Инвентаризация в 1С помогает сопоставить фактическое наличие активов и денежных средств с данными бухгалтерского учёта, зафиксировать выявленные расхождения и подготовить документы по результатам проверки. В казахстанской конфигурации для отдельных объектов применяются специальные документы: например, для основных средств — «Инвентаризация ОС», для денег — «Инвентаризация денежных средств». Конкретный порядок отражения излишков и недостач определяется учётной политикой организации, утверждёнными результатами инвентаризации и требованиями законодательства Республики Казахстан о бухгалтерском учёте.
Инвентаризация в 1С 8.3: с чего начать
Перед созданием документа бухгалтеру необходимо определить объект, дату и основание проверки. Инвентаризация может проводиться по утверждённому плану организации или вне такого плана. Основание, сроки, состав комиссии и перечень проверяемого имущества следует закрепить во внутренних распорядительных документах организации.
Практический порядок работы удобно разделить на несколько этапов:
- Определить, какие активы или денежные средства проверяются.
- Уточнить подразделение, место хранения и ответственных лиц.
- Проверить, все ли относящиеся к проверяемому периоду первичные документы отражены в информационной базе.
- Сформировать документ инвентаризации по учётным данным.
- Провести фактический пересчёт, осмотр или документальную сверку в зависимости от объекта.
- Внести фактические показатели и сопоставить их с учётными.
- Зафиксировать излишки, недостачи и иные расхождения.
- Оформить и утвердить решение по результатам проверки в соответствии с внутренними документами организации.
До начала проверки важно завершить ввод относящихся к проверяемому периоду документов. Иначе расхождение может возникнуть не из-за фактической недостачи, а из-за того, что поступление, перемещение, списание или кассовая операция ещё не отражены в 1С. Отдельно следует проверить даты документов и правильность выбранных подразделений, мест хранения и объектов учёта.
Название раздела и состав команд зависят от используемой конфигурации, версии программы, интерфейса и прав пользователя. В описываемом интерфейсе для основных средств используется путь «Внеоборотные активы» → «Инвентаризация ОС». Для денег применяется путь «Банк и касса» → «Инвентаризация денежных средств».
Инвентаризация ОС в 1С и инвентарные карточки
Документ «Инвентаризация ОС» предназначен для оформления проверки основных средств. С его помощью сопоставляют фактическое наличие объектов с данными учёта, а также фиксируют выявленные излишки и недостачи. Основание и период проведения проверки организация определяет во внутренних документах.
Перед инвентаризацией ОС бухгалтеру полезно проверить учётные сведения по каждому объекту: наименование, место нахождения, ответственное лицо и другие заполненные в базе характеристики. Эти данные позволяют комиссии идентифицировать имущество и правильно сопоставить фактически обнаруженный объект с соответствующей учётной записью.
Инвентарная карточка в 1С используется для просмотра учётной информации об отдельном объекте ОС. При этом карточка объекта и документ инвентаризации решают разные задачи: карточка содержит сведения об объекте, а документ инвентаризации фиксирует проведение проверки и её результаты. Поэтому сведения из карточек используются при сверке, но результаты проверки оформляются отдельно.
Перед началом проверки стоит убедиться, что в карточках нет дублей, а сведения о местонахождении и ответственном лице актуальны. Если объект фактически перемещён, но перемещение ещё не отражено в программе, при проверке по прежнему месту учёта может появиться расхождение. Такое расхождение необходимо сопоставить с первичными и внутренними документами до принятия решения.
При наличии настроенного оборудования и обмена данными проверка основных средств может выполняться с применением терминала сбора данных и штрихкодов. Порядок загрузки и обработки результатов зависит от функциональности используемой версии конфигурации и настроек информационной базы.
Результаты инвентаризации в 1С
После внесения фактических данных бухгалтер сравнивает их с учётными показателями. Возможны три основных результата: данные совпадают, выявлен излишек либо обнаружена недостача. Само расхождение не устанавливает его причину, поэтому перед дальнейшим оформлением необходимо проверить первичные документы, учётные записи и пояснения ответственных лиц.
Полезно последовательно проверить:
- не остались ли непроведёнными документы поступления, перемещения или выбытия;
- правильно ли выбраны объект, подразделение, счёт учёта или место хранения в документах базы;
- не учтён ли один и тот же объект дважды;
- совпадают ли сведения программы с документами, оформленными комиссией;
- установлена ли причина расхождения и утверждено ли решение по нему.
Не следует исправлять учётные сведения только для их формального совпадения с фактическими данными. Результаты проверки должны быть оформлены, рассмотрены и отражены на основании утверждённых документов организации. Способ учёта излишка, недостачи или выбытия определяется с учётом вида объекта, обстоятельств расхождения, учётной политики и принятого решения.
Для оформления проверки денег используется документ «Инвентаризация денежных средств». В нём указывают сведения о комиссии, сопоставляют фактические и учётные суммы, фиксируют отклонения и формируют доступную в конфигурации печатную форму акта. Перед заполнением необходимо определить, какие именно денежные средства и места их учёта включены в проверку.
Инвентаризация НМА в 1С
При проверке нематериальных активов ключевое значение имеет документальное подтверждение существования объекта и прав организации на него. Бухгалтеру необходимо сопоставить сведения информационной базы с документами по объекту, проверить его идентификационные характеристики и сведения об использовании организацией на дату проверки.
Порядок такой проверки и доступные документы 1С зависят от конкретной казахстанской конфигурации, её версии и настроек. Если отдельного документа для инвентаризации НМА в используемой базе нет, документ «Инвентаризация ОС» следует использовать только для тех объектов и операций, которые предусмотрены его функциональностью. Форму оформления проверки НМА следует закрепить во внутренних документах организации с учётом применяемой информационной системы.
В итоговых документах важно отделять выявленное расхождение от решения о его отражении. Комиссия фиксирует факты и обстоятельства проверки, а бухгалтер отражает последующие операции после утверждения результатов уполномоченными лицами организации и на основании надлежаще оформленных документов.
Частые вопросы
Где находится инвентаризация ОС в 1С? — В описываемом интерфейсе документ открывается по пути «Внеоборотные активы» → «Инвентаризация ОС». Доступность команды зависит от версии программы, интерфейса, прав пользователя и настроек базы.
Чем инвентарная карточка в 1С отличается от документа инвентаризации? — Карточка содержит учётные сведения об отдельном основном средстве. Документ инвентаризации оформляет проверку фактического наличия объектов и сопоставление результатов с учётными данными.
Где оформить инвентаризацию денежных средств? — В описываемом интерфейсе используется путь «Банк и касса» → «Инвентаризация денежных средств». В документе можно указать сведения о комиссии, внести фактические и учётные суммы, зафиксировать отклонения и сформировать доступную печатную форму акта.
Можно ли провести инвентаризацию ОС с помощью штрихкодов? — Такая работа возможна при наличии соответствующего оборудования, маркировки объектов и настроенного обмена с информационной базой. Доступный порядок зависит от версии и настроек используемой конфигурации.
Что делать, если результаты инвентаризации не совпали с учётом? — Сначала проверьте полноту и даты документов, выбранные объекты, подразделения и места учёта. Затем зафиксируйте расхождение, установленные обстоятельства и решение уполномоченных лиц. Дальнейшее отражение выполняется на основании утверждённых документов организации.