自2026年10月13日起，开具电子发票时必须考虑填写规则及文件表格的变更。基本要求载于《电子形式发票开具规则》中：电子发票应按照规定表格编制，通过电子发票信息系统传送，并使用有效的电子数字签名进行认证。
自2026年10月13日起有哪些变化
变更涉及电子发票的填写、必填栏的构成以及电子文件的表格。会计人员务必在电子发票信息系统及会计系统中使用最新版本的表格，而不应继续采用旧模板或此前保存的示例。
所提供的数据未列出新增或变更信息项的完整清单。因此，在发送文件前，应直接在电子发票信息系统中核对最新表格；通过会计软件操作时，还应确保已安装支持自2026年10月13日起生效规则的版本。
不应类推填写新字段，也不应在未核实栏位用途的情况下向其中转录信息。每项信息的内容均须符合现行规则及相关业务的原始凭证。
电子发票的哪些栏位为必填项
电子发票包括一般部分、供应商和接收方信息、供应商银行信息、合同及供货证明文件信息、商品、工作或服务信息、补充信息以及电子数字签名信息。另有部分专供国家机关、发货人和收货人、共同经营参与方以及各方的受托人或运营商填写。
一般部分适用以下规则：
- 注册号由电子发票信息系统自动分配，用户不得编辑；
- 会计系统编号由供应商自行确定，该栏必须填写；
- 开具日期在文件注册和发送时自动生成；
- 营业额发生日期必须填写，并按照税收法律规定确定；
- 纸质发票日期仅在规则规定的情形下填写，即将纸质文件的信息录入电子发票信息系统时。
字段自动填写并不免除核查结果的责任。签署前，宜将日期、会计系统编号、各方信息及表格部分的内容与合同、送货单、验收单或其他业务证明文件进行核对。
会计人员在发送前应检查什么
使用更新后的表格时，可将工作分为以下几个阶段：
- 将会计系统更新至支持电子发票现行格式的版本。
- 打开已创建的文件，检查是否出现新字段，或原有栏位的校验规则是否发生变化。
- 将供应商和接收方的商业识别号或个人识别号、名称及其他信息与交易文件进行核对。
- 核查会计系统编号、营业额发生日期、合同及供货证明文件。
- 查看每项商品、工作或服务，确保数据已完整转录。
- 发送前检查电子数字签名：电子发票信息系统会核验注册证书的有效期及其持有人的身份识别信息。
- 签署后确认文件已注册，并可在电子发票信息系统中查阅。
电子发票由法人、其结构分支机构、个体经营者、从事私人执业的人员或授权人员使用电子数字签名签署。无效或不适用的签名可能导致文件无法认证。
如果软件使用旧模板生成电子发票，或未传送必填信息项，更稳妥的做法是在更新并检查数据交换设置前不要发送文件。手动更正只能在表格填写规则允许的范围内进行。
常见问题
从什么日期起需要考虑电子发票的变更？ — 自2026年10月13日起。在该日期之后创建文件时，应使用最新表格及现行填写规则。
电子发票注册号由会计人员自行录入吗？ — 不是。该号码由电子发票信息系统在文件注册时自动分配，系统参与者不得编辑该字段。
会计系统编号是必填项吗？ — 是。该编号由供应商在自身税务核算框架内自行确定，但电子发票中的相应栏位必须填写。
可以不使用电子数字签名发送电子发票吗？ — 不可以。文件须通过电子发票信息系统传送并使用电子数字签名认证；签署时，系统会核验注册证书是否有效。
如果软件中没有更新后的表格，应当怎么办？ — 检查是否有适用的软件版本，以及与电子发票信息系统的集成设置。完成更新前，不应仅凭推测将信息填写到不熟悉的字段中。