С 13 октября 2026 года при оформлении ЭСФ необходимо учитывать изменения в правилах заполнения и форме документа. Базовые требования закреплены в Правилах выписки счетов-фактур в электронной форме: ЭСФ составляется по установленной форме, передаётся через ИС ЭСФ и заверяется действующей ЭЦП.
Что изменилось с 13 октября 2026 года
Изменения затрагивают заполнение ЭСФ, состав обязательных строк и форму электронного документа. Бухгалтеру важно использовать актуальную версию формы в ИС ЭСФ и учётной системе, а не ориентироваться на прежний шаблон или ранее сохранённый пример.
В предоставленных данных не приведён полный перечень новых или изменённых реквизитов. Поэтому перед отправкой документа следует проверить актуальную форму непосредственно в ИС ЭСФ, а при работе через учётную программу — убедиться, что установлен релиз, поддерживающий правила, действующие с 13 октября 2026 года.
Не стоит заполнять новые поля по аналогии или переносить в них сведения без проверки назначения строки. Значение каждого реквизита должно соответствовать действующим правилам и первичным документам по операции.
Какие строки ЭСФ обязательны
ЭСФ включает общий раздел, сведения о поставщике и получателе, банковские реквизиты поставщика, данные о договоре и документах, подтверждающих поставку, информацию о товарах, работах или услугах, дополнительные сведения и сведения об ЭЦП. Отдельные разделы предназначены для государственных учреждений, грузоотправителей и грузополучателей, совместной деятельности, а также поверенных или операторов сторон.
В общем разделе применяются следующие правила:
- регистрационный номер присваивает ИС ЭСФ автоматически; пользователь его не редактирует;
- номер учётной системы определяет поставщик самостоятельно, и эта строка подлежит заполнению;
- дата выписки формируется автоматически при регистрации и отправке документа;
- дата совершения оборота подлежит заполнению и определяется по правилам налогового законодательства;
- дата бумажного счёта-фактуры указывается только в предусмотренных правилами случаях, когда сведения бумажного документа вводятся в ИС ЭСФ.
Автоматическое заполнение поля не освобождает от проверки результата. Перед подписанием полезно сопоставить даты, номер учётной системы, реквизиты сторон и содержание табличной части с договором, накладной, актом или другим документом, подтверждающим операцию.
Что проверить бухгалтеру перед отправкой
Работу с обновлённой формой удобно разделить на несколько этапов:
- Обновить учётную систему до релиза, поддерживающего актуальный формат ЭСФ.
- Открыть созданный документ и проверить, появились ли новые поля или изменились правила контроля прежних строк.
- Сверить БИН или ИИН, наименование и другие реквизиты поставщика и получателя с документами по сделке.
- Проверить номер учётной системы, дату совершения оборота, договор и документы, подтверждающие поставку.
- Просмотреть каждую позицию товаров, работ или услуг и убедиться, что данные перенесены полностью.
- Проверить ЭЦП до отправки: ИС ЭСФ контролирует срок действия регистрационного свидетельства и идентификационные данные его владельца.
- После подписания убедиться, что документ зарегистрирован и доступен в ИС ЭСФ.
ЭСФ подписывается ЭЦП юридического лица, его структурного подразделения, индивидуального предпринимателя, лица, занимающегося частной практикой, либо уполномоченного лица. Недействующая или неподходящая подпись может помешать заверению документа.
Если программа сформировала ЭСФ по старому шаблону или не передаёт обязательный реквизит, безопаснее не отправлять документ до обновления и проверки настроек обмена. Ручная корректировка должна выполняться только в пределах правил заполнения формы.
Частые вопросы
С какой даты нужно учитывать изменения в ЭСФ? — С 13 октября 2026 года. При создании документа после этой даты следует использовать актуальную форму и действующие правила заполнения.
Регистрационный номер ЭСФ бухгалтер вводит самостоятельно? — Нет. Его автоматически присваивает ИС ЭСФ при регистрации документа, и поле не предназначено для редактирования участником системы.
Номер учётной системы обязателен? — Да. Его определяет поставщик самостоятельно в рамках своего налогового учёта, но соответствующая строка ЭСФ подлежит заполнению.
Можно ли отправить ЭСФ без ЭЦП? — Нет. Документ передаётся через ИС ЭСФ и заверяется ЭЦП; при подписании система проверяет действительность регистрационного свидетельства.
Что делать, если в программе нет обновлённой формы? — Проверить наличие подходящего релиза и настройки интеграции с ИС ЭСФ. До обновления не следует переносить сведения в незнакомые поля по предположению.