулируя исходный счет-фактуру (разъяснение КГД). Она связывается с первоначальным ЭСФ и отражает изменение стоимостных показателей.
Если бухгалтер сначала выписал исправленную ЭСФ, прежние дополнительные счета к аннулированному документу прекращают действие. Для восстановления отраженных ими изменений необходимо оформить новые дополнительные ЭСФ уже к исправленному счету-фактуре (ст. 499 НК РК). Сделать это нужно в течение 7 календарных дней с даты выписки исправленного ЭСФ (п. 6 пояснения по заполнению формы).
Что делать бухгалтеру
Сначала определите, что именно изменилось: реквизиты или сумма оборота. Затем найдите исходный документ в Информационной системе ЭСФ (ИС ЭСФ) и проверьте его регистрационный номер, дату, номер учетной системы и наличие связанных дополнительных ЭСФ.
Если обнаружена ошибка в данных документа, создайте исправленную ЭСФ, укажите реквизиты аннулируемого счета-фактуры и проверьте сведения перед отправкой. Если меняется только сумма оборота, оформите дополнительную ЭСФ со ссылкой на исходный документ.
После выписки исправленной ЭСФ отдельно проверьте, были ли у исходного документа дополнительные ЭСФ. Аннулированные корректировки восстанавливаются новыми дополнительными счетами, связанными уже с исправленной ЭСФ (п. 6 пояснения по заполнению формы).
Частые вопросы
Можно ли исправить исправленную ЭСФ? — Если в действующем исправленном документе обнаружена ошибка, применяется правило об исправлении ранее выписанного счета-фактуры: новый исправленный ЭСФ аннулирует документ, к которому он выписан (ст. 499 НК РК).
Аннулируется ли исходная ЭСФ при дополнительной корректировке? — Нет. Дополнительная ЭСФ изменяет сумму оборота без аннулирования исходного документа (разъяснение КГД).
Что произойдет с дополнительными ЭСФ после выписки исправленной? — Они аннулируются вместе с исходным счетом-фактурой. При необходимости их восстанавливают новыми дополнительными ЭСФ к исправленному документу.
Можно ли одновременно отметить ЭСФ как исправленную и дополнительную? — Нет. При отметке строки 4 «Исправленный» строка 5 «Дополнительный» не отмечается (п. 23 Правил выписки ЭСФ).